Microsoft Office 365 on lähes poikkeuksetta käytössä Suomen suurimmissa yrityksissä. Tällä hetkellä se tekee kovaa tuloaan myös kunnalliselle puolelle, joten pilvimaailman työkalut ovat kohta kaikkien käytössä. Enää ei tarvitse odottaa vuosia Office -työkalujen päivityksiä, vaan työkalut päivittyvät ”päivittäin” uusiempien versioiden ollessa aina kaikkien käytössä organisaatioiden näin halutessa. Mutta Office 365:ssa ei päivity vain ohjelmat vaan uusia ohjelmia tulee koko ajan lisää. Pahoin pelkään, että työntekijöiden kapasiteetti ei kaikkialla riitä tähän. Mikä siis neuvoksi?

Ryhmätyökulttuuri muutoksessa

Microsoftin O365 maailma on paras uudistus vuosiin, varsinkin mitä tulee isojen monikansallisten yritysten tarpeisiin. Se mahdollistaa lisäksi erinomaisen alustan eri organisaatioiden välisille yhteistyöprojekteille käyttäessä kaikille tuttuja välineitä. Oikein käytettynä näillä työkaduilla saavutetaan sellaista hyötyä, mihin aikaisemmin ei ollut työkaluja. Tai jos oli, niin ne olivat monen eri sovelluksen yhteiskäytön tuloksia. Osa työntekijöistä käytön hallitsi, mutta suurimmalla osalla oli enemmän tai vähemmän vaikeuksia niiden käytössä. Mikä siis on ongelma Office 365:n osalta?

Office 365 uudistaa ryhmätyöskentelyä

Microsoftin pikaviestintä pikaviestintätyökalu Lync ja sen erillinen Meeting-kokoustyökalu mullisti sähköisen viestinnän yritystasolla muutamia vuosia sitten. Sittemmin tuotteet yhdistyivät ja tänä päivänä monen tärkein toimistotyökalu onkin Microsoft Skype for Business. Sähköpostiohjelmana toimiva Outlook on omalla tavallaan tullut tiensä päätökseen, mikä ei ole ohjelman vaan käyttäjien vika. Täsmäviestintään tarkoitettu Outlook täyttyy aivan turhista viesteistä ja se alkaa näyttämään kolmekymmentävuotta vanhan omakotitalon autotallilta. Millään hakumenetelmälläkään ei tiedostoja löydä, kun tavaraa on vuosien saatossa kertynyt moninkertaisesti tarpeisiin nähden. Eli jos päivittäin ei ehdi tyhjentämään postilaatikkoaan, niin ei siitä mitään iloa pitkässä juoksussa työtehtävien hoitoon ole. Skype for Business onkin syrjäyttänyt Outlookin monissa työyhteisöissä eikä ihme! Mutta mikä on sitten tässä ongelma?

Teams syrjäyttää Skype for Businessin

Microsoftin uusi tiimityökalu eli Teams on tehty juuri tiimien käyttöön. Siinä on jo nyt olemassa Skype for Businessin tapainen kokouspalvelu ja Microsoft onkin ilmoittanut lopettavansa Skype for Businessin ja siirtyvän kokonaan Teamsin käyttöön. Teams onkin erinomainen ohjelma, mutta tuo eteen ison ongelman. Juuri nyt, kun pikku hiljaa hieman toimisto-ohjelmia heikommin käyttävä henkilökunta on oppinut käyttämään Skype for Businessia, ollaan heiltä viemässä työkalu pois ja edessä uuden oppinen. Valitettavasti kaikista ei ole jatkuvaan kehitykseen työkalujen käytön suhteen eikä näistä ohjelmista tulla organisaatioissa saavuttamaan niiden mahdollistamia hyötyjä. Mikä siis neuvoksi?

Työskentelykulttuurin muutos haltuun

Nyt kun uusia tuotteita syntyy kuin keskinkertaisia pienpanimo-oluita kotimaassa, on organisaatioilla peiliin katsomisen paikka. On korkea aika ottaa selvää, miten ja millaisiin tarkoituksiin ovat nämä uudet tuotteet kuten Groups (ryhmät), Teams (Tiimit) ja Planner (Suunnittelu) on tehty ja mitä puolestaan Modernit sivut SharePointin puolella on. Mikäli organisaatioiden johtohenkilöt eivät ole tiedon tasolla näistä uusista tuotteista Office 365 maailmassa, niin alkaa olemaan todella kiire ottaa selvää. Nimittäin yrityksen ryhmätyöskentely- ja viestintäkulttuuri saattaa lähteä helposti sivuraiteille, minkä korjaamisessa on omat haasteensa. Nykyiset työkalut nimittäin saattavat helposti johtaa siihen, että organisaation IT menettää hallinnan, miten organisaation tiedon hallintaa viedään tulevaisuudessa hallitusti eteenpäin. Ja tällaisesta villistä tiedonhallintakulttuurista ei kukaan organisaatio halua itseään löytävän.

Apua tarjolla

Me Solulla mielellämme kerromme miten kannattaa organisaation Office 365 ottaa käyttöön ja mitkä ovat sen sudenkuopat. Meiltä saat tiedon siitä, mikä on Microsoftin idea eri työkalujen taustalla ja miten tulevaisuuden moderni ryhmätyökulttuuri kannattaa organisoida. Lisäksi meillä on työkaluja siihen, miten IT-osasto ottaa tilanteen haltuun ennen kuin on myöhäistä. Mikäli kiinnostuit, ota meihin yhteyttä ja sovi aika tapaamiselle!

Onnellisia hetkiä Office 365:n parissa,

-Rami Rajakallio
SharePoint ja Office 365 konsultti

P.S. Tietoja kirjoittajasta: Kouluttanut ja konsultoinut niin Suomen suurimpia kuin keskisuuria yrityksiä, valtionhallintoa ja puolustusvoimia viimeiset 20 vuotta niin Tieturin kuin Solu Digitalin kautta.

Julkaistu: 30.3.2018