Turun kaupungin IT-palveluissa projektityö helpottui paikka- ja laiteriippumattomalla automaatioratkaisulla, keskittäen kaiken työskentelyn Teamsiin.
Projektityöskentelyn eri vaiheet suoritetaan usein eri työkaluilla, ja tiedon tallentamiseen, käsittelyyn ja siirtämiseen järjestelmästä toiseen kuluu suuri määrä aikaa.
Tyypillisesti myös järeä projektityökalu saattaa jäädä vähäiselle käytölle työskentelytapojen muuttuessa ja työkalun monimutkaisten ominaisuuksien sekä käyttöön liittyvien työvaiheiden takia.
Näin kävi Turun kaupungin IT-palveluissa, jossa yksikön 70 työntekijää vastaa yhteensä yli 20 000 käyttäjän erilaisista IT-asioista.
Keskitetty ratkaisu tukemaan nykypäivän prosesseja ja tarpeita
IT-palveluiden projektipäälliköt, palvelupäälliköt ja asiantuntijat kehittävät koko Turun kaupungin kaikille eri yksiköille sekä konserniyrityksille erilaisia IT-ratkaisuja. He myös ylläpitävät käytössä olevia työkaluja ja järjestelmiä erilaisina työkokonaisuuksina, joita on suuri määrä hallittavana.
Aiemmin käytössä ollut Microsoft Project -työkalu ei kankeutensa takia enää soveltunut nykypäivän prosesseihin ja tarpeisiin, kuten esimerkiksi paikasta ja laitteesta riippumattomaan etätyöskentelyyn.
”Haluttiin ratkaisu, joka toimisi vähän joka paikassa: kotona, toimistolla ja eri puolilla sekä eri laitteilla, ettei se olisi niin läppärille sidottu,” kertoo Esa-Ville Vanhatupa, projektipäällikkö Turun kaupungin IT-palveluissa, joka vastasi uuden työkalun kehitys- ja käyttöönottoprojektista.
Tavoitteena oli löytää ratkaisu, jonka avulla kaikki tarpeellinen jokapäiväisestä työnhallinnasta ja tuntikirjaamisesta raportointiin sekä seurantaan keskittyi Microsoft Teamsiin, ja työvaiheiden suorittaminen helpottuisi aiempaan ratkaisuun verrattuna.
Solu 365 -automaatiotyökalu projektien hallintaan
Ratkaisun määrittelyn perusteella sopivaksi työkaluksi osoittautui Solu 365 -automaatioratkaisu tuntikirjausominaisuudella.
Esa-Villen aiempi kokemus yhteistyöstä Solu Digitalin kanssa siivitti uuden työkalun räätälöintiä Turun kaupungin IT-palveluiden tarpeita vastaavaksi.
Täysin Microsoft-alustalla toimiva ratkaisu keskittää työkokonaisuuksien hallinnan yhteen sovellukseen, toimien tarvittaessa myös selaimessa.
Uudet työkokonaisuudet Microsoft Project for the Web -työkaluun luodaan Solu 365 -työkalun lomakkeella, jonka jälkeen tuntikirjausrivit ja työkokonaisuuden työtila Teamsissa sekä kaikki raportit Microsoft Power BI:hin syntyvät automaattisesti. Tämän jälkeen Solu 365 lisää automaattisesti halutut käyttäjät uuden työtilan jäseniksi ja omistajiksi.
Ennen Solu 365 -työkalua esimerkiksi tuntikirjausten tekeminen vaati monelta ihmiseltä paljon enemmän vaivaa, kun projektipäälliköiden täytyi erikseen kiinnittää tuntikirjausrivit jokaiselle henkilölle, jotta tuntien kirjaus oli mahdollista.
Joustavampaa työntekoa automaation avulla
”Nyt kaikki tosiaan toimii paikka- ja laiteriippumattomasti, eli työn tekemisestä on tullut tietyllä tapaa joustavampaa. Nykyään automatiikka tekee monta asiaa, jotka ennen piti itse tehdä useaan eri paikkaan, eli tietyllä tapaa siihen työhön menevä aika on vähentynyt ja helpottunut,” Esa-Ville täsmentää.
Projektiresurssien luonti Project for the Web -työkaluun on selkeytynyt ja yksinkertaistunut automaation avulla. Myös tiedon ja dokumenttien löydettävyys, hallittavuus ja läpinäkyvyys on parantunut. Kaikki tarvittava tieto, työkalut ja kollegat löytyvät suoraan Microsoft Teamsista.
”Kyllä itse koen, että tämä uusi ratkaisu säästää aiempaan verrattuna aikaa, eli nyt kun ne toimenpiteet on helppo sieltä Teamsin kautta tehdä ja tiettyjä vaiheita on jäänyt pois, niin ei mene niin kauan aikaa kuin aiemmin meni,” kertoo Esa-Ville.
Turun kaupungin IT-palveluiden työntekijät ovat olleet tyytyväisiä uuteen ratkaisuun ja sen automaation tuomiin hyötyihin. Työntekijöiden manuaalisten vaiheiden ja toimenpiteiden määrän vähennettyä, aikaa jää työn kannalta tärkeimpien asioiden hoitamiseen.
Lue lisää Solu 365 -automaatioratkaisusta projektinhallintaan täältä.
Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
