Microsoft Power Platformin työkaluilla toteutetut sovellukset nopeuttavat useita prosesseja organisaatioissa erityisesti HR:n ja myynnin puolella
Useat organisaatiot sähköistävät liiketoimintojaan Microsoft Power Platformin työkaluilla, kuten Power Automaten työnkuluilla ja Power Appsin mahdollistamilla sovelluksilla. Liiketoimintatarpeisiin räätälöidyt sovellukset vähentävät tiedon noutamiseen, tallentamiseen ja sen käsittelyyn liittyviä tehtäviä ja niihin kuluvaa aikaa huomattavasti.
Henkilöstöhallinnon prosessit kuten uuden työsuhteen solmiminen, olemassa olevan työsuhteen muutos tai sen päättäminen ovat tyypillisiä esimerkkejä tapauksista, joissa automaatio helpottaa jokapäiväistä työtä.
Kun tieto kulkee organisaatiossa eri yksikköjen ja henkilöiden välillä eri muodoissa, voi monet prosessin vaiheista automatisoida. Tällöin työntekijöiden toistuvat, manuaaliset tehtävät vähentyvät ja helpottuvat.
Helppoutta ja ajansäästöä HR-prosesseihin Microsoft Power Platformilla
Eräässä konsernissa olennaisimmat prosessit henkilöstöhallinnon ja toimipaikkojen edustajien välillä on yksinkertaistettu helpottamaan kaikkien osapuolien työtä ja säästämään aikaa.
Uuden työsuhteeseen liittyvän prosessin aloittava henkilö täyttää tarvittavat tiedot ja lisää asianmukaiset liitteet. Lähetä-nappia painamalla tiedot liitteineen lähtevät sähköpostitse konsernin HR-osastolle ja prosessi on siltä osin käsitelty. Henkilöstöhallinnon asiantuntijat tekevät tarvittavat toimet lähetettyjen tietojen perusteella.
Käyttäjien arkea helpottavat, Power Appsilla rakennetut sovellukset yksinkertaistavat eri prosessien vaiheita tarjoamalla eri tietokenttiä edellisessä vaiheessa annettujen vastausten perusteella.
Myös tiettyjen tietokenttien täyttäminen muuttuu pakolliseksi riippuen siitä, mitä käyttäjä on valinnut alasvetovalikoista. Esimerkiksi lisätietojen kirjaaminen vaaditaan silloin, kun vaihtoehdoksi on valittu muu syy.
Liiketoimintasovellusten kehittämistä nopeasti ja ketterästi
Microsoft Teamsissa ja websivulla käytettävän sovelluksen käyttöliittymä on rakennettu Power Appsilla, joka mahdollistaa lomakkeiden kenttien ja niiden tietolähteiden määrittelyn. Kaikki sovelluksen käsittelemä data sijaitsee yhdessä SharePoint-listassa. Sovelluksen taustalla pyörivä Power Automate -työnkulku tarkastaa sovelluksessa tehdyt valinnat ja lopulta lähettää annetut tiedot sähköpostitse HR-osastolle.
HR-ratkaisun toteuttaminen onnistui nopeasti asiakasorganisaation toimitettua tarvittavat tiedot sovelluksen kenttiin ja eri vaiheiden sekä toimintojen logiikoihin kootusti yhdellä kaavakkeella.
Erityisen helpoksi projektin toteutuksen teki se, että sovelluksen rautalankamalli oli hahmoteltu selkeästi asiakkaan toimesta. Sovelluksen ketterä toteutus mahdollisti keskittymisen itse prosessiin ja mitä sen aikana tapahtuu.
Liiketoimintasovellusten kehitys Power Platformin työkaluja hyödyntämällä ei ole pelkästään nopeaa ja ketterää, vaan se on myös kustannustehokasta. Sovelluksen, sen tarpeiden ja tavoitteiden sekä sen sisältämien toimintojen määrittelyn jälkeen sovelluskehittämiseen saattaa mennä lyhyimmillään noin viikko, riippuen kuinka yksinkertainen tai monimutkainen sovellus on.
Lue lisää kuinka automaatiota hyödyntävät liiketoimintasovellukset auttavat organisaatioita:
- myynnin tarjous- ja sopimushallinnassa
- dokumenttien automaatiolla
- toiminnan laadunvalvonnassa ja kehittämisessä
- virtuaalisessa innovaatiotoiminnassa.
Juha Pihlajamäki
Kehittäjä
