Tiedonhallinnan tehokkaimmat ratkaisut
Solu Digital tarjoaa Microsoft-teknologiaan pohjautuvia ratkaisuja ja palveluita eri tarpeisiin.
Rakennusliike Lapti & Solu Digital – Solu 365®
Rakennusliike Lapti kehittää projektityöskentelyä ja tiedonhallintaa Microsoft 365 -ympäristössä
Kokonaisuus haltuun ketterällä salkunhallinnalla
Rakennusliike Lapti on valtakunnallisesti toimiva rakentaja, joka rakentaa koteja, toimitiloja, päivä- ja hoivakoteja, kouluja sekä sairaaloita ympäri Suomea. Yritys kuuluu yli 100-vuotiaaseen Harjavalta-konserniin ja työllistää noin 400 rakennusalan ammattilaista. Vuonna 2025 Laptin liikevaihto oli 260,4 miljoonaa euroa.
Lapti on rakentanut valtakunnallisesti yli 9 500 kotia, yli 100 hoiva- ja palvelukotia, päiväkoteja yli 10 000 lapselle ja koulutiloja yli 5 000 oppilaalle. Yrityksellä on käynnissä samanaikaisesti noin 30 työmaata, mikä asettaa korkeat vaatimukset projektityöskentelylle, yhteistyölle ja tiedon saatavuudelle.
Projektien tiedonhallinnan ja yhteistyön kehittämiseksi Lapti käynnisti laajan uudistuksen Microsoft 365 -ympäristössä yhdessä Solu Digitalin kanssa.
Verkkolevyistä kohti yhtenäistä projektityöskentelyä
Laptilla projektien tiedonhallinta oli pitkään rakentunut perinteisten verkkolevyjen ja tiedostopalveluiden varaan. Tiedon hajanaisuus, vaihtelevat toimintatavat ja projektidokumenttien hallinnan haasteet olivat kasvaneet liiketoiminnan mukana.
Projektien tiedonhallinta ja työskentelytavat olivat vuosien aikana muodostuneet osittain hajanaisiksi eri projektien ja yksiköiden välillä.
“Halusimme vakioida tiedonhallintamallin erityisesti projektidokumenttien hallintaan liittyen ja luoda selkeä prosessi siihen, miten projektityötilat perustetaan ja miten projektitieto keskitetään yhteen paikkaan”, kertoo Laptin tietohallintojohtaja Mika Virsunen.
Laptilla hybridi- ja etätyöskentely on ollut arkipäivää jo useiden vuosien ajan. Projektityötä haluttiin kehittää vastaamaan paremmin hajautetun työskentelyn tarpeita.
“Emme keskittyneet pelkästään dokumenttien hallintaan, vaan kehitimme myös viestintää ja tiimityöskentelyä uudelle tasolle.”
Mika Virsunen,
Tietohallintojohtaja, Rakennusliike Lapti
Teams nousi projektityöskentelyn keskiöön
Laptilla Microsoft 365 oli ollut käytössä jo aiemmin, mutta Teamsia ei ollut hyödynnetty projektityöskentelyssä laajasti. Yritys halusi rakentaa toimintamallin olemassa olevan Microsoft-ympäristön varaan ilman erillisiä järjestelmiä.
“Työkalut olivat ihmisille jo ennestään tuttuja. Kokonaan erillistä järjestelmää ei tarvinnut opetella, eikä syntynyt merkittävästi uusia lisenssikustannuksia”, Mika kertoo.
Uudistuksen myötä Teams ja SharePoint nousivat projektityöskentelyn keskeisiksi alustoiksi. Solu 365 -ratkaisun avulla Lapti yhtenäisti projektityötilojen rakenteita, käyttöoikeuksia ja tiedonhallinnan käytäntöjä koko organisaatiossa.
Vakioidut projektityötilat ja kansiorakenteet helpottavat tiedon löydettävyyttä sekä vähentävät hajanaisia toimintatapoja projektien arjessa. Samalla projektien viestintä siirrettiin sähköposteista Teamsiin.
“Projektitiimit viestivät nyt projektikohtaisesti Teamsissa.”
Solu 365 -automaatio toi projektityöhön yhdenmukaisuutta
Solu 365 automatisoi projektityötilojen perustamista Microsoft 365 -ympäristössä. Samalla projektien käyttöoikeudet, kansiorakenteet, projektiresurssit ja tiedonhallinnan toimintamallit saatiin yhtenäisiksi koko organisaatiossa.
