Kun sopimushallinta on keskeisessä osassa liiketoimintaa, korostuu toimivien käytäntöjen ja työkalujen merkitys entisestään. Parhaimmassa tapauksessa sopimushallinta tehostaa liiketoimintaa ja pahimmassa tapauksessa se aiheuttaa liiketoiminnalle tarpeettomia riskejä ja jopa tappioita.
Organisaatioissa on yhä käytössään riskialttiita tietokäytäntöjä. Dokumenttiversioita löytyy hajanaisesti työntekijöiden verkkolevyiltä ja sähköposteista. Näissä tilanteissa tietoturvariskin lisäksi sopimustieto siiloutuu ei-toivotulla tavalla, eikä sitä voida täysin hyödyntää koko organisaation sopimushallinnassa, sopimusten elinkaaren hallinnassa, eikä muissa liiketoiminnan prosesseissa.
Ratkaisuja moneen lähtöön
Erilaiset sähköiset järjestelmät tarjoavat ratkaisuja sopimusten elinkaarihallintaan. Tyypillisesti ne tukevat dokumenttien valmistelua ja lähettämistä, arkistointia ja allekirjoitusten keräämistä. Osassa organisaatioita käytetään sopimushallintaan erikoistuneita järjestelmiä, joihin voi hallinnan tukemiseksi luoda prosesseja. Jotkut organisaatiot taas käyttävät dokumentinhallintajärjestelmiä, joissa sopimushallinta on toteutettu lisämoduulina. Vaihtoehtoisesti erilaisiin projektinhallintasoftiin on myös mahdollista määritellä työnkulkumaisia käytäntöjä sopimushallintadokumentteja varten. Lisäksi ratkaisuja on tarjolla myös nopeasti ja vaivattomasti käyttöön otettavina pilvipalveluina.
Vaihtoehtoja ratkaisuille siis löytyy riippuen käyttötarpeesta sekä investoinnin määrästä rahassa ja ajassa mitattuna, mitä organisaatio on valmis projektiin laittamaan. Teknisen järjestelmän käyttöönotto saattaa kuitenkin vaatia infrastruktuuria, kuten esimerkiksi palvelimia ylläpitokustannuksineen, käyttäjien tunnusten luontia ja hallintaa sekä henkilöstön koulutusta. Projektin toteuttajalta saatetaan odottaa suoraan valmista avaimet käteen -ratkaisua eikä halukkuutta aina riitä sovittelemaan ratkaisua organisaation tietoteknisten edellytysten puitteissa, jotta investoidusta ratkaisusta saadaan kaikki hyöty ja teho irti.
Kustannustehokkuutta tutulla teknologialla
Oli ratkaisu mikä tahansa, kustannustehokkuus on hyvä pitää mielessä. Isoilla investoinneilla on paikkansa ja puolensa, kuten myös kevyillä pilviratkaisuilla. Tiesitkö, että jos organisaatiossasi on Office 365 käytössä, niin sinulla on jo sopimushallinnan työkalut käytössäsi?
SharePointiin rakennettu sopimushallinnan ratkaisu on helppo ja yksinkertainen. Työntekijöille jo tuttu toimintaympäristö kokoaa sopimukset yhteen keskitettyyn paikkaan, jossa sopimusten versionhallinta helpottuu ja selkeytyy. Keskitetty yhteisten dokumenttien hallintamalli parantaa sopimusprosessin läpinäkyvyyttä, hallittavuutta ja tietoturvaa sekä sopimustiedon saatavuutta ja saavutettavuutta huomattavasti. Tällöin näkymä sopimusten kokonaistilanteeseen organisaatiotasolla hyödyntää liiketoimintaa muun muassa riskienhallinnan minimoinnissa, talouden suunnittelussa ja toimittajasuhteiden johtamisessa.
