Verktyg för en transparent projektkultur och -metod
Helsingforsregionens trafik (HRT) är en samkommun, som erbjuder kollektivtrafik samt utvecklar en fungerande transporthelhet. Dagligen stiger över en miljon och årligen över 370 miljoner människor på kollektivtrafik anordnad av HRT. Under vardagar uppgår avgångarna sammanlagt till över 25 000, med fler än 300 linjer. HRT:s medlemskommuner är Helsingfors, Esbo, Vanda, Grankulla, Kervo, Kyrkslätt och Sibbo samt Sjundeå och Tusby som gick med 2018.
Ta kontroll över helheten med smidig portföljhantering
Hösten 2017 började HRT utveckla projektledningsverktygen för att förbättra informationsflödet som en del av en bredare förnyelse av projektmetoder. Hanteringen av projekt och aktiviteter var utmanande på grund av deras mängd, och man ville ha en förbättrad helhetsöversikt och transparens för projekten och deras beroenden. HRT har berättat om förnyelsens resultat bland annat på 2018 års Projektipäivät.
”Vi valde Solu Digital som leverantör för att företaget har visat sig vara mycket tillförlitliga vad gäller genomförande av smidiga projekthanteringssystem.”
Seppo Perkiö
Dataadministrationschef, HRT
Nya verktyg behövdes för att stödja den nya projektmetoden och -kulturen och för jämn kvalitet vid genomförande av projekt, så att helheten och dess hantering, ledning och kommunikation hålls under kontroll. Dessutom skulle lösningen vara ett verktyg som är tillräckligt lätt och enkelt att använda i slutanvändarens vardag samt möjliggöra fortsatt utveckling av verksamhetskulturen.
Läs mer om Solu Digitals projektportfölj
En lösning som utvecklas tillsammans med kulturen
Projektportföljshanteringssystemet byggdes på Sharepoint som en egen applikation med en egen databank, som kommunicerar med andra system. För användaren var slutresultatet en enkel och lättanvänd webbplats där man kan se en översikt över alla projekt och deras status.
”Vi ville ha en lösning som vi kan vidareutveckla och föra framåt i och med att vår verksamhetskultur utvecklas.”
Vesa Suomalainen
Tekniklösningar och projektkontor, HRT
Vyn som erbjuds är användbar både vid styrning av projektet och vid presentation av projektet för den övriga organisationen. Dessutom har varje HRT-anställd möjlighet att granska vilken sorts projekt som för tillfället är igång, hur de framskrider och vilka resurser som har tilldelats till dem. Detta har ökat transparensen i organisationen och är en stor förändring jämfört med den tidigare projektkulturen där informationen om projektet i första hand hölls inom projektteamet. Varje anställd som har en utvecklingsidé kan också skapa egna projektförslag och följa hur idén har förädlats i utvecklingsprocessen.
“Personalen tycker om att de har en vy över hela organisationens utveckling.”
Vesa Suomalainen
Tekniklösningar och projektkontor, HRT
Projektvy som stöder vardagsverksamheten
HRT har nu ett enkelt verktyg till sitt förfogande för hantering av den övre nivån som både stöder projektledare och främjar informationsgången inom organisationen. Man kan styra verksamheten bättre än tidigare, de som arbetar med utveckling kan koncentrera sig på projekt och hela personalen har en översikt över verksamheten. Därför kan användningen av personalresurser, tid och budget i projekt planeras bättre än tidigare.
”Expertresurserna har utnyttjats bättre, och det blir inga dubbelbokningar utan alla kan bättre koncentrera sig på att göra sitt eget arbete.”
Vesa Suomalainen
Tekniklösningar och projektkontor, HRT
Användningen av projektportföljshanteringssystemet utvidgades till att täcka uppföljning av investeringar och upphandlingar på samma plattform och genomförande. På så sätt får man investeringarna att stödja verksamhets- och budgetplanering bättre än tidigare.
Seppo Perkiö
Dataadministrationschef
&
Vesa Suomalainen
Tekniklösningar och projektkontor
Ladda ner projekthanteringsguiden
Ladda ner vår guide för smidig hantering av projekt och gör projektarbetet inom din organisation enklare. Var vänlig och lämna dina kontaktuppgifter så skickar vi guiden till din e-post.
