Microsoft Outlookin kalenterivarauksien yhteydessä toimiva kokoushuoneiden varaustoiminnallisuus on pitkään palvellut pienten ja suurten organisaatioiden tarpeita kokouskäytänteisiin liittyen. Nyt Microsoft on vienyt tuon kätevän ominaisuuden tasoa syvemmälle lanseerattuaan työpisteiden varauksen kokoustilojen lisäksi.
Tähän asti tämän kaltainen toiminnallisuus on yleensä toteutettu Microsoftin Power Appseilla rakennetulla sovelluksella. Uusi työpisteiden varausominaisuus on jo käytössä kaikilla Microsoft 365 käyttäjillä, ja se on helppo ottaa käyttöön organisaatio- sekä käyttäjätasolla.
Miten työpisteet sitten eroavat työtiloista, joita on ollut mahdollista varata jo pitkään? Avokonttorien aikakaudella monipaikkaiset ryhmätyöpisteet ja mobiilityöpisteet ovat yleistyneet, joiden alkuperäisenä tarkoituksena on ollut palvella ad hoc -tyyppisiä työskentelytilatarpeita.
Työpisteet sijaitsevat esimerkiksi avokonttorien kulkukäytävien varrella tai seinustoilla, niille on saatettu varata kokonaan erilliset tilat vaikkapa hiljaisen työskentelytilan alueella, tai tilat on varusteltu muista työpisteistä poikkeavasti.
Paranneltu varauskokemus säästää aikaa
Microsoftin näkemyksen mukaisesti näitä työpisteitä voi nyt varata yksittäin samalla tavalla kuin kokoushuoneita ja muita työskentelytiloja, kuten aiemmin. Samat säännöt ja käytänteet pätevät työpistevarausten tekemiselle kuin kokoushuoneiden varauksillekin. Suurin ero työpisteiden osalta on se, että niitä varatessa on asetettava varattavien työpisteiden määrä ja varauksen keston vähimmäisaika.
Mikäli 10 työpisteen varausresursseista on puolet jo käytössä, voi silloin vain 5 henkilöä varata työpisteitä tietyksi ajaksi. Jos 11. henkilö yrittää varata työpistettä, hylätään hänen varauspyyntönsä automaattisesti. Tämä tuo selkeyttä työpisteiden kapasiteetin käytölle, eikä ylimääräisiä PowerApps-sovelluksia tarvitse pyörittää taustalla.
Helppo käyttöönotto organisaatioissa
Työpisteiden asettaminen tapahtuu käytännössä samalla tavalla kuin kokoushuonetta luodessa. Postilaatikon tyypin asettaminen oikein on avain koko hommaan. Tämän jälkeen uuden postilaatikon provisiointi työpisteenä saattaa kestää vuorokauden.
Metadatan lisäämisen lisäksi uusi työpiste lisätään asianmukaiselle resurssilistalle, jotta se näkyy esimerkiksi oikean kaupungin ja rakennuksen listalla. Kun työpisteiden tai niistä muodostuvien kokonaisuuksien kapasiteetti sekä niiden vähimmäisvarausaika on asetettu, toimenpide on valmis. Uuden työpisteen löytyminen haulla ja päivittyminen tilavarauslistoihin saattaa kestää vuorokauden.
Työpistevarauksia tehdessä on hyvä huomioida, ettei varausten teko onnistu kuin lisäämällä yksittäisiä henkilöitä kokouskutsuun, jolla työpistevaraus tehdään. Sähköpostijakeluryhmiä tai -listoja ei voi siis käyttää varauksissa.
Käyttäjille tuttu toimenpide
Outlookin kalenterissa uutta kalenterivarausta tehdessä työntekijä selaa työpisteitä huonehaun kautta valitsemalla ensin oikein toimipaikan.
Lähetettyään kokouskutsun sekä työpisteelle että osallistujille, varauksen tekijä saa automaattisen hyväksymis- tai hylkäysilmoituksen työpisteen varauspyynnölleen. Riippuen kokouksen osallistujamäärästä, ilmoitus varmistaa, mikäli tarvittava määrä työpisteitä on varattavissa, ja kuinka monta työpistettä on jäljellä varattavana.
Outlookin mobiilisovelluksessa toiminnallisuus on jopa helppokäyttöisempi suoraviivaisen käyttöliittymän ansiosta. Sovelluksen asetuksissa kalenteriosion kohdalla sijaitsevan workspace booking -täpän aktivoimalla, kalenterinäkymään ilmestyy uusi toiminnallisuus.
Plussaa painamalla voi uuden kalenterivarauksen lisäksi tehdä suoran työpistevarauksen yksinään vaikkapa itsenäistä työskentelyä varten.
Toiminnallisuus on tervetullut lisä Outlookin kalenterivarauksien ominaisuuksien kirjoon tehostamaan työskentelyä järjestelmällisemmin, hyödyntäen resurssien käyttöä koko kapasiteetissa. Olen varma, että tämä toiminnallisuus otetaan käyttöön ripeästi organisaatioissa ympäri maailmaa.
Haluatko keskustella lisää Microsoft 365:n ominaisuuksien hyödyntämisestä? Ota yhteyttä ja suunnitellaan tarpeisiinne sopiva ratkaisu!
Jere Palanne
CTO, Partner
