Projektimainen työtapa on monissa organisaatioissa jo arkea. Projektien moninainen luonne ja vaihteleva koko kuitenkin vaativat erilaisia projektihallinnan työkaluja, jotta asioiden etenemistä voidaan seurata ja kehittää eheästi.
Yritykset ja muut organisaatiot pyrkivät ketteryyteen ja toimivaan kommunikaatioon entistä määrätietoisemmin. Päästäkseen tähän pisteeseen on tärkeää, että jokaisella organisaatiossa on yhteiset tavat toimia.
Projektikulttuurin kehittäminen vaatii projektityötapojen yhtenäistämistä. Tarvitaan esimerkiksi yhteinen projektimalli yksittäisten projektien läpiviemiseen ja hankejohtamisen malli yli projektien.
Marko Koskela
Kaupallinen johtaja
Tehokkaassa projektityöskentelyssä tiedon on oltava oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Usein ongelmana nähdään hankala pääsy tietoon ja sen siiloutuminen.
“Yksi tapa tehostaa työskentelyä on perustaa virtuaalinen työtila. Tarjoamamme Microsoft SharePoint-alustan kautta kommunikointi tapahtuu hallitusti, samalla kun aikataulut, tehtävät ja dokumentit ovat aina oikeiden tahojen käsillä.”
Selkeällä kommunikaatiolla ja läpinäkyvällä tiedonhallinnalla vältetään tiedon siiloutumista ja tehdään projektityöskentelystä entistä eheämpää.
Kommunikaation siirtäminen virtuaaliseen työtilaan vähentää sähköpostien kautta kulkevaa tietoa, joka tiedetysti parantaa tietoturvaa. Yhtenäinen toimintamalli ja työskentelyalusta mahdollistavat myös reaaliaikaisen ja automaattisen raportoinnin projektisalkun avulla.
Työkalun avulla kommunikointi selkeytyy ja turhalta tiedon saalistamiselta vältytään. Organisaation johto voi tarkkailla projektien etenemistä oman näkymänsä kautta, kun taas asiakkaalle voidaan avata näkymä vain haluttuun osaan projektista.
Projektinhallinnan työkalujen on tarkoitus tuoda selkeyttä ja lisätä tehokkuutta. “Haluamme tehdä asiakkaalle oman kokoisia ja näköisiä ratkaisuja, jotta työkaluilla saavutetaan aidosti tuloksia. Selkeällä kommunikaatiolla ja läpinäkyvällä tiedonhallinnalla vältetään tiedon siiloutumista ja tehdään projektityöskentelystä entistä eheämpää”, päättää Koskela.
Marko Koskela
kaupallinen johtaja
Julkaistu: 24.5.2016
