Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut
Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.
Solu 365 asennus- ja huoltokohteiden sekä kenttätiimien hallintaan
Asennus- ja huoltotoiminnassa työtä tehdään samanaikaisesti useissa kohteissa. Asiakasympäristöissä toteutetaan asennusprojekteja, huoltokäyntejä ja korjaustoimenpiteitä, jotka tuottavat jatkuvasti uusia dokumentteja ja työtilauksia.
Työ vaatii sujuvaa yhteistyötä asentajien, huoltoteknikoiden, työnjohdon ja asiakkaiden välillä sekä liikkuvan kenttätyön resurssien tehokasta koordinointia. Projektien ja huoltokäyntien eteneminen edellyttää selkeää rakennetta, jotta dokumentaatio, työtilaukset ja kohteisiin liittyvät tiedot pysyvät hallinnassa.
Solu 365 auttaa hallitsemaan asennus- ja huoltokohteita, työtilauksia ja kenttätiimien yhteistyötä yhtenäisessä Microsoft 365 -ympäristössä.
Tyypillinen lähtötilanne asennus- ja huoltotoiminnassa
Monessa asennus- ja huoltoyrityksessä kohteiden, työtilausten ja asiakaskohtaisten palvelutöiden hallinta perustuu useiden erillisten työkalujen yhdistelmään. Osa tiedoista löytyy verkkolevyltä, osa sähköposteista ja osa yksittäisten käyttäjien tallennuspaikoista.
Kokonaiskuvan muodostaminen vaatii usein manuaalista työtä. Dokumenttien oikeiden versioiden löytäminen, huoltohistorian tarkistaminen ja kohteen tai työtilauksen tilanteen hahmottaminen voi viedä aikaa.
Tyypillisiä haasteita ovat esimerkiksi:
- kohteiden ja työtilausten tiedot hajallaan eri järjestelmissä
- kohde- tai tilauskohtaisten Teams-työtilojen manuaalinen luominen
- dokumenttien versioiden epäselvyys
- huoltohistorian ja asiakaskohtaisten tietojen vaikea löydettävyys
- asentajien ja huoltokäyntien aikataulujen koordinointi useissa eri järjestelmissä
Asennus- ja huoltokohteissa tiedonhallinnan tarve on kuitenkin hyvin samankaltainen kohteesta toiseen. Kenttätyössä tarvitaan esimerkiksi:
- selkeä käyttöoikeuksien hallinta asentajille ja kumppaneille
- dokumenttien versionhallinta sekä huolto- ja asennusohjeiden saatavuus
- kohteisiin liittyvien perustietojen ja työtilausten seuranta
- näkymä tehtäviin, aikatauluihin ja kenttätiimien resursseihin
Ilman yhtenäistä toimintatapaa kohteet käynnistyvät organisaatiossa eri tavoin. Työtilojen rakenteet, dokumentaatio ja yhteistyökäytännöt vaihtelevat kohteesta tai työtilauksesta toiseen, mikä hidastaa työn aloitusta ja vaikeuttaa kokonaiskuvan hahmottamista.
Solu 365 työtilausten ja kohteiden käynnistämiseen
Solu 365 automatisoi uusien keikkojen ja kohteiden käynnistämisen. Kun uusi asennusprojekti, huoltokohde tai työtilaus perustetaan, ratkaisu luo sille automaattisesti valmiin työtilan.
Projektin perustamisen yhteydessä syntyvät esimerkiksi:
- projektikohtainen Teams-tiimi yhteistyötä varten
- valmiiksi jäsennelty SharePoint-kansiorakenne työtilausten ja kohteiden aineistolle
- Planner Premium -projektisuunnitelma, tehtävät ja aikataulut
- tiimikohtaiset näkymät tehtäville, aikatauluille ja resurssien suunnittelulle
- asiakas-, kohde- ja tilauskohtaiset perustiedot ja metatiedot
- oikeat käyttöoikeudet tiimille
Automaattinen käynnistys vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että työtilaukset ja kohteet noudattavat organisaation yhtenäisiä rakenteita ja toimintatapoja.
Miten Solu 365 selkeyttää asennus- ja huoltokohteiden hallintaa
Solu 365 vakioi asennus- ja huoltokohteiden käynnistämisen sekä niiden työtilarakenteen koko organisaatiossa.
Kun jokainen kohde perustetaan samalla mallilla, työtilausten ja kohteiden dokumentaatio ja tiedonhallinta pysyvät yhdenmukaisina riippumatta siitä, kuka projektin käynnistää tai missä kohteessa työskennellään.
Samalla organisaation johto saa reaaliaikaisen näkyvyyden kaikkiin käynnissä oleviin työtilauksiin, kohteisiin ja palveluprosessin vaiheisiin.
Solu 365 auttaa esimerkiksi:
- nopeuttamaan asennus- ja huoltokohteiden käynnistämistä
- yhtenäistämään projektien dokumentointia
- parantamaan huolto- ja asennusaineiston löydettävyyttä
- tukemaan yhteistyötä asentajien, huoltoteknikoiden ja projektitiimien välillä
- tuomaan näkyvyyttä kaikkiin käynnissä oleviin kohteisiin
Ratkaisu tuo näkyvyyttä myös palveluprosessin eri vaiheisiin, kuten työtilauksen vastaanottoon, työn suorittamiseen, kuittauksiin ja raportointiin.
Solu 365 tukee myös turvallista yhteistyötä asiakkaiden, alihankkijoiden ja muiden ulkoisten kumppaneiden kanssa.
