Nya lösningen för projekthantering och tidsregistrering underlättar arbetet och sparar tid
SSAB är ett nordiskt och amerikanskt stålbolag som levererar höghållfasta stålprodukter och relaterade tjänster över hela världen.
Koncernen som verkat i över 130 år har produktionsanläggningar i Sverige, Finland och USA, med en sammanlagd årlig produktionskapacitet på stål på cirka 8,8 miljoner ton. SSAB påbörjade år 2021 produktionen av fossilfritt stål, vars produktion förs vidare i företaget.
I Finland har SSAB många slags projekt på gång både i produktionsanläggningarna och även på organisationens IT-avdelning. Projektledningen har pågått med Microsoft Project-verktyget i tjugo år. Behovet av att byta till ett nytt verktyg blev en aktuell sak då när Microsofts stöd för Projects datasäkerhet upphörde.
Projektverktyget för behoven på flera avdelningar
Målet var att hitta ett liknande webbläsarbaserat system för projekthantering och timregistreringar och som skulle vara lätt att använda. SSAB vände sig till Solu Digital, som samarbetet nu pågått med under det senaste årtiondet. Arbetssättet och behoven inom organisationen var bekanta från användningen av det tidigare systemet.
”Vi fick en bra presentation angående detta nya Microsoft Project for the Web och om verktyget för tidsregistrering och godkännande, samt om hur rapporteringen kan implementeras i vårt företag för timrapporteringens och kostnadskontrollens del”, säger Lauri Eskola, Application Manager från SSAB:s IT-avdelning.
Den nya lösningen har en bred användarbas, eftersom finska SSAB har cirka 600 timregistrerare och närmare hundra projekt- och arbetsledare.
Användningen av verktyget varierar mellan de olika användargrupperna: på IT-avdelningen arbetar man med projekt i cykler, medan fabriksavdelningarna använder projekthanterings- och tidsregistreringssystemet mer i sina offentligt finansierade projekt. Dessutom använder organisationens faktureringsavdelning verktyget för att styra kostnader till rätt plats.
Projektarbete gjort lätt
”Speciellt ur fabrikernas synvinkel har man där gillat att den nuvarande webläsarbaserade Project for the Web och timregistreringssidan i sig själv samt timgodkännandet har varit mycket användarvänligare, och då är tröskeln för att lära sig systemet lägre”, konstaterar Lauri.
Att starta ett projekt i systemet, lägga till personer och uppgifter i projektet och hantera projektteammedlemmarna i själva projektet har gjort projektledarnas arbete enklare och snabbare. Ett separat tillstånd för att lägga till personer i ett projekt behövs inte längre, eftersom användarnas användarkonton redan är anslutna till andra Microsoft M365-program.
Skapandet av tidsregistreringsobjekt för människor görs automatiskt med hjälp av projektinformationen som lagts till i Project for the Web. Enligt Lauri har användarnas liv blivit enklare då de nu själva kan hantera tidsregistreringsvyn genom att lägga till eller ta bort uppgifter från vyn. Den automatiska godkännandeprocessen av timregistreringar som används av faktureringsavdelningen sparar tid ur administrativ synvinkel.
”Det här nya verktyget är mycket mer användarvänligt ur både projektledarens och tidsregistratorns synvinkel – man behöver inte kämpa med det och sätta mycket tid på det, utan man kan fokusera på att registrera in timmar och det riktiga arbetet.”
”Det här nya verktyget är mycket mer användarvänligt ur både projektledarens och tidsregistratorns synvinkel – man behöver inte kämpa med det och sätta mycket tid på det, utan man kan fokusera på att registrera in timmar och det riktiga arbetet.”
Lauri Eskola
Application Manager, SSAB:s IT-avdelning
Uppdaterad och snabb rapportering
I Project for the Web kan du skapa anpassade datafält för projektets bakgrundsinformation, till exempel information om kostnadsställen. Informationen är till nytta i rapportering, vilket gör det ännu enklare att skapa rapporter med Power BI-verktyget.
”Vi sparar tid också på det sättet att eftersom vi tidigare fick mycket feedback om att rapportproduktion varit jobbigt då projekten för hand skulle väljas från en lång lista som man gick igenom.”
Lauri Eskola
Application Manager, SSAB:s IT-avdelning
Jämfört med det tidigare systemet ger rapporter skapade med Power BI snabbare uppdaterad information, som kan vidarebefordras till arbetsledare för administrativa behov samt till övervakningen.
Det långvariga samarbetet växer
”Det bästa med det här projektet har nog varit samarbetet med Mikko Sorsa. Att se i en person att den klart gjort detta tidigare och att den i förväg redan vet våra behov, kan lyssna till vad vi har att säga och för saker vidare”, tackar Lauri.
Implementeringen av verktyget fortsätter än, eftersom det finns planer om att utvidga dess bruk till personalen i fabrikerna i Sverige.
”Jag kan rekommendera Solu Digital, eftersom det hela helt enkelt fungerar. Det är en stor sak att kunna lita på att den andra parten gör sitt jobb och sin andel.”
Lauri Eskola
Application Manager, SSAB:s IT-avdelning
Ladda ner projekthanteringsguiden
Ladda ner vår guide för smidig hantering av projekt och gör projektarbetet inom din organisation enklare. Var vänlig och lämna dina kontaktuppgifter så skickar vi guiden till din e-post.
