Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut
Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.
Solu 365 rakennuskohteiden ja työmaatiimien hallintaan
Rakentamisen ja infran hankkeet ovat monivaiheisia kokonaisuuksia, joissa tieto kulkee suunnittelijoiden, urakoitsijoiden, tilaajien ja valvojien välillä. Jokainen kohde tai työmaa tuottaa suuren määrän suunnitelmia, pöytäkirjoja, sopimusasiakirjoja ja muuta hankeaineistoa.
Ilman yhtenäistä rakennetta tieto pirstaloituu helposti sähköposteihin, eri kansioihin ja yksittäisten käyttäjien tallennuspaikkoihin. Hajautunut tiedonhallinta heikentää läpinäkyvyyttä, vaikeuttaa dokumenttien löytämistä ja lisää virheiden riskiä hankkeen aikana.
Solu 365 auttaa hallitsemaan rakentamishankkeita, rakennuskohteita ja työmaiden yhteistyötä yhtenäisessä Microsoft 365 -ympäristössä.
Tyypillinen lähtötilanne rakennus- ja infrahankkeissa
Rakentamishankkeissa uusi hanke käynnistyy usein nopeasti tarjousvaiheen tai sopimuksen jälkeen. Projektipäällikkö tai suunnittelija luo Teams-työtilan, jonka ympärille hankkeen dokumentaatio ja yhteistyö rakentuvat.
Työtilan perustaminen tehdään yleensä käsin: kanavat, kansiorakenteet ja käyttöoikeudet luodaan kohdekohtaisesti ilman yhteistä mallia.
Seurauksena organisaatiossa syntyy helposti tilanne, jossa:
- hankekohtaiset työtilat rakentuvat eri tavoin
- työmaiden dokumentaatio tallentuu eri paikkoihin
- suunnitteluaineistot löytyvät useista eri kansioista
- dokumenttien versiohallinta on epäselvää
- ulkoisten kumppaneiden pääsynhallinta vaihtelee
Rakentamisen hankkeissa tiedonhallinnan tarve on kuitenkin hyvin samankaltainen hankkeesta toiseen. Työmailla tarvitaan esimerkiksi:
- hankekohtaiset työtilat
- rajattu ja roolipohjainen pääsynhallinta
- dokumenttien versionhallinta ja suunnitteluaineistot
- ERP-integraatiot hankkeen perustiedoille
Kun yhteinen toimintamalli puuttuu, jokainen hanke käynnistyy hieman eri tavalla. Vaihtelevat toimintatavat hidastavat hankkeiden käynnistämistä ja vaikeuttavat kokonaiskuvan muodostamista organisaation tasolla.
Solu 365 rakennushankkeiden käynnistämiseen
Solu 365 automatisoi kohteiden ja hankkeiden käynnistämisen Microsoft 365 -ympäristössä.
Kun uusi hanke perustetaan Solu 365 -lomakkeella, ratkaisu luo automaattisesti hankkeen työtilan oikeilla rakenteilla ja asetuksilla.
Solu 365 luo esimerkiksi:
- hankekohtaisen Teams-työtilan työmaatiimille
- vaiheisiin perustuvan kanava- ja kansiorakenteen
- suunnitteluaineistojen ja hankedokumenttien tallennusmallin
- dokumenttipohjat pöytäkirjoille ja urakkadokumenteille
- roolipohjaiset käyttöoikeudet rakentamishankkeen osapuolille
- metatiedot asiakirjoille ja liitteille
Hankkeen perustiedot, kuten nimi, numero, asiakas ja sopimustiedot, voidaan tuoda automaattisesti esimerkiksi ERP-järjestelmästä.
Ratkaisun avulla hankkeet perustuvat aina samaan malliin, joka varmistaa yhtenäiset rakenteet, toimintatavat ja tiedonhallinnan kaikissa rakennuskohteissa.
Miten Solu 365 selkeyttää rakentamishankkeiden työskentelyä
Solu 365 vakioi hankkeiden käynnistämisen ja työtilojen rakenteen koko organisaatiossa.
Kun jokainen kohde perustetaan samalla mallilla, työmaiden dokumentaatio ja tiedonhallinta pysyvät yhdenmukaisina riippumatta työnjohtajasta tai työmaasta.
Rakennuspäälliköt voivat keskittyä hankkeen johtamiseen sen sijaan, että aikaa kuluu työtilojen rakentamiseen. Suunnitteluaineistot, pöytäkirjat ja muut dokumentit löytyvät aina samasta paikasta.
Samalla organisaation johto saa kohdesalkun kautta reaaliaikaisen näkyvyyden kaikkiin käynnissä oleviin hankkeisiin, työmaihin ja hankevaiheisiin.
Solu 365 auttaa esimerkiksi:
- nopeuttamaan hankkeiden käynnistämistä
- yhtenäistämään dokumentointia
- parantamaan suunnitteluaineistojen löydettävyyttä
Ratkaisu tukee myös turvallista yhteistyötä urakoitsijoiden, suunnittelijoiden ja muiden ulkoisten toimijoiden kanssa.
Solu 365:n keskeiset hyödyt rakentamishankkeissa
Solu 365 tuo rakennus- ja infrahankkeisiin hallitun toimintamallin.