Valtaosa suomalaisista keskisuurista ja suurista organisaatioista käyttää Office 365 -tuotteita, ne ovat työntekijöille tuttuja ja helppoja käyttää. Kun tekninen toteutus on jo olemassa, uuden ratkaisun käyttöönotto samassa toimintaympäristössä toteutuu nopeammin ja sujuvammin. Käyttäjiä ei tarvitse laajamittaisesti kouluttaa uuden järjestelmän ylläpitoon, sopimushallinnan prosessiin perehtyminen riittää, eikä panostettu aika ja raha ratkaisua toimittavan kumppanin kanssa kasva yli kipukynnyksen.
Automaatiolla tehostettua sopimushallintaa
Oleellisessa asemassa sopimushallinnassa on myös sopimusten seurannan hallinta, kuten määräpäivät, niiden uusiminen tai päättäminen ja näihin päivämääriin liittyvät herätteet. Microsoftin Power Automatella voidaan luoda työnkulkuja SharePointiin esimerkiksi erilaisille muistutuksille määräpäivistä ja tehtävistä sekä hyväksynnöille ja raportoinnille. SharePoint-pohjainen ratkaisu on helposti laajennettavissa kattamaan myös sähköiset allekirjoitukset hyödyntäen kolmannen osapuolen sähköistä allekirjoitusta tukevaa tuotetta, kuten vaikkapa erinomainen DocuSign.
Kiinteistöalalla toimivalla asiakkaallamme sopimushallinta on toteutettu SharePointissa näkymien avulla. Pääsivun kategoriat uusimmille, seuraavaksi sekä viimeksi vanhentuneille sopimuksille muodostavat käyttäjälle heti käsityksen sopimusten tilasta. Yksi näkymä kertoo kokonaistilanteen ilman yhtäkään klikkausta. Sopimusdokumenttien suodatus kategorioittain, toimittajittain, vastuuhenkilöittäin ja yhtiöittäin helpottaa dokumenttien löydettävyyttä ja hälytysten luonti dokumenteille on vaivattomasti vain parin klikkauksen päässä käyttäjän omalta laitteelta.
Mikäli organisaatiolla on tarvetta työtilalle sopimusdokumenttien hallintaan, Teams tarjoaa helppokäyttöiset työkalut sujuvoittamaan yhteistyötä esimerkiksi eri osastojen välillä.
Metatiedoilla hyöty irti työkaluista
Homman pysyessä simppelinä, on käyttöaste ja käyttäjäystävällisyys myös taattu. Samoilla linjoilla kulkeva dokumenttien hallinnan metatietokäsittelyn periaate pätee sopimusdokumenttien hallinnassa vielä enemmän kuin missään muualla: dokumenttien metatietojen hallinnan on oltava mahdollisimman kattavaa, mutta automaattista. Mikäli tietotekninen ratkaisu edellyttää paljon metatietoja, sääntöjä ja riippuvuuksia, ei lopputulos välttämättä ole kaikista käyttäjäystävällisin eikä ratkaisu lopulta palvele tavoitettaan käytön muodostuessa liian monimutkaiseksi.
Toimivat käytännöt teknisen ratkaisun tueksi
Joskus sopimushallintajärjestelmän käyttöönottoprojekteissa vallitsee työkalukeskeinen ajattelutapa eikä sopimushallintaa tukeviin prosesseihin välttämättä kiinnitetä tarpeeksi huomiota. Teknisen ratkaisun tulisi tukea sopimustenhallintaprosessia ja toimivien sekä yhtenäisten toimintamallien tulisi taas tukea sopimushallintajärjestelmän tehokasta käyttöä. Sopimusasioiden parissa työskentelevien tulee esimerkiksi tietää, mitä sopimukselle tehdään sen jälkeen, kun se on allekirjoitettu. Sopimushallintajärjestelmää hankkiessa onkin tärkeää muistaa jo projektin alusta lähtien määrittää ja tarvittaessa kehittää niin prosesseja, toimintamalleja kuin metatiedon hallintamallia.
Oletko etsimässä nopeaa, helppoa ja kustannustehokasta ratkaisua organisaationne sopimushallintaprosessin tueksi? Ota yhteyttä, demoamme ratkaisuamme mielellämme!
