Rakennusalan projektityö on muuttunut nopeasti viime vuosina. Projektien määrä kasvaa, yhteistyöverkostot laajenevat ja hybridityö on arkipäivää monessa organisaatiossa.
Silti tiedonhallinta perustuu edelleen useissa yrityksissä verkkolevyihin, henkilökohtaisiin kansioihin ja sähköpostiliitteisiin. Samalla projektien tiedon määrä kasvaa jatkuvasti ja yhteistyö ulottuu yhä useammin eri yksiköiden, työmaiden ja kumppaneiden välille.
Lapti tunnisti, että projektitiedon pirstaloituminen ja vaihtelevat toimintatavat alkoivat hankaloittaa projektityön arkea. Projektien tiedonhallintaa ja yhteistyötä lähdettiin kehittämään Microsoft 365 -ympäristössä yhdessä Solu Digitalin kanssa.
Rakennusalan projektityö kuormittuu hajanaisesta tiedosta
Verkkolevyt ovat pitkään olleet rakennusalan projektityön perusta. Toimintamalli alkaa kuitenkin nopeasti kuormittaa arkea silloin, kun projekteja on paljon käynnissä samanaikaisesti ja tieto liikkuu useiden eri henkilöiden välillä.
Käytännössä ongelmat näkyvät usein samoina ilmiöinä:
- samasta dokumentista syntyy useita kopioita
- tieto löytyy eri sijainneista
- projektien käytännöt vaihtelevat
- dokumenttien versionhallinta vaikeutuu
- tieto jää henkilökohtaisiin tallennuspaikkoihin
- yhteistyö hidastuu
Projektitiimit joutuvat käyttämään aikaa tiedon etsimiseen ja oikeiden dokumenttiversioiden varmistamiseen. Samalla projektien läpinäkyvyys heikkenee ja projektitiedon hallinta vaikeutuu.
Laptilla tavoitteena oli rakentaa yhtenäinen toimintamalli projektityöhön ja keskittää projektien tieto hallitusti yhteen paikkaan.
“Halusimme vakioida tiedonhallintamallin erityisesti projektidokumenttien hallintaan liittyen ja luoda selkeä prosessi siihen, miten projektityötilat perustetaan ja miten projektitieto keskitetään yhteen paikkaan”, kertoo Laptin tietohallintojohtaja Mika Virsunen.
Projektityö tarvitsee enemmän kuin dokumenttipankin
Moderni projektityö ei enää tarkoita pelkästään dokumenttien tallentamista. Projektitiimit tarvitsevat yhteisen työympäristön, jossa viestintä, dokumentit, käyttöoikeudet ja projektityön arki toimivat yhtenä kokonaisuutena.
Rakennusalalla tämä korostuu erityisesti silloin, kun projekteja on käynnissä eri puolilla Suomea ja työskentely tapahtuu osittain hybridiympäristössä.
Laptilla hybridi- ja etätyöskentely oli ollut arkipäivää jo useiden vuosien ajan. Uudistuksessa haluttiin kehittää erityisesti projektien sisäistä viestintää ja siirtää projektikohtaista yhteistyötä sähköposteista Teamsiin.
“Projektitiimit viestivät nyt projektikohtaisesti Teamsissa.”
Microsoft Teams nousi projektityöskentelyn keskeiseksi alustaksi yhdessä SharePointin kanssa. Samalla projektityötilojen rakenteita, käyttöoikeuksia ja tiedonhallinnan käytäntöjä yhtenäistettiin Solu 365 -ratkaisun avulla.
Yhtenäiset projektityötilat vähentävät tiedon hajanaisuutta
Yhtenäiset projektityötilat helpottavat tiedon löydettävyyttä ja vähentävät hajanaisia toimintatapoja projektien arjessa. Vakioidut kansiorakenteet ja yhdenmukaiset käyttöoikeudet helpottavat projektien hallintaa myös silloin, kun projekteja ja käyttäjiä on paljon.
Solu 365 automatisoi projektityötilojen perustamista Microsoft 365 -ympäristössä. Samalla projektiresurssit ja tiedonhallinnan toimintamallit saatiin yhtenäisiksi koko organisaatiossa.
Projektityöhön liittyvät työtilat, kansio- ja muistiorakenteet sekä projektinhallinnan työvälineet muodostuvat automaation avulla heti projektin käynnistyessä.
Projektidokumenttien hallintaa varten organisaatiossa otettiin käyttöön dokumenttimallisovellus, jonka avulla dokumenttipohjat ja metatiedot pysyvät yhdenmukaisina eri projekteissa ja yksiköissä.
Pilvipohjainen työskentely tukee yhteistyötä ja versionhallintaa
Pilvipohjainen Teams- ja SharePoint-ympäristö tukee dokumenttien yhteismuokkausta ja versionhallintaa, mikä vähentää päällekkäisten dokumenttiversioiden syntymistä projektityössä.
“Versionhallintaan on kiinnitetty tässä ratkaisussa paljon huomiota ja uskomme, että tämän myötä pääsemme parempaan tilanteeseen”, Mika toteaa.
Kun projektien tieto sijaitsee yhteisessä työympäristössä, tieto ei jää yksittäisten henkilöiden kansioihin tai paikallisiin tallennuspaikkoihin. Samalla projektitiimit pystyvät työskentelemään ajantasaisen tiedon parissa riippumatta siitä, missä työskentely tapahtuu.
Rakennusalan projektityössä ajasta ja paikasta riippumaton tiedonhallinta korostuu erityisesti silloin, kun useat henkilöt osallistuvat saman dokumentaation käsittelyyn projektin eri vaiheissa.
Teknologia yksin ei muuta toimintatapoja
Pelkkä uusi järjestelmä ei vielä ratkaise tiedonhallinnan haasteita. Suurimmat hyödyt syntyvät silloin, kun projektityölle rakennetaan selkeät toimintamallit ja henkilöstö saa riittävästi tukea uusien toimintatapojen omaksumiseen.
Laptilla käyttöönotossa panostettiin vahvasti koulutuksiin, ohjeistuksiin ja uusien työvälineiden käyttöönottoon. Organisaatiossa tunnistettiin myös se, että henkilöstön valmiudet uudenlaiseen työskentelyyn vaihtelivat paljon.
Selkeät toimintatavat muodostavat perustan koko ratkaisun hyödyille. Teknologia tukee muutosta, mutta todelliset hyödyt syntyvät vasta silloin, kun uudet työvälineet ja toimintatavat siirtyvät osaksi arjen projektityötä.
Rakennusalan projektityö tarvitsee hallittavan toimintamallin
Rakennusalan projektit eivät enää voi rakentua verkkolevyjen, sähköpostien ja henkilökohtaisten kansioiden varaan. Projektityö vaatii toimintamallin, jossa tieto, yhteistyö ja viestintä toimivat hallitusti koko organisaation tasolla.
Kun projektien tieto löytyy samasta ympäristöstä, organisaatio pystyy hallitsemaan projektityötä tehokkaammin myös kasvavassa ja hybridityötä hyödyntävässä toimintaympäristössä.
“Työskentelyssä on päästy seuraavalle tasolle. Ajantasainen tieto on helpommin löydettävissä yhdestä paikasta”, Mika Virsunen kiteyttää.
Rakennusliike Laptin kehityshanke osoittaa, että moderni projektityö rakentuu ennen kaikkea toimivan tiedonhallinnan, yhteistyön ja yhteisten työympäristöjen varaan.
Lue koko artikkeli Laptin ja Solu Digitalin välisestä yhteistyöstä.
