Microsoft SharePoint tarjoaa monipuoliset työkalut sopimustiedon käsittelyyn, tallentamiseen ja seurantaan ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.
Sopimushallinta on kriittinen osa minkä tahansa yrityksen ja organisaation toimintaa. Monissa yhteisöissä sopimustieto on hajallaan eri sijainneissa, useasti myös tiettyjen henkilöiden hoidettavana, jolloin kaikilla ei ole pääsyä tuohon tärkeään tietoon.
Sopimustieto saattaa olla edelleen paperimapeissa tai henkilökohtaisilla työasemilla sijaitsevaa pirstaloitunutta ja siiloutunutta tietoa, jota koko organisaatio ei pysty hyödyntämään kaikissa toiminnan prosesseissa. Tämä aiheuttaa tarpeettomia riskejä tietoturvan hallinnan, talouden suunnittelun ja toimittajasuhteiden johtamisen osalta, ja joskus aiheuttaen jopa tappioita.
Miten sopimuksia voi hallita tehokkaasti?
Tehokkain tapa hallita sopimustietoa ja -asiakirjoja on keskittää niiden koko elinkaaren hoito yhteen paikkaan sähköisesti. Sähköinen sopimushallintajärjestelmä tukee sopimusdokumenttien valmistelua, niiden lähettämistä ja arkistointia sekä tarvittavien allekirjoitusten keräämistä.
Toteuttamamme sopimushallintaratkaisu hyödyntää Microsoft 365 -työkaluja, joten järjestelmä on helppo ja yksinkertainen käyttää entuudestaan tutussa toimintaympäristössä. Sopimustiedon ja dokumenttien saatavuus ja löydettävyys paranevat kustannustehokkaalla tavalla ilman erillisten työkalujen tai järjestelmien käyttöönottoa.
SharePointiin rakennettu järjestelmä kokoaa organisaation kaikki sopimukset keskitetysti yhteen paikkaan, jolloin asianosaisilla on tarvittavat käyttöoikeudet sopimustiedon tarkasteluun ja käsittelyyn. Sopimusten värikoodaukset kertovat nopeasti ja selkeästi sopimusten kokonaistilanteen: ovatko sopimukset aktiivisia (vihreä), luonnostilassa (keltainen) vai arkistoituja (punainen).
SharePointin dokumenttien hallintatoiminnallisuuksien kattava kirjo varmistaa, että sopimusten hallinta on helppoa ja selkeää, aina tiedon ja dokumenttien käsittelystä ja tallentamisesta seurantaan, versionhallintaan ja asianmukaiseen arkistointiin.
Tehosta koko organisaation toimintaa keskitetyllä sopimushallinnalla
Tiimien ja osastojen välinen yhteistyö myös helpottuu ominaisuuksilla, kuten dokumenttien yhteismuokkauksella ja kommentoinnilla. Sähköinen sopimustenhallintajärjestelmä on käytettävissä myös suoraan Teamsissa, jolloin se sulautuu joustavasti osaksi päivittäistä työntekoa.
Digitaalisen allekirjoituksen palvelut voidaan liittää osaksi sopimushallintaratkaisua. Digitaalisia allekirjoituspalveluita tarjoavat useat eri palveluntarjoajat, ja useimmat niistä integroituvat SharePointiin.
Esimerkiksi Assentlyn E-Sign-palvelussa osapuolet voivat allekirjoittaa pankkitunnuksilla varmentaen. Osapuolten allekirjoitettua sopimuksen, työnkulku palauttaa allekirjoitetun version sopimusarkistoon SharePointissa.
Sopimuksiin voi liittää myös tarvittavia hyväksyntäprosesseja organisaation omien sopimusprosessien mukaisesti. Planner-tehtävät auttavat järjestelemään sopimuksen laatimiseen, ylläpitoon ja uusimiseen liittyviä tehtäviä työn tehostamiseksi.
Power Automate -työnkuluilla on helppo luoda esimerkiksi hälytyksiä ja muistutuksia varmistamaan, että tarvittavat valmistelut on tehty ennen kuin sopimuksen määräaika menee umpeen. Sopimustietoa voi myös tarkastella ja analysoida useiden erilaisten suodatusnäkymien ja raportoinnin avulla nopeasti ja vaivattomasti.
Kokonaisuudessaan sopimushallintajärjestelmän monipuoliset ominaisuudet auttavat hallitsemaan sopimustietoa koko elinkaaren ajan läpinäkyvästi ja käyttäjäystävällisesti. Sopimusten elinkaaren hallinta tehostuu, sopimusriskien hallinta parantuu ja sopimustieto on aina tietoturvallisesti ajan tasalla.
Tutustu ratkaisuumme ja katso video:
Haluatko tehostaa organisaationne toimintaa ja sopimusten hallintaa sähköisen järjestelmän avulla? Ota meihin yhteyttä ja suunnitellaan yhdessä työskentelyänne helpottava ratkaisu!
Lisätietoja:
Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner
