Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut
Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.
Solu 365 julkiselle sektorille hankkeiden, asiakirjojen ja yhteistyön hallintaan
Julkisen sektorin organisaatioissa kehittämistyö toteutuu usein hankkeiden, palvelukokonaisuuksien ja järjestelmähankkeiden kautta. Valmistelu, päätöksenteko ja toimeenpano tuottavat suuren määrän asiakirjoja, muistioita, raportteja ja muuta hankeaineistoa.
Useat asiantuntijat, viranhaltijat ja sidosryhmät osallistuvat samaan hankekokonaisuuteen. Ilman yhtenäistä rakennetta tieto hajautuu helposti sähköposteihin, eri kansioihin ja yksittäisten käyttäjien tallennuspaikkoihin.
Solu 365 kokoaa julkisen sektorin hankkeet, asiakirjahallinnan ja yhteistyön yhteen Microsoft 365 -ympäristössä. Ratkaisu hyödyntää SharePointia, Teamsia ja Solu 365 Templates -asiakirjamallipalvelua yhtenäisen toimintamallin toteuttamiseen.
Tyypillinen lähtötilanne julkisella sektorilla
Julkisen sektorin kehittämishankkeet ja palvelukokonaisuudet käynnistyvät usein valmistelun tai päätöksen jälkeen. Hankevastaava tai asiantuntijatiimi perustaa työtilan, johon hankkeen valmistelu, asiakirjat ja yhteistyö alkavat kertyä.
Työtilojen perustaminen tehdään monissa organisaatioissa käsin. Teams-työtilat, SharePoint-kansiot, käyttöoikeudet ja dokumenttien tallennusrakenteet luodaan tapauskohtaisesti ilman yhteistä mallia.
Seurauksena organisaatioon syntyy helposti tilanne, jossa:
- hankkeiden työtilojen rakenne vaihtelee yksiköstä toiseen
- valmisteluaineistot ja asiakirjat tallentuvat eri paikkoihin
- samaan hankkeeseen liittyvää tietoa löytyy useista kansioista
- asiakirjamallit ja dokumenttien rakenteet vaihtelevat
- metatietojen ja tiedonohjauksen käyttö jää hajanaiseksi
Julkisen sektorin hankkeissa tiedonhallinnan tarpeet ovat usein samankaltaisia organisaatiosta riippumatta. Hankkeissa tarvitaan esimerkiksi:
- hanke- tai yksikkökohtaiset työtilat valmistelulle ja yhteistyölle
- roolipohjainen pääsynhallinta hankkeiden aineistoihin
- asiakirjojen versionhallinta SharePoint-ympäristössä
- yhtenäiset asiakirjamallit päätöksenteolle ja valmistelulle
- metatietojen ja tiedonohjauksen hyödyntäminen asiakirjahallinnassa
Kun yhteinen toimintamalli puuttuu, jokainen hanke käynnistyy ja yksikkö työskentelee hieman eri tavalla. Vaihtelevat toimintatavat vaikeuttavat asiakirjahallintaa ja hankekokonaisuuksien seurantaa organisaation tasolla.
Solu 365 hankkeiden käynnistämiseen
Solu 365 tuo hankkeiden käynnistämiseen selkeän ja automatisoidun mallin Microsoft 365 -ympäristöön. Kun uusi hanke käynnistetään, järjestelmä luo hankkeelle automaattisesti työtilan hankkeen valmistelua, asiakirjoja ja yhteistyötä varten.
Työtila muodostuu Microsoft 365 -ympäristöön yhtenäisen mallin mukaisesti. Teams toimii hankkeen yhteistyöalustana ja SharePoint hankkeen asiakirjahallinnan perustana.
Hankkeen työtilaan luodaan dokumenttirakenne, käyttöoikeudet ja metatiedot asiakirjojen hallintaa ja tiedonohjausta varten.
Solu 365 luo hankkeelle esimerkiksi:
- Teams-työtilan hankkeen yhteistyölle
- SharePoint-asiakirjakirjaston hankkeen dokumenteille
- Planner Premium -projektisuunnitelman, tehtävät ja aikataulut
- valmiin kansiorakenteen valmisteluaineistoille ja hankedokumenteille
- roolipohjaisen pääsynhallinnan hankkeeseen osallistuville
- metatietorakenteen asiakirjojen hallintaan
Kun organisaatiossa käytetään Solu 365 Templates -ratkaisua, hankkeessa tarvittavat asiakirjat voidaan luoda suoraan keskitetystä asiakirjamallipalvelusta. Valmisteludokumentit ja päätöksenteon asiakirjat noudattavat organisaation yhteisiä asiakirjamalleja ja metatietorakenteita.
Yhtenäinen käynnistysmalli varmistaa, että hankkeet noudattavat organisaation yhteisiä rakenteita, toimintamalleja ja tiedonhallinnan käytäntöjä.
Miten Solu 365 selkeyttää julkisen sektorin hankkeita
Solu 365 tuo hankkeiden valmisteluun ja toimeenpanoon yhtenäisen toimintamallin.
Kun jokainen hanke perustetaan samalla mallilla, hankkeiden asiakirjat, valmisteluaineistot ja yhteistyö pysyvät yhdenmukaisina riippumatta yksiköstä tai hanketiimistä.
Hankevastaavat voivat keskittyä hankkeen valmisteluun sen sijaan, että aikaa kuluu työtilojen rakentamiseen. Muistiot, valmisteluaineistot ja raportit löytyvät samasta paikasta SharePointissa. Samalla organisaation johto saa reaaliaikaisen näkymän käynnissä oleviin hankkeisiin, työtiloihin ja hankekokonaisuuksien etenemiseen.