Solu 365:n keskeiset hyödyt kenttätyössä
Solu 365 tuo asennus- ja huoltotoimintaan yhtenäisen toimintamallin.
Ratkaisun keskeisiä hyötyjä ovat:
- dokumentaation keskitetty hallinta
- sujuva yhteistyö johdon ja kenttätiimien välillä
- dokumenttien versionhallinta ja jäljitettävyys
- turvallinen yhteistyö ulkoisten kumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa
- portfolionäkymä kaikkiin käynnissä oleviin työtilauksiin ja kohteisiin
Ajantasainen näkyvyys työtilauksiin, kohteisiin ja resursseihin helpottaa toiminnan suunnittelua, tehostaa resurssien käyttöä ja tukee kenttätyön johtamista.
Tyypilliset käyttötapaukset asennus- ja huoltotoiminnassa
Solu 365 soveltuu monenlaisiin asennus- ja huoltotoiminnan tilanteisiin. Ratkaisu tukee sekä yksittäisiä asennusprojekteja että jatkuvaa huoltotoimintaa.
Tyypillisiä käyttökohteita ovat esimerkiksi:
- laite- ja järjestelmäasennusten kohteet
- huoltosopimuksiin liittyvät huoltokohteet
- kunnossapidon kehitys- ja modernisointikohteet
- palvelutilauksiin ja asiakaskohtaisiin sopimuksiin liittyvät työt
Näin Solu 365 käynnistää työtilauksen tai kohteen
Solu 365 automatisoi asennus- ja huoltokohteiden käynnistämisen seuraavasti:
- Uusi asennusprojekti tai huoltokohde luodaan Solu 365 -lomakkeella
- Ratkaisu luo automaattisesti kohdekohtaisen projektin Teams-työtilan
- Kansio- ja kanavarakenne muodostuu valmiiksi projektin dokumentaatiolle
- Projektitiimi, asentajat ja muut yhteistyökumppanit kutsutaan työtilaan
- Suunnitelmat, huoltoraportit ja muu projektiaineisto tallentuvat yhtenäiseen rakenteeseen
- Kohteiden etenemistä voidaan seurata raportointinäkymissä
Asennusprojekti tai huoltokohde voi sisältää esimerkiksi seuraavat vaiheet:
Tarjous → Suunnittelu → Asennus → Tarkastus → Käyttöönotto → Dokumentointi
Yhtenäinen toimintamalli vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että jokainen kohde ja työtilaus käynnistyy samalla tavalla koko organisaatiossa.
Referenssit
Solu Digitalilla on pitkä kokemus projektien, kohteiden ja dokumentaation hallinnan kehittämisestä Microsoft 365 -ympäristössä.
Olemme toteuttaneet ratkaisuja muun muassa seuraaville organisaatioille:
Näissä projekteissa tavoitteena on ollut parantaa tiedon löydettävyyttä, lisätä projektien läpinäkyvyyttä ja luoda yhtenäinen toimintamalli projektien ja kohteiden hallintaan.
Projektien hallinnan kehittämisestä Microsoft 365 -ympäristössä voit lukea lisää myös blogistamme:
→ Automatisoi projektinhallinta Solu 365 -työkalulla
Tutustu myös Solu 365 -ratkaisun muihin ominaisuuksiin, käyttöönottoon ja hinnoitteluun:
→ Tutustu Solu 365 -ratkaisuun
Varaa demo ja näe, miten Solu 365 toimii asennus- ja huoltotoiminnassa
Haluatko nähdä käytännössä, miten Solu 365 automatisoi asennus- ja huoltokohteiden työtilat, dokumentaation ja kenttätiimien yhteistyön Microsoft 365 -ympäristössä?
Asiakkaidemme kokemuksia
Juha Nevalainen
Scania Suomi Oy • Myyntijohtaja Sopimusliiketoiminta
4.0
Esa-Ville Vanhatupa
Turun kaupungin IT-palvelut • Projektipäällikkö
5.0
Parasta yhteistyössä Solu Digitalin kanssa on, että heidän kanssaan on helppo tehdä yhteistyötä ja kaikki sujuu mutkattomasti, nopeasti ja ilman ongelmia.
Kristian Hartikainen
Business Finland • Senior Advisor
5.0
Parasta on varmaan ollut tässä yhteistyössä se joustavuus. Solu Digital on yllättävän hyvinkin joustanut sitä, että olemme kiireisiä ja meillä on paljon kilpailutuksia koko ajan, mutta samanaikaisesti olemme pystyneet kehittämään hankintasalkkua.
Tutustu asiakastarinoihimme
Lue lisää asiantuntijoidemme artikkeleista
Solu 365 Templates tuo asiakirjamallien keskitetyn hallinnan Microsoft 365 -ympäristöön
Solu 365 Templates kokoaa organisaation asiakirjamallit yhteen keskitettyyn palveluun Microsoft 365 -ympäristössä. Ratkaisu tukee asiakirjastandardien sekä metatieto- ja saavutettavuusvaatimusten huomioimista ja keskitettyä ylläpitoa mallitasolla.
Automatisoi projektinhallinta Solu 365® -työkalulla
Solu 365 -automaatiotyökalun avulla takaat organisaatiosi yhdenmukaisen projektien ja projektiresurssien hallinnan läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti.
Teams-ryhmät hallintaan Solu 365® työryhmäautomaatiolla
Lisää Microsoft Teams -ryhmien hallittavuutta ja läpinäkyvyyttä Solu 365® -työkalulla. Työryhmäautomaation avulla ryhmien perustamisprosessi yksinkertaistuu ja tietoturva paranee.