Teknisen ratkaisun onnistunut toimitusprojekti erilaisine tarpeineen edellyttää organisaatiolta kokonaisvaltaista käyttöönotto- ja palvelustrategiaa.
Liiketoimintaprosessien digitalisoiminen ja sen merkitys korostuvat entisestään etätyöskentelyn ja hybridityöskentelyn muotoutuessa uudeksi normaaliksi. Sujuvan etätyöskentelyn edellytyksiä on tutkittu viimeisen vuoden aikana aktiivisesti eri tahojen, kuten Microsoftin ja Capgeminin toimesta.
Molemmat tutkimukset osoittavat, että tuottavuus on joko säilynyt ennallaan tai kasvanut ja etätyön tuomat hyödyt ovat kantaneet hedelmää. Capgeminin tutkimuksen mukaan työntekijöiden tuottavuus kohosi 63 % työmatkaan käytettävän ajan säästymisen, joustavien työaikojen ja tehokkaiden virtuaalityöskentelyä tukevien työkalujen ansiosta.
Luottamus ja yhteisöllisyys etä- ja hybridityöskentelyn perustana
Microsoftin ja Capgeminin tutkimukset paljastivat myös etätyöskentelyn nurjan puolen, sillä iso osa johtajista ja työntekijöistä koki vahvan yrityskulttuurin ylläpitämisen ja sen varmistamisen olleen suurin muutokseen liittyvä haaste.
Myös tiimin yhtenäisyys sekä lisääntyneestä siiloutumisesta ja eristyneisyydestä selviytyminen ovat olleet suurimpia haasteita etätyöskentelyssä. Capgeminin toteuttaman maailmanlaajuisen “The future of work: from remote to hybrid” -tutkimuksen mukaan työntekijät enenevissä määrin kokevat työpaikan yhteisöllisyyttä ja yhteistyötä tukevana keskuksena, jonne ei kuitenkaan haluta mennä joka päivä.
Tämä asettaa organisaatioille uudenlaisia tavoitteita ja haasteita varmistaa, että viestintä ja yhteistyö työntekijöiden välillä ympäri organisaatiota ja sen ulkopuolella sujuu ja tieto kulkee jouhevasti.
Teams ja muut Microsoft 365 -palvelut tarjoavatkin edellytykset tehokkaaseen työskentelyyn, läpinäkyvään ja avoimeen yhteistyöhön sekä lisäämään luottamusta ja osallistavaa yhteisöllisyyttä, mitä organisaatioissa juuri nyt kaivataan. Pilvipalveluiden avulla jatkuva parantaminen ja hyötyjen etsiminen nopean kehittymisen kautta on myös mahdollista pitkäaikaisten tuottavuushyötyjen saavuttamiseksi.
Käyttäjät työkalujen käyttöönotto- ja palvelustrategian keskiössä
Pilvipalveluiden käyttöönotto ja sujuva käyttö henkilöstön jatkuvalla osaamisen kehittämisellä on toki ratkaistavissa koulutus– ja konsultaatiopalveluilla. Teknisen ratkaisun onnistunut toimitusprojekti erilaisine tarpeineen toimintatapojen muutokselle kuitenkin edellyttää organisaatiota miettimään työkaluille kokonaisvaltaista käyttöönotto- ja palvelustrategiaa.
Tällainen strategia ja sen menestyksekäs toteuttaminen pohjautuvat perusteelliseen kartoitukseen ja tilanneanalyysiin:
- Organisaation tarpeista, haasteista ja tavoitteista liittyen etätyöskentelyn tukemiseen ja prosessien digitalisoimiseen
- Työvälineiden loppukäyttäjien todellisista tarpeista ja kipukohdista nykytyöskentelyssä, tietoteknisistä osaamistasoista sekä mieltymyksistä liittyen koulutus- ja viestintätapoihin.
Myös yhteistyö organisaatiossa tunnistettujen avainsidosryhmien kuten tekniseltä osaamistasoltaan edelläkävijöihin lukeutuvien käyttäjien kanssa on oleellinen osa strategisia toimenpiteitä.
Tällöin ponnistelut organisaation tavoitteiden eteen perustuvat toimiviksi todettuihin käytäntöihin ja palautteeseen sekä avainmittareiden seurantaan perustuvaan toiminnan kehittämiseen, jota organisaatiossa vievät eteenpäin jatkuvat viestintä- ja koulutusaktiviteetit.
Viestintä lisää ymmärrystä ja luottamusta muutosta kohtaan
Kaikki eivät esimerkiksi opi tai halua käyttää uutta työkalua heti, elleivät he ymmärrä käytön tarkoitusta ja hyötyjä tai tahtotilaa, jota organisaatio tavoittelee uuden työkalun käyttöönoton myötä. Tämä korostaa entisestään oikea-aikaisen ja avoimen viestinnän tärkeyttä menestyksekkään organisaatiokulttuurin muutoksen hallinnassa ja johtamisessa sekä henkilöstön osallistamisessa ja sitouttamisessa muutokseen.
Mitä enemmän organisaatio viestii sekä toimii läpinäkyvästi ja avoimesti ylimmästä johdosta lähtien, sitä helpommin työntekijät voivat luottaa muuttuneisiin olosuhteisiin ja toimintatapoihin.
Toimintamallien muuttaminen edellyttääkin, että työntekijät sitoutuvat muutokseen ja sekä työnantaja että työntekijät ovat halukkaita molempia osapuolia hyödyttävän joustavamman organisaatiokulttuurin luomiseen.
Työkalujen onnistunut käyttöönotto ja sujuvat toimintatavat osaksi organisaation arkea
Joskus työkaluja otetaan käyttöön organisaatioissa ottamatta kantaa siihen, kuinka niitä tulisi käyttää missäkin asiayhteyksissä. Mikäli käyttöönottoa ja käyttöä ei suunnittele, dokumentoi ja vie eteenpäin organisaatiossa tarpeeksi aktiivisesti, ei investointiin käytetyille rahoille saa vastinetta kokonaisuudessaan.
Uuden työkalun sulauttaminen luonnolliseksi osaksi kunkin työntekijän työpäivää erilaisine haasteineen ja tarpeineen edellyttääkin:
- Yhteisiä toimintatapoja yhdenmukaisen toiminnan varmistamiseksi
- Dokumentoituja käytäntöjä, ohjeistuksia ja muita tukimateriaaleja
- Tarvepohjaista koulutusta kunkin käyttäjän oman osaamistason mukaisesti
- Jatkuvaa viestintää liittyen teknisen ratkaisun sekä siihen liittyvien toimintatapojen käyttöönottoon ja vakiinnuttamiseen osaksi organisaation työkulttuuria ja päivittäisiä työskentelytapoja
- Dataan ja sidosryhmien palautteeseen pohjautuvaa muutosjohtamista selkeillä rooleilla ja vastuilla eri puolella organisaatiota – työkalun kuten Microsoft Teamsin käyttöönotto, saati SharePointin käyttöönotto ei ole pelkästään IT:n projekti, vaan se tyypillisesti kuuluu usealle taholle eri puolilla organisaatiota, kuten HR:lle, viestinnälle ja johtoryhmän jäsenille.
Kun yhteiset tavoitteet, pelisäännöt ja resurssit ovat kaikkien tiedossa ja saatavilla, on jokaisen helpompi ymmärtää vallitsevia puitteita ja luottaa niihin tukemassa päivittäistä työskentelyä niin työkalujen kuin työskentelytapojenkin osalta.
Vilma Lindell
Konsultti