Solu 365 auttaa esimerkiksi:
- nopeuttamaan hankkeiden käynnistämistä
- yhtenäistämään asiakirjahallintaa ja dokumentointia
- parantamaan asiakirjojen löydettävyyttä SharePoint-ympäristössä
- tukemaan tiedonhallintaa ja tiedonohjausta metatietojen avulla
Ratkaisu tukee myös turvallista yhteistyötä ulkoisten sidosryhmien, palvelutoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa.
Solu 365:n keskeiset hyödyt julkishallinnossa
Solu 365 auttaa julkisen sektorin organisaatioita yhtenäistämään hankkeiden ja asiakirjahallinnan toimintamalleja. Ratkaisun keskeisiä hyötyjä ovat esimerkiksi:
- yhtenäinen rakenne hankkeille ja palvelukokonaisuuksille
- SharePoint-pohjainen asiakirjahallinta ja versionhallinta
- metatietojen ja tiedonohjauksen hyödyntäminen asiakirjoissa
- hankkeiden työtilojen automaattinen luonti
- parempi yhteistyö valmistelussa ja toimeenpanossa
- läpinäkyvyys hankekokonaisuuksien seurantaan
- hankesalkkunäkymä kaikkiin käynnissä oleviin hankkeisiin ja työtiloihin
Yhtenäinen toimintamalli vähentää manuaalista työtä ja parantaa asiakirjojen löydettävyyttä koko organisaation tasolla.
Tyypilliset käyttötapaukset julkisella sektorilla
Solu 365 soveltuu monenlaisiin julkishallinnon hankkeisiin ja kehittämiskokonaisuuksiin.
Ratkaisua käytetään esimerkiksi:
- kehityshankkeiden ja palvelukokonaisuuksien hallintaan
- digihankkeiden ja järjestelmähankkeiden toteutukseen
- valmistelun ja päätösprosessien dokumentointiin
- organisaation sisäiseen yhteistyöhön ja projektityöhön
- asiakirjahallinnan ja tiedonohjauksen tukemiseen
Yhtenäinen hankemalli auttaa organisaatiota hallitsemaan sekä yksittäisiä hankkeita että laajempia kehittämisohjelmia.
Näin Solu 365 käynnistää hankkeen
Solu 365 automatisoi hankkeen käynnistämisen seuraavasti:
- Uusi hanke luodaan Solu 365 -lomakkeella
- Ratkaisu luo automaattisesti hankkeelle Teams-työtilan
- SharePointiin muodostuu hankekohtainen asiakirjarakenne
- Hanketiimi ja sidosryhmät kutsutaan työtilaan
- Asiakirjat tallentuvat yhtenäiseen dokumenttirakenteeseen
- Hankkeen valmistelua ja etenemistä voidaan seurata yhteisissä työtiloissa
Hankkeen valmistelu ja toteutus voivat sisältää esimerkiksi seuraavat vaiheet:
Valmistelu → Päätösprosessi → Toimeenpano → Seuranta → Dokumentointi
Yhtenäiset toimintatavat helpottavat asiakirjahallintaa, tukevat tiedonhallintaa ja tekevät hankkeiden käynnistämisestä sujuvampaa.
Referenssit
Solu Digital on toteuttanut Microsoft 365 -ratkaisuja useille julkisen sektorin organisaatioille.
Olemme toteuttaneet ratkaisuja muun muassa seuraaville organisaatioille:
Julkisen sektorin hankkeiden hallinnan kehittämisestä Microsoft 365 -ympäristössä voit lukea lisää myös blogistamme:
→ Automatisoi projektinhallinta Solu 365 -työkalulla
Tutustu myös Solu 365 -ratkaisun muihin ominaisuuksiin, käyttöönottoon ja hinnoitteluun:
→ Tutustu Solu 365 -ratkaisuun
Varaa demo ja näe, miten Solu 365 toimii julkisella sektorilla
Haluatko nähdä, miten Solu 365 käynnistää hankkeet ja selkeyttää asiakirjahallintaa julkisella sektorilla?
Asiakkaidemme kokemuksia
Juha Nevalainen
Scania Suomi Oy • Myyntijohtaja Sopimusliiketoiminta
4.0
Esa-Ville Vanhatupa
Turun kaupungin IT-palvelut • Projektipäällikkö
5.0
Parasta yhteistyössä Solu Digitalin kanssa on, että heidän kanssaan on helppo tehdä yhteistyötä ja kaikki sujuu mutkattomasti, nopeasti ja ilman ongelmia.
Kristian Hartikainen
Business Finland • Senior Advisor
5.0
Parasta on varmaan ollut tässä yhteistyössä se joustavuus. Solu Digital on yllättävän hyvinkin joustanut sitä, että olemme kiireisiä ja meillä on paljon kilpailutuksia koko ajan, mutta samanaikaisesti olemme pystyneet kehittämään hankintasalkkua.
Tutustu asiakastarinoihimme
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien keskitetyn hallinnan Microsoft 365 -ympäristöön
Solu 365 Templates kokoaa organisaation asiakirjamallit yhteen keskitettyyn palveluun Microsoft 365 -ympäristössä. Ratkaisu tukee asiakirjastandardien sekä metatieto- ja saavutettavuusvaatimusten huomioimista ja keskitettyä ylläpitoa mallitasolla.
Automatisoi projektinhallinta Solu 365® -työkalulla
Solu 365 -automaatiotyökalun avulla takaat organisaatiosi yhdenmukaisen projektien ja projektiresurssien hallinnan läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti.
Teams-ryhmät hallintaan Solu 365® työryhmäautomaatiolla
Lisää Microsoft Teams -ryhmien hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä Solu 365® -työkalulla. Työryhmäautomaation avulla ryhmien perustamisprosessi yksinkertaistuu ja tietoturva paranee.