Provisiointi ja migraatio yhdessä varmistavat vanhan ja uuden tiedon läpinäkyvän käytön sekä ryhmätyön jatkuvuuden sujuvasti.
Migraatiolla tarkoitetaan datan, kuten dokumenttien tai käyttäjätilien siirtoa sijainnista toiseen. Tarve migraatiolle syntyy esimerkiksi silloin, kun jokin tiedon käsittelyn kannalta oleellinen osa kuten tietojärjestelmä, -verkko yhteyksineen tai -arkkitehtuuri on pakko uudistaa.
Migraatioprojektien suunnittelussa pyritään yleensä uudistamaan vain se mikä on tiedon, palvelun tai järjestelmän jatkokäytön kannalta välttämätöntä ja kaikki muu pyritään pitämään muuttumattomana.
Migraation ja uudistamisen sanelee tiedollisen toimintaympäristömme jatkuva muutoksen tila. Ajurina voivat toimia kustannus-, turvallisuus- tai käytettävyysasiat. Enenevässä määrin myös ympäristö- ja vastuullisuuskysymykset sanelevat tarpeen järjestellä tietoa uudelleen.
Migraation suunnittelu
Migraation suunnittelussa huomioidaan siirrettävän datan laatu. Sopivat työkalut ja menetelmät valitaan tilanteen mukaan.
Microsoft 365 -alusta sisältää valmiit työkalut esimerkiksi tiedostopalvelinten SharePoint- tai OneDrive-migraatiota varten. On-premises SharePointin migraatioon on tarjolla Microsoftin maksuton SharePoint Migration Tool.
Näiden lisäksi markkinoilta löytyy erinomaisia maksullisia migraatiotyökaluja, kuten ShareGate, joiden monipuoliset ominaisuudet tekevät monimutkaisistakin migraatioista mahdollisia.
Usein migraation kohteena ovat SharePoint-työtilat tai dokumentinhallintajärjestelmä, koska juuri niihin kumuloituu organisaation tuottama tieto, ja vanhan nyrkkisäännön mukaan yksi asiantuntijatyötä tekevä luo vähintään 100 dokumenttia vuodessa.
Informaatioarkkitehtuurin suunnittelu osana migraatiota
Vanhan ja tulevan tiedon yhteensovittaminen vaatii huolellista informaatioarkkitehtuurin suunnittelua.
Organisaation vaatimukset tietorakenteille eli informaatioarkkitehtuurille ovat todennäköisesti muuttuneet lähdejärjestelmän käyttöönoton jälkeen. Ei ole mielekästä kopioida lähdejärjestelmän kaikkia ominaisuuksia sellaisenaan kohdejärjestelmään.
Migraatiotyökalut tyypillisesti osaavat siirtää dokumentteja metatietoineen SharePointiin tai Teamsiin, mutta ne pystyvät vain kopioimaan niiden edellyttämiä tietorakenteita lähdeympäristöstä kohteeseen.
Hyödyntämällä Solu 365 -työryhmäautomaatiota Teams-tiimien tai Microsoft 365 -ryhmien luontiin, on mahdollista luoda sekä menneitä että tulevia vaatimuksia palveleva ryhmätyöratkaisu. Se onnistuu yhdistämällä työryhmien automaattinen provisiointi osaksi migraatioprojektia.
Provisiointiautomaatio osana migraatiota
Yleensä migraation laajuus kannattaa rajata niin, että aktiivikäytössä oleva tieto erotellaan muusta tietosisällöstä ja se siirretään uuteen ympäristöön, uuden tiedon yhteyteen. Hyvä migraatiosuunnitelma pyrkii huomioimaan sekä migraatiossa siirrettävän tiedon siirtämisen vaatimukset mahdollisimman häviöttömästi että uuden tiedon tuottamisen vaatimukset.
Provisioimalla Teams- tai Microsoft 365 -ryhmät ennen migraatiota, voidaan varmistaa vanhan ja uuden tiedon läpinäkyvä käyttö. Samat tietorakenteet ja samannäköiset työtilat toimivat niin vanhan tiedon kuin uudenkin aktiivivaiheen tiedon käsittelyssä. Metatietorakenteita voidaan yksinkertaistaa ja keventää, mutta samalla säilyttää se osa vanhasta, joka edelleen palvelee.
Uuden ympäristön parhaat ominaisuudet, kuten vaikkapa Teams-ympäristön sovellukset saadaan myös migroitujen, aktiivisten työryhmien käyttöön helposti. Tiedon luottamuksellisuuden ja elinkaarenhallinnan tunnisteita voidaan liitää migroituun tietoon provisioimalla sopivia metatietorakenteita ryhmille ja yhdistämällä niihin oikeat hallintakäytännöt.
Työtilojen migraatioissa provisiointiautomatiikka on osoittautunut korvaamattomaksi avuksi monille organisaatioille, joille tiedon käytettävyys ja ryhmätyön jatkuvuus ovat tärkeitä.
Henry Scheinin
Johtava konsultti
