Microsoft Teamsillä työskentely keskittää kokoustamisen sekä yhteistyön kollegoiden kanssa projektien ja muiden työntekijöitä yhdistävien aiheiden ympärillä sujuvasti yhteen sovellukseen. Se ei vain keskitä työskentelyä tiedon, asiakirjojen, tehtävien ja ihmisten parissa, vaan se tarjoaa useita mahdollisuuksia tehostaa työntekoa Teams-kokouksien ympärille keskittyvän työskentelyn lisäksi.
Keskusteluhistoria ja kokousresurssit, kuten muistiinpanot, jaetut tiedostot ja linkit löytyvät kätevästi syötteen avulla tai hakutermeillä suodattaen. Haku Teamsin kautta ei pelkästään suodata tietoa ja dokumentteja Teams-sovelluksen sisällä, vaan kaikista Microsoft 365 -palveluista, mukaan lukien Outlookista, SharePointista, ja Plannerista.
Virtuaalista työskentelyä Microsoft Teamsillä itsenäisesti ja yhdessä muiden kanssa täydentää lukuisat toiminnallisuudet:
- Dokumenttien käsittely: työstäminen Office-ohjelmilla, tallentaminen ja jakaminen kuin myös SharePointin dokumentinhallinnan ominaisuuksien hyödyntäminen
- Tehtävien- ja projektinhallinta: Plannerin työjonot ja tehtäväsäiliöt tarjoavat systemaattisen tavan hallita tiimien ja projektien tehtäviä ja vastuita
- Kokousten hallinta: sujuva suunnittelu, järjestäminen sekä niihin liittyvän aineiston kuten dokumenttien ja OneNote-muistiinpanojen käsittely
- Tiedonkäsittely online- ja on-premises-järjestelmien kautta: sadat yhdistimet mahdollistavat erilaisten sovellusten ja tietolähteiden liittämisen osaksi Teamsin laajaa sovelluskokoelmaa
- Sähköisten prosessien keskittäminen: automaattisten työnkulkujen ja lomakepohjaisten sovellusten kehittäminen sekä niihin liittyvän datan hyödyntäminen Power Platformin palveluilla tehostavat työntekoa ja lisäävät tuottavuutta
- Kustomoidut sovellukset: organisaation tarpeita vastaavien käyttötapausten perusteella rakennetut Teams-sovellukset tarjoavat yksinkertaisista sovelluksista monipuolisiin tiedon ja resurssien keskittymiin luotuja työvälineitä sujuvoittamaan työntekijöiden arkea.
Teams kokoaa tärkeimmät resurssit yhteen sovellukseen
Teams-sovellusten suunnittelu ja rakentaminen on suoraviivaista Teams App Studiolla. Mikäli sovellukseksi liitettävät sivustot ovat valmiiksi julkaistut, eivätkä ne edellytä erillistä muokkaamista tai lisäsivujen luomista, on sovelluksen rakentaminen suhteellisen nopeaa ja vaivatonta.
Useiden välilehtien sijaan Teams-sovellukset voivat hyödyntää vain yhtä sivua. Solu 365 -työryhmien luomislomake on hyvä esimerkki. Lomaketta käytetään uusien Teams-ryhmien tilaamista varten organisaation yhteisten käytäntöjen mukaisesti, kaikkien noudattamalla samalla tavalla.
Sama toiminnallisuus voi tehostaa myös esimerkiksi Teamsin käytön opiskelua itsenäisesti, suoraan Teamsissä. Ohjekeskus-niminen sivu voi esimerkiksi keskittää ohjeistuksia yhteen paikkaan liittyen eri aihealueisiin. Rakentamassamme demossa sivun elementteihin lukeutuu Päivän vinkki -niminen automaattinen toiminnallisuus, joka vaihtaa päivittäin asianmukaista vinkkiä työkalun käyttöön liittyen.
Teams-sovellusten suomat monipuoliset mahdollisuudet
Edellä mainitsemani esimerkit ovat vain muutamia tapauksia, missä suhteellisen nopeasti ja vaivattomasti rakennetut sovellukset tarjoavat keskitetyn näkymän datan ja dokumenttien tarkasteluun ja käsittelyyn.
Teams-SharePoint-sovellusprojekti onkin kypsyttänyt useita uusia ideoita erilaisille käyttötarkoituksille asiakkaidemme monen kirjaviin tilanteisiin, tarpeisiin ja haasteisiin.
Lue lisää ratkaisuistamme ja asiakastarinoistamme:
- Myyjän työkalu mobiilisovelluksena
- Poikkeamien käsittelyprosessi ilmoittamisesta raportointiin
- Sopimushallinnan helppokäyttöinen ratkaisu
- Innovaatioaloitteiden käsittelyprosessin digitalisoiminen
- Datan automatisoiminen ja hyödyntäminen liiketoiminnan raportoinnissa ja päätöksenteossa eri toimialoilla
Vilma Lindell
Konsultti
