Solu 365® gör grupparbetet smidigare genom att effektivisera kommunikationen och dokumenthanteringen.
Fackförbundet Pro är med sina 120 000 medlemmar en av Finlands största fackföreningar. Pro är en betydande aktör inom arbetslivet och marknaden som strävar efter att ge sina medlemmar och de som utbildar sig inom branschen bättre möjligheter till försörjning, utveckling och sysselsättning samt välbefinnande i arbetet och på fritiden. Förbundet förhandlar cirka 75 tjänste- och kollektivavtal för industri-, finans-, tjänste- och ICT- och kommunikationsbranschen samt den offentliga sektorn. I Fackförbundet Pro ingår 318 organisationer och inom förbundet arbetar cirka 150 personer.
Solu Digitals gedigna erfarenhet och flexibilitet hjälper till att förnya förbundets arbetskultur
Fackförbundet Pro ville ersätta det tidigare använda SharePoint 2010-systemet med den nya, Office 365-baserade tjänsten och samtidigt utveckla grupparbetet i en ny riktning. Från första början var en väsentlig del av systemförnyelsen att tillägna sig ett nytt arbetssätt som en resurs som sammanför hela personalen. Den gamla SharePoint-miljön hade utvecklats under en lång tid på ett processorienterat sätt, men på grund av systemets stelbenthet har dess roll under åren närmast blivit ett dokumentlager.
”När Office 365 kom fick vi en känsla av att vi behöver en partner som har erfarenhet av att sätta upp sådana här miljöer sedan tidigare och hos Solu Digital hittade vi en sådan.”
Marko Kyllästinen
IT-expert, Fackförbundet Pro
Läs mer om arbetsgruppslösningarna
Verktyg och verksamhetssätt som stöder grupparbete ska bli en sammanförande resurs för hela personalen
Samarbetet startade som ett utredningsprojekt, under vilken också fastställandet av nya verksamhetssätt framskred och där man kunde beskriva verksamhetens viktiga processer. Som lösning valde Pro ett skräddarsytt införande av Office 365, där de rätta verktygen på förhand definierades och konfigurerades för att passa användarna. Också lagringsplatserna och datastrukturerna, åtkomsthantering och delning samt datans livscykel planerades till att bli mer centralt hanterbart. I det fallet grundar sig hittandet av rätt information på organisationens egna begrepp och metadata.
I genomförande- och ibruktagningsprojektets omfattning inkluderade man också ett nytt kommunikativt intranät. En central del av Solu 365®-lösningen var att vi grundade Teams-arbetsgrupper som definierades för olika ändamål som skulle stödja det nya verksamhetssättet samt införde skapandeautomatisering ad hoc för bildande av grupper med definierade inställningar.
”Det bästa med samarbetet med Solu Digital har varit flexibiliteten och deras förmåga att gå in i vår verksamhet – för att anpassa den här nya modellen för våra behov.”
Marko Kyllästinen
IT-expert, Fackförbundet Pro
Fackförbundet Pro tog den här lösningen i bruk under våren 2019 då hela organisationen utbildades i både användning av Teams kommunikations- och mötesfunktioner och grupparbete med dokument. Dessutom upprättades stödmaterial och en kanal för behandling av återkoppling och stödförfrågningar skapades.
”Centralt var det ändå fråga om en sorts kulturändring, när den här Office 365-miljön introducerades så har vi kunnat gå framåt med rätt inställning.”
Marko Kyllästinen
IT-expert, Fackförbundet Pro