Projektityöhön liittyvät työvälineet, resurssit ja rakenteet muodostuvat automaation avulla heti projektin alussa.
Tavoitteena oli tukea projektityöskentelyn skaalautuvuutta ja turvallista tiedonhallintaa.
Automaatio vähentää manuaalista työtä projektien käynnistämisessä ja säästää aikaa erityisesti silloin, kun projekteja on käynnissä paljon samanaikaisesti. Projektityöhön liittyvät työtilat, käyttöoikeudet ja muut projektiresurssit saadaan käyttöön hallitusti heti projektin käynnistyessä.
Dokumenttien hallinta tukee projektityötä
Projektidokumenttien hallintaa varten Laptilla otettiin käyttöön dokumenttimallisovellus, jonka avulla organisaatio pystyy luomaan projektidokumentteja yhteisillä dokumenttipohjilla.
Dokumenttirakenteet ja metatiedot pysyvät yhdenmukaisina eri projekteissa ja yksiköissä, mikä helpottaa projektidokumenttien hallintaa ja vähentää manuaalisia virheitä.
Lisäksi dokumenttipankki integroitiin Microsoft 365 -ympäristöön, jolloin lopulliset projektidokumentit siirtyvät hallitusti pitkäaikaissäilytystä varten.
Lapti halusi varmistaa, että projektien tiedonhallinta toimii johdonmukaisesti riippumatta projektista tai yksiköstä.
Projektitiedon hallinta helpottui
Ratkaisun käyttöönotto on edelleen käynnissä, mutta ensimmäiset hyödyt näkyvät jo projektien arjessa.
“Työskentelyssä on päästy seuraavalle tasolle. Ajantasainen tieto on helpommin löydettävissä yhdestä paikasta.”
Mika Virsunen,
Tietohallintojohtaja, Rakennusliike Lapti
Osaamisen kehittäminen tuki projektityön uudistumista
Lapti halusi myös vähentää dokumenttiversioiden hajautumista ja parantaa versionhallintaa projektityössä.
Pilvipohjainen Teams- ja SharePoint-ympäristö mahdollistaa dokumenttien versionhallinnan ja yhteismuokkauksen, mikä vähentää erillisten dokumenttikopioiden syntymistä projektityössä.
“Versionhallintaan on kiinnitetty tässä ratkaisussa paljon huomiota ja uskomme, että tämän myötä pääsemme parempaan tilanteeseen”, Mika toteaa.
Kehityshankkeessa henkilöstön koulutukset ja ohjeistukset olivat tärkeä osa käyttöönottoa.
“Koulutuksiin olemme panostaneet paljon ja antaneet henkilöstölle tukea näiden välineiden käytössä. Osaamisen varmistaminen on kaiken keskiössä”, kiteyttää Mika.
Organisaatiossa tunnistettiin myös se, että henkilöstön valmiudet uudenlaiseen työskentelyyn vaihtelivat paljon.
“Osalla henkilöstöstä oli jo hyvät valmiudet käyttää tällaisia työkaluja, kun taas osa lähti opettelemaan niitä vasta tässä vaiheessa.”
Laptilla nähtiin, että teknologia tukee projektityötä parhaiten silloin, kun toimintatavat ovat selkeitä koko organisaatiossa. Todelliset hyödyt syntyvät vasta silloin, kun uudet työvälineet ja toimintatavat siirtyvät osaksi arjen työskentelyä.
Pitkäaikainen yhteistyö loi vahvan pohjan kehityshankkeelle
Kehityshanke vaati kumppanilta sekä teknistä osaamista että ymmärrystä projektityöskentelyn ja tiedonhallinnan käytännön tarpeista osana organisaation arkea.
“Meillä oli jo aikaisempia projekteja yhdessä, joten tiesimme, minkä tyyppistä osaamista Solulta löytyy ja miten he työskentelevät.”
Virsunen arvostaa yhteistyössä erityisesti aktiivista toimintatapaa, käytännönläheistä yhteistyötä ja sujuvaa yhteydenpitoa projektin aikana.
“Sovituista aikatauluista pidettiin kiinni ja kustannukset pysyivät sovituissa raameissa. Yhteydenpito ja yhteistyö olivat hyvällä tasolla koko projektin ajan.”
Solu Digitalin vahvuutena näkyi myös kyky kuunnella asiakkaan tarpeita hankkeen eri vaiheissa.
“Osaava kumppani, joka kuuntelee asiakkaan ääntä ja toimii joustavasti.”
