Teamsin käyttöönotto suuressa ja pienessä organisaatiossa onnistuu parhaiten, kun käyttäjien osaamisen kypsyystasot ovat jalkauttamisen ytimessä.
Microsoft Teamsin käyttöönotto eli jalkauttaminen onnistuneesti on edellytys uuden digitaalisen työympäristön hyödyntämiseen tuottavalla tavalla.
Microsoftin parhaiden käytäntöjen mukaan Teams-jalkauttaminen ymmärretään peräkkäisiksi vaiheiksi: aloittaminen, kokeilu ja laajentaminen. Eri vaiheissa painotetaan viestinnän, koulutuksen ja Teams-lähettiläiden, palautteen keruun ja tavoitteiden tarkentamisen merkitystä. Teams-ympäristön turvallisuus ja hallittavuus pyritään varmistamaan hallintamallin suunnittelun ja implementoinnin avulla.
Malli on toimiva mutta saattaa tuntua varsinkin pienemmissä organisaatioissa turhan raskaalta. Mallin tarkoituksena on mahdollistaa Teamsin jalkauttaminen neitseelliseen, monen tuhannen käyttäjän organisaatioon hyödyntäen Teams-lähettiläitä eli edelläkävijäkäyttäjiä, jotka ovat paitsi osaavia, myös halukkaita oppimaan lisää sekä vieläpä jakamaan osaamistaan muille.
Pienessä organisaatiossa edelläkävijöiden löytäminen ja valtuuttaminen toimimaan Teams-lähettiläinä ei aina ole mahdollista.
Teams-käyttäjien kypsyystasot
Microsoft Teamsin käyttöönotossa yksi keskeisimpiä asioita on eri käyttäjien osaamisen kypsyystasot Teamsin käytön suhteen. Näiden eri osaamis- ja Teamsin käyttöastetasojen huomioon ottaminen on olennaista etenkin silloin, kun Teamsia otetaan käyttöön koko organisaation laajuisesti.
Kehittämässämme mallissa olemme jakaneet nämä eri käyttäjät neljälle tasolle:
- Teamsin käyttöön tutustuvat
- Teamsin käyttäjät perustasolla
- Teamsin käyttäjät tuottavuustasolla
- Teamsin käyttäjät mestaritasolla.
Tyypillisessä organisaatiossa näitä eri käyttäjiä on kaikilla tasoilla. Eri tasoilla olevat käyttäjät tarvitsevat erilaista tukea kehittääkseen omaa osaamistaan ja Teamsin käyttöä monipuolisemmaksi työssään ja yhteistyössä kollegoiden kanssa.
Teamsin käyttöön tutustuvat
Ensimmäisellä tasolla ovat ne henkilöt, jotka tutustuvat Teamsin toimintoihin ja sen käyttöön. He saattavat osallistua Teamsissa kokouksiin ja puheluihin sekä lähettää pikaviestejä. He kuuluvat eri tiimeihin ja kanaviin sekä mahdollisesti käyttävät joitain Teamsin sovelluksia.
Teamsin käyttäjät perustasolla
Teamsin käytön perusteet hallitsevat käyttäjät viestivät Teamsissa sujuvasti useissa eri kanavissa ja tiimeissä. He hyödyntävät esimerkiksi tiimien, kanavien ja henkilöiden mainintatoiminnallisuutta herättämään kollegoiden huomion tärkeän tai muuten ajankohtaisen tiedon tai resurssin osalta. Dokumenttien hallinta sujuu Teamsin peruskäyttäjiltä hyvin ja sovellusten, kuten Plannerin käyttö saattaa olla jo osa heidän päivittäistä työtään.
Teamsin käyttäjät tuottavuustasolla
Peruskäyttöä edistyneemmät käyttäjät perustavat tiimejä sekä yksityisiä ja tavallisia eli julkisia kanavia, joita he hallitsevat itsenäisesti. Nämä käyttäjät osaavat hyödyntää Teamsin eri kanavien välilehtiä ja lisätä niihin sovelluksia sekä muita resursseja, joiden avulla pääsy usein käytettävään työkaluun tai tietolähteeseen helpottuu.
Teamsin käyttäjät mestaritasolla
Ylimmällä tasolla eli mestaritasolla olevat Teamsin käyttäjät pystyvät itsenäisesti kehittämään esimerkiksi sovelluksia sekä hyödyntämään automaatiota, yhdistimiä ja botteja ottaakseen enemmän irti Teamsissa työskentelystä.
Koulutusta kaikille osaamistason mukaisesti
Teamsin käyttöönottoon liittyvissä koulutuksissa tavoitteena on yleensä nostaa kaikki käyttäjät perustasolle ja tukea heidän nousemistansa tuottavuustasolle. Koulutukset kuten Teamsin käyttöönottokin tapahtuvat yleensä vaiheittain, edeten organisaation ja sen työntekijöiden valmiuksien mukaisesti.
Hiljalleen lisääntyvä Teamsin käyttö osana vakiintuvia toimintatapoja on usein kannattavin ja palkitsevin tie, jolloin jokainen saa varmuutta uuden sovelluksen ja sen monipuolisten toimintojen hyödyntämiseen juuri siinä omassa työssään.
Teamsin käyttöönottoa ja toimintatapojen muutosta tukeva viestintä, mittareiden seuranta ja palautteen keräys ovat tärkeitä työkaluja kehittämään toimintaa ja varmistamaan tavoiteltu muutos.
Esimerkiksi käyttäjäkoulutusten nauhoittaminen ja nauhoitteiden tallentaminen erilliselle koulutussivustolle saattaa olla yksi keino varmistaa, että myös he, jotka eivät koulutukseen päässeet osallistumaan pystyvät hyödyntämään samaa tietoa itsenäisesti.
Palautekysely suunnan näyttäjänä
Käyttämämme palautekysely Microsoft Teams -käyttäjien omasta osaamisesta ennen työkalun käyttöönottoa ja koulutuksia antaa hyvää vertailutietoa useammasta organisaatiosta.
Kyselyn osiot on jaettu aiemmin esittämieni Teams-kypsyystasojen mukaisesti: tutustumis-, perus- ja tuottavuustaso.
Vastausprosentit mukailevat näitä eri osaamistasojen asiakokonaisuuksia: suurin osa käyttäjistä olivat tutustumistasolla ja ymmärsivät Teamsin käyttöön liittyvät mahdollisuudet hyvin, joka on tyypillisin lähtökohta useimmissa organisaatioissa. Useampi käyttäjä kuitenkin koki Teamsin tietotyöhön ja hallintaan liittyvät taidot itselleen vieraaksi.
Palautekyselyt ovat erinomainen keino selkeyttää oman organisaation henkilöstön osaamisen ja koulutustarpeiden tasoa, sen luodessa suuntaa antavan tiekartan tavoitteeseen, johon organisaatiossa pyritään sekä keinoihin, miten tavoitteeseen päästään.
Teamsin hyödyntäminen jatkuvan kehittämisen otteella
Olemme toteuttaneet useita Teamsin käyttöönottoja yhdessä erikokoisten ja -tyyppisten organisaatioiden kanssa sekä yksityisellä että julkisella sektorilla. Yhteistyö asiakkaidemme kanssa jatkuu usein sen jälkeenkin, kun Teamsin hyödyntäminen organisaatioiden tarpeita vastaavissa ratkaisuissa tulee ajankohtaiseksi.
Kanssamme suunnittelet Teamsin hallitun käyttöönoton alusta loppuun kaikki organisaation tarpeet ja käyttäjät huomioiden.
Henry Scheinin
Johtava konsultti
