Microsoft Project for the web tar projektledning till en ny nivå genom att ansluta till Teams och andra Microsoft 365-molntjänster och erbjuda sådana funktioner som färdplaner, uppgiftssamband och olika visuella översikter.

Projektledning underlättades avsevärt när Microsoft lanserade det nya Project, dvs. Project for the web (PftW) som en del av sitt produktutbud för molntjänster 2019. Efter det har Microsoft utvecklat Project for the web-miljön kontinuerligt för att göra den ännu mer mångsidig utifrån användares önskemål.

Sedan Planner blev tillgänglig i Teams har team och projektgrupper använt sig av dess enkla och lättanvända funktioner för många olika ändamål.

Man kommer dock långt även med Planner när projektledningen endast kräver lätta och informella åtgärder i projektets början och slut. Aktiviteter kan förses med etiketter, prioriteter och uppgiftstilldelningar för att till exempel beskriva arbetsmängden. Det är möjligt att kontrollera hur uppgiften eller projektet fortskrider via mätaren ”Ej påbörjad – Pågår – Slutförd” eller till exempel genom att använda en checklista för uppgifter som utförs i faser.

Uppgiften eller projektet kan kopplas till flera ansvariga personer, en beskrivning samt anteckningar och bilagor. Det går även att lägga till kommentarer, vilket gör att det är lätt att diskutera projektets eller uppgiftens delområden direkt i Planner.

Planner erbjuder alltså de mest grundläggande funktionerna för projektledning. När det finns behov av mer komplexa funktioner erbjuder Project for the web mångsidiga alternativ som även tillgodoser utmanande projektledningsbehov.

Jag rekommenderar att man provar det mycket lättanvända Project for the web, som underlättar hantering av både projekt som helhet och ömsesidigt relaterade uppgifter. Project for the web är ett verktyg för de projektledare och teammedlemmar som inte nödvändigtvis har behov av omfattande projektledningsmetoder, såsom PRINCE2 och PMP (Project Management Professional).

Microsoft Project for the web underlättar projektledning

Microsoft Project for the web är ett ytterst praktiskt verktyg för projektledning, som är lätt och snabbt att börja använda. Verktygets funktioner erbjuder mångsidiga alternativ för helhetsorienterad projektledning av såväl projektledare som projektdeltagare.

Nedan är en översikt över egenskaperna och funktionerna hos Planner, Project for the web samt Project Online-webbapplikationen och Project Online-skrivbordsapplikationen:

Project for the web visualiserar information som är central för projektledningen

Visuella översikter är den självklara styrkan hos Project for the web, och gör det enkelt och snabbt att använda programmet och behandla den information som presenteras. Project for the web erbjuder nämligen en omfattande lista med olika vyer, samt grafiska och övriga indikatorer för att underlätta projektledningen:

• Med den visuella tavelvyn kan du förbättra uppföljningen av uppgifternas och projektets förlopp genom att använda färdiga och anpassningsbara uppgiftstavlor.
• Samband mellan uppgifter kan även granskas visuellt.
• Rutnätsvyn används för hierarkisk hantering av uppgifter vid projektplanering.
• Visuella och interaktiva milstolpar åskådliggör projektets och uppgifternas förlopp.
• Startsidan för projekt ger en översikt över de projekt som du har arbetat med nyligen. Där syns även de projekt som har hög prioritet.
• Schemaläggning av uppgifter gör det möjligt att skapa ett exakt schema över projektets deadline med hjälp av start- och slutdatum, arbetsmängder och samband.
• Med en hierarkisk tidslinjevy enligt Gantt-schema kan projektets deadline, uppgifter och de samband som råder mellan dessa granskas och åskådliggöras visuellt.
• Sammanfattningsaktiviteter underlättar planering, hantering och uppföljning av olika faser och leveranser.
• Färdplaner i portföljvy gör det lättare att bilda en uppfattning av hur strategiska och övriga projekt utvecklas.

Projektledning som en del av Microsoft 365-tjänsterna

Project for the web har utvecklats på Power Platform-plattformen, vilket innebär att anpassade applikationer kan implementeras enkelt. Det går till exempel att skapa mobilapplikationer med Power Apps genom att utnyttja Project for the webs data som lagras i common data model-databasen i Microsoft Dataverse. Det är även möjligt att genomföra rapportering med PowerBI och skapa automatiska arbetsflöden med Power Automate.

Att ansluta Project for the web med andra Microsoft-molntjänster som Teams erbjuder ett antal möjligheter för att använda de olika verktygens funktioner i projektarbetet. Det faktum att PftW hör till Microsoft 365:s molntjänster och Office 365-gruppernas ekosystem gör det mycket lättare att hantera information och dokument som kan integreras i Teams.

Det finns många möjligheter att effektivisera projektledningen och användningen av Teams, till exempel:

• Projekt och färdplaner på teamnivå kan skapas enkelt i Teams
• Project for the web kan läggas till som en app i Teams-gruppens flik
• Teams-kanaler, mappstrukturer och dokumentmallar för projektfaserna kan skapas i projektets början

Fördelar och nackdelar med Project for the web

Project for the web erbjuder många egenskaper och funktioner som kan användas vid projektarbete, utöver Teams-integrering och Microsoft 365-molntjänsternas ekosystem, såsom:

+ Ett webbläsarbaserat användargränssnitt som möjliggör självständigt eller gruppbaserat arbete oberoende av tid, plats och enhet.
+ Visuella översikter, i synnerhet tidslinjevyn och aktivitetssamband som hjälper att åskådliggöra och hantera projektet som helhet.
+ En funktion för samtidig redigering som gör det möjligt för olika projektdeltagare och övriga intressenter att redigera och uppdatera uppgiftslistor och projektscheman samtidigt.

Du bör dock vara uppmärksam på vissa saker om du överväger att skaffa Project for the web:

– Användarlicenser för Project for the web omfattar användarbehörighet för PowerApps-projektlistan. Om det finns behov av att integrera information i projektmiljön med andra system bör du kontrollera licenskraven, t.ex. för Power Apps-, Power Automate och Power BI-licenser.

– Användare utanför organisationen har tills vidare inte tillgång till projekt och uppgifter i Project for the web.

Genom att ha informationen och verktygen som är centrala för projektledningen tillgängliga via andra Microsoft 365-program i en välbekant miljö kan du spara tid.

Om organisationen inte har fastställt enhetliga rutiner för projektledningsmetoder och verktygsanvändning kan lösningarna för projektledningen specialanpassas för organisationens egna behov, exempelvis med hjälp av Teams och Power Platform.

Läs våra kundberättelser:

HRT och Solu Digital: Verktyg för en transparent projektkultur och projektmetodik

HRM och Solu Digital: Hantera projekt och uppgifter med Investeringsfönstret

Byggnadsföretaget Lapti Oy och Solu Digital: Hantera kundrelationer och kundprojekt

Du kan även kontakta mig eller mina kollegor, om du har frågor om lösningar för projektledning!

Mikko Sorsa
Seniorkonsult, partner