Työtuntien kirjaukset, seuranta ja raportointi projektityössä onnistuvat sujuvasti Microsoftin työkaluihin pohjautuvalla sovelluksella.
Projektiresurssien hallinnoinnissa yksi keskeisimmistä asioista on projektiin kuuluvien henkilöiden töiden tuntikirjaus ja seuranta jonkin järjestelmän avulla.
Markkinoilla on saatavilla monia selainpohjaisia tuntikirjaus sovelluksia. Usein ne kuitenkin toimivat irrallaan muista projektityössä käytetyistä järjestelmistä. Tiedon ylläpitäminen useassa eri paikassa käy haasteelliseksi mitä isommasta ja monimutkaisemmasta projektista on kyse.
Projektinhallinnassa kuten myös muussa työssä järjestelmien integroitavuus ja tiedon keskittäminen yhteen ympäristöön tuo merkittäviä etuja työskentelyn nopeutuessa ja tehostuessa. Tieto on parhaiten käytettävissä, kun se sijaitsee kaikkien asianosaisten saatavilla ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta
Tuntikirjaukset vaivattomasti
Solun sähköinen tuntikirjaus sovellus toimii selaimessa, eikä sen käyttö vaadi erityisempää osaamista. Sovellus hakee tietoa tuntikirjauslomakkeelle esimerkiksi Microsoftin Project for the Web -ympäristöstä (PfW) projektitehtävät. Tällöin käyttäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin syöttää tehdyt työtunnit oikeille riveille.
Tuntikirjausrivien tietojen automaattinen haku helpottaa projektipäällikön elämää, sillä erikseen perustettaville tuntikirjauskohteille ei ole tarvetta. Jokainen projektiryhmäläinen voi kirjata tuntinsa heti projektitietojen luomisen jälkeen.
Tuntikirjaussovellukseen voi tarvittaessa liittää sähköinen hyväksymiskierto, jolloin projektipäälliköt ja esihenkilöt voivat vahvistaa henkilöiden tuntikirjaukset sujuvasti.
Tuntikirjausten raportointi
Sovelluksen tuntikirjaukset tallentuvat Azuren tietokantaan, mistä data voidaan hakea esimerkiksi Power BI -raporteille. Tietoa voidaan yhdistää tuntikirjausraporteille eri lähteistä, kuten esimerkiksi projektin tilannetieto Project for the Webistä ja henkilöiden kustannuspaikkatiedot HR-järjestelmästä.
Toteutuneiden tuntien seuranta helpottuu, sillä raporttia voi tarkastella halutulta aikajaksolta eri hakuehtojen avulla esimerkiksi projekteittain tai henkilöittäin.
Keskitä projektityö Teamsiin
Microsoft Teams toimii tehokkaana projektityön keskuksena, johon voi tiedon, dokumenttien ja viestinnän lisäksi keskittää Project for the Webin projektinhallintaominaisuuksia, tuntikirjaussovellus sekä Power BI-raportit.
Lisää tehokkuutta projektityöskentelyyn tuo Solu 365 –automaatiotyökalun käyttö. Työkalun avulla projektien luontiprosessia voi yksinkertaistaa, nopeuttaa ja tehostaa merkittävästi. Uuden PfW-projektin sekä Teamsissa sijaitsevan projektiryhmän luonti onnistuu muutamalla klikkauksella helppokäyttöisen lomakkeen avulla.
Kun kaikki tarvittava tieto ja työkalut löytyvät keskitetysti Teamsista, aikaa säästyy ja projektityö on sujuvampaa.
Sähköinen tuntikirjaus sujuvaan töiden ja projektien hallintaan
Selaimessa toimiva sähköinen tuntikirjaus sovellus helpolla seurannalla ja raportoinnilla auttaa hallitsemaan töitä ja projektien resursseja sujuvasti.
Solun sovellusta tuntikirjauksiin käytetään Turun kaupungin IT-palveluissa osana Solu 365 -ratkaisua projektinhallintaan:
”Kun kaikki toimii Teamsin kautta, niin ainakin itselleni projektipäällikkönä riittää, että kun avaa Teamsin, niin kaiken pystyy sen kautta tekemään, eli raportoimaan tilanteet ja antamaan tuntikirjaukset ja myös sitten katsomaan raporteilta, miten asiat sujuu,” kertoo IT-hankkeen projektipäällikkö Esa-Ville Vanhatupa.
Myös SSAB on ottanut Solun tuntikirjaussovelluksen käyttöön Suomen toimipaikoissa: ”Tämä uusi työkalu on huomattavasti käyttäjäystävällisempi niin projektipäällikön kuin tuntikirjaajankin näkökulmasta, ettei tarvitse tapella sen kanssa ja käyttää paljon aikaa siihen, vaan voi keskittyä siihen tuntien kirjaamiseen ja oikeaan työhön,” kertoo SSAB:n IT-hankkeen projektipäällikkö Lauri Eskola.
Lue lisää Microsoft Project for the Webistä:
- Microsoft Project for the web projektinhallinnan tueksi
- Microsoft Project for the Web: Projektiluettelo ja projektilomake
- Microsoft Project for the Web: raportointi Power BI:llä
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