Keskeisiä hyötyjä ovat esimerkiksi:
- kohteet ja hankkeet käynnistyvät yhtenäisellä rakenteella
- dokumenttien tallennus ja nimeäminen yhtenäistyvät
- suunnitteluaineistojen versiohallinta paranee
- työmaatiimien yhteistyö selkeytyy
- hankkeiden eteneminen on läpinäkyvää koko organisaatiolle
- kohdesalkku tarjoaa reaaliaikaisen näkyvyyden kaikkiin käynnissä oleviin hankkeisiin ja työmaihin
- ulkoisten toimijoiden pääsy voidaan rajata turvallisesti
Kun hankkeiden rakenteet ovat yhtenäiset, myös raportointi ja rakennushankkeiden seuranta helpottuvat merkittävästi.
Tyypilliset käyttötapaukset rakentamisessa
Solu 365 soveltuu erityisesti tilanteisiin, joissa rakennusorganisaatio haluaa yhtenäistää hankkeiden käynnistämisen ja dokumentoinnin.
Tyypillisiä käyttötapauksia ovat esimerkiksi:
- rakennuskohteiden työtilat
- infrarakentamisen hankekokonaisuudet
- suunnitteluhankkeiden koordinointi
- urakkaan osallistuvien toimijoiden yhteiset työtilat
- työmaiden dokumentaation ja luovutusmateriaalien hallinta
Näin Solu 365 käynnistää rakentamishankkeen
Solu 365 automatisoi hankkeen käynnistämisen seuraavasti:
- Uusi hanke tai kohde luodaan Solu 365 -lomakkeella
- Ratkaisu luo automaattisesti hankkeen Teams-työtilan
- Kanava- ja kansiorakenne syntyy valmiiksi hankevaiheiden mukaan
- Työmaatiimi ja yhteistyökumppanit kutsutaan työtilaan
- Suunnitelmat, pöytäkirjat ja muut dokumentit tallentuvat yhtenäiseen rakenteeseen
- Hankkeen etenemistä voidaan seurata raportointinäkymissä
Rakentamishankkeen elinkaari voi sisältää esimerkiksi seuraavat vaiheet:
Tarjous → Suunnittelu → Toteutus → Valvonta → Luovutus → Arkistointi
Kun kaikki hankkeet perustuvat samaan rakenteeseen, virheiden määrä vähenee ja työskentely nopeutuu.
Referenssit
Solu Digitalilla on pitkä kokemus rakentamisen hankkeiden, työmaiden ja dokumentaation hallinnan kehittämisestä Microsoft 365 -ympäristössä.
Olemme toteuttaneet ratkaisuja muun muassa seuraaville organisaatioille:
Projektien ja tiedonhallinnan kehittämisestä Microsoft 365 -ympäristössä voit lukea lisää myös blogistamme:
→ Automatisoi projektinhallinta Solu 365 -työkalulla
Tutustu myös Solu 365 -ratkaisun muihin ominaisuuksiin, käyttöönottoon ja hinnoitteluun:
→ Tutustu Solu 365 -ratkaisuun
Varaa demo ja näe, miten Solu 365 toimii rakentamishankkeissa
Haluatko nähdä käytännössä, miten Solu 365 automatisoi rakennuskohteiden työtilat, dokumentaation ja hankevaiheiden mukaisen työskentelyn Microsoft 365 -ympäristössä?
Asiakkaidemme kokemuksia
Juha Nevalainen
Scania Suomi Oy • Myyntijohtaja Sopimusliiketoiminta
4.0
Esa-Ville Vanhatupa
Turun kaupungin IT-palvelut • Projektipäällikkö
5.0
Parasta yhteistyössä Solu Digitalin kanssa on, että heidän kanssaan on helppo tehdä yhteistyötä ja kaikki sujuu mutkattomasti, nopeasti ja ilman ongelmia.
Kristian Hartikainen
Business Finland • Senior Advisor
5.0
Parasta on varmaan ollut tässä yhteistyössä se joustavuus. Solu Digital on yllättävän hyvinkin joustanut sitä, että olemme kiireisiä ja meillä on paljon kilpailutuksia koko ajan, mutta samanaikaisesti olemme pystyneet kehittämään hankintasalkkua.
Tutustu asiakastarinoihimme
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien keskitetyn hallinnan Microsoft 365 -ympäristöön
Solu 365 Templates kokoaa organisaation asiakirjamallit yhteen keskitettyyn palveluun Microsoft 365 -ympäristössä. Ratkaisu tukee asiakirjastandardien sekä metatieto- ja saavutettavuusvaatimusten huomioimista ja keskitettyä ylläpitoa mallitasolla.
Automatisoi projektinhallinta Solu 365® -työkalulla
Solu 365 -automaatiotyökalun avulla takaat organisaatiosi yhdenmukaisen projektien ja projektiresurssien hallinnan läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti.
Teams-ryhmät hallintaan Solu 365® työryhmäautomaatiolla
Lisää Microsoft Teams -ryhmien hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä Solu 365® -työkalulla. Työryhmäautomaation avulla ryhmien perustamisprosessi yksinkertaistuu ja tietoturva paranee.