Genom att centrera hanteringen av dokumentmallar med hjälp av hanteringsapplikationen för dokumentmallar blir praxisen för dokumenthantering mer enhetlig. Samtidigt underlättas delandet av mallarna till Teams-grupper och SharePoint-webbplatser.
Dokumenthantering som baseras på dokumentmallar och användning av metadata effektiviserar arbetet med olika dokument som kontrakt, offerter och projektdokument. Dokumentmallarnas centrerade hantering och distribution till Teams-grupper eller SharePoints gruppwebbplatser på Microsoft 365 -plattformen kan vara utmanande.
Med hjälp av applikationen för dokumentmallarnas centrerade hantering kan man lösa dessa utmaningar och lyckat dela dokumentmallarna till grupper och webbplatser.
Dokumentmallarna – till exempel en färdig dokumentmall i en Word-, Excel- eller PowerPoint-fil – kan innehålla element som följer företagets brand image, som enhetliga sidhuvuden och -fötter, taggar och andra grafiska element samt typografi. Dessutom kan de innehålla metadata som lagras i SharePoints kolumner.
Med hjälp av dokumentmallens kontrollobjekt kan metadata användas även i själva dokumentets innehåll. Exempel på metadata:
- Dokumenttyper – som till exempel kontrakt, offert, projektplan eller protokoll
- Projektets namn och/eller nummer
- Process eller processfas
- Namn på person, som till exempel projektchef
- Namn på kund eller ID-information
- Kostnadsplats, affärsenhet och så vidare.
Med hjälp av applikationen för centrerad hantering av dokumentmallar kan du uppdatera dokumentmallarnas egenskaper centrerat och på din arbetsplats genast ta i bruk förändringar som gjorts i mallarna.
Användningen av metadata borde vara så omfattande som möjligt, men samtidigt automatiskt, så att kompletteringen av den inte förblir en jobbig uppgift för dokumentförfattaren och metadatats riktighet helt på hens ansvar. Applikationen för centrerad hantering av dokumentmallar garanterar att det nya dokumentet varje gång innehåller de nödvändiga förinställda värdena för metadata och underlättar skapandet av dokument.
Möjligheterna är oändliga i användningen av dokumentmetadata. Med hjälp av automatiskt definierade metadata får din organisation struktur, sökbarhet och aktualitet till sitt dokumentdata.
Förbättra organisationens produktivitet kostnadseffektivt:
- Rätt information vid rätt tidpunkt.
- Metadata hjälper till att hitta den information du söker – lätt och snabbt.
- Effektivare arbete och spara tid genom att minska det manuella arbetet.
- En lätt automationslösning förenhetligar arbetet med dokument då du använder Microsoft Teams eller SharePoint.
- Förbättra datakvaliteten och minska felen som orsakas av manuellt arbete.
- Metadata som definieras utifrån organisationens datapraxis försäkrar att all nödvändig information finns i varje dokument som använder dokumentmallar.
Ta i bruk dokumentautomation flexibelt efter behov
Vi implementerar lösningen för automatisering av dokument som en helhet som möter behoven i din organisation, och enligt olika steg:
- Identifiering av behov för hantering av dokumentmallar och definition av praxis
- Identifiering av dokumentmallar och stöd för deras framställning
- Möjlig definition av automatiskt slutförande av kontrollobjekt för dokumentinnehåll och implementering av detta med Power Automate -arbetsflödet
- Stöd för provanvändningen av lösningen
- Driftsättning
- Utbildningar eller workshops för effektiv användning av verktyget
Implementeringen av verktyget är snabbt och smidigt med stöd från Solu Digitals experter. Vi har en gedigen erfarenhet och kunnande inom dokumenthantering.
Gör dokumenthanteringen inom projekt automatiserad med Solu 365® -verktyget
Våra kundberättelser:
- HRT och Solu Digital: Verktyg för en transparent projektkultur och -metod
- HRM och Solu Digital: Hantera projekt och uppgifter med Investeringsfönstret
- Rakennusliike Lapti Oy och Solu Digital: Hantera kundrelationer och kundprojekt
- Transmeri och Solu Digital: Införande av både Sharepoint Online och Power Platform som ett sömlöst stöd i de anställdas vardag
- Fackförbundet Pro och Solu Digital: Solu 365® gör grupparbetet smidigare genom att effektivisera kommunikationen och dokumenthanteringen
- Panostaja och Solu Digital – Solu 365® gav organisationen, som ägnar sig åt mobilt arbete, en smidig kommunikationsplattform och dokumenthantering
- Scania och Solu Digital: Effektivitet i verksamheten med de lättanvända lösningarna från Microsoft SharePoint, Power BI, Power Apps, Teams och Solu 365®
Vill du veta mer om automatisering av dokumentmallar?
Kontakta Henry:
Henry Scheinin
Managing Consultant, Partner
040 545 5448
henry.scheinin@soludigital.fi
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Prenumerera på en sammanfattning av våra expertartiklar på engelska direkt i din e-post en gång i månaden.
