Inköpsportföljen som fungerar på Microsoft 365-plattformen tryggar korrekta inköp och utgiftsspårning
Business Finland är en offentlig finländsk aktör som erbjuder innovationsfinansiering och internationaliseringstjänster. Organisationen främjar turism och investeringar i Finland och sysselsätter 600 experter i 40 olika kontor runtom i världen och på 16 byråer i Finland.
Verktyg för inköp enligt lag och budget
I likhet med andra offentliga förvaltningsaktörer verkar Business Finland inom ramen för upphandlingslagen och annan lagstiftning då de ber om anbud för sina organisationsinköp på nationell och EU-nivå. Då man använder offentliga medel är lagenliga anbudsinköp allt medan man håller sig inom budgetramarna och tidtabellen kritiska faktorer i organisationens projektverksamhet.
Inköpsportföljen som matchades med Business Finlands behov möter många krav som inköp relaterade till Business Finlands projekt ställer, från korrekta procedurer till spårning av utgifter.
”Vi har inköpsexperter, men var och en hade en aningen egen stil och eget sätt att göra saker, så informationen fanns på flera olika ställen”, berättar Kristian Hartikainen, Senior Advisor från Business Finlands inköpsavdelning.
”Nu har vi ett verktyg och ett ställe där all den här inköpsinformationen finns – från planeringen av inköp till slutet av avtalsperioden.”
Kristian Hartikainen
Senior Advisor, Business Finland
Med hjälp av inköpsportföljen strävar man inom Business Finlands inköpsverksamhet att garantera att ett inköp inte misslyckas på grund av en formalitet, ett oklart uppdrag eller för att man gjort en felbedömning gällande inköpets värdestorlek i euro.
Inköpsportföljen håller Business Finlands inköp under kontroll
Inköpsportföljen som fungerar i Microsoft 365-miljön används av Business Finland som ett gemensamt verktyg för både affärsenheten och inköpsverksamheten.
Då rätt procedursätt väljs för ett inköp, kan man kan försäkra sig om att inköpet får goda samarbetspartners och anbud. Inköpsportföljen fungerar som ett projektverktyg och en juridisk assistent, och med hjälp av procedurberoende framsteg och gateway-frågor under procedurens faser kan inköpsverksamheten garantera att inköpen görs korrekt och enligt lagen.
”Vi kan i god tid före räkna ut när nya anbudsförfrågan måsta skickas ut. Det totala värdet får inte överskridas och vi måste också se till att upphandlingslagen följs”, klargör Kristian.
”Vi har många olika rutiner inom offentliga inköp, så vi måste kunna hantera olika rutiner via portföljen så bra som möjligt.”
Kristian Hartikainen
Senior Advisor, Business Finland
Lyckade offentliga inköp från början till slut
Affärsenheten vid Business Finland registrerar inköpsbehoven med Nytt inköp-formuläret och utifrån dess information förbereder och verifierar inköpsavdelningen informationen och de nödvändiga åtgärderna i detalj gällande inköpet. På så sätt kan man försäkra sig om att inköpet kommer i gång på rätt sätt från första början.
Inköpet överförs från affärsenheten till inköpsavdelningen då informationen i formuläret sparas som ett nytt inköp i inköpsplanerna. Inköpsexperterna kontrollerar basinformationen i inköpsplanen, det vill säga det ännu obehandlade inköpsbehovet, så att man kan försäkra sig om att man nu kan gå vidare med inköpet.
Inköpets procedursätt bestämmer faserna för inköpets avancerande – finns det till exempel en publicering av en deltagandebegäran eller handläggning av ansökningar, eller gäller i fallet ett lättare förfarande där anbudsförfrågan skickas och efter att man fått svar kan inköpet genast påbörjas.
Varje inköpsfas, som beror på inköpets procedursätt, har sin egen serie frågor. Inköpet går vidare till nästa steg endast genom att frågorna genomförs. Med hjälp av svaren säkerställs att inga uppgifter eller åtgärder glöms bort under inköpets olika faser och att inköpet går enligt lag och tidtabell.
Då anbuden kommit in och man valt samarbetspartner, avancerar inköpet i inköpsportföljen till fasen för avtalsperiod. Under avtalsperiodfasen följer inköpsavdelningen projektet och inköpets utgifter. I projektportföljens Ekonomi-flik samlas information om Business Finlands system för inköpsfakturor och med inköpets ärendenummer om de kostnader som uppstått under inköpets livscykel.
Organisationsledningen och inköpsavdelningen får bred information om enskilda inköp och om helheten från inköpsportföljens Power BI-rapporter.
Det nya verktyget minskar på det manuella arbetet
Innan verktyget togs i bruk sköttes registreringen av inköpsbehov och inköpens planering samt förberedande manuellt med olika sorters Excel, beräkningar och rapporter. För utgiftsspårning fick inköpsavdelningen be ekonomiadministrationen räkna ut var varje enskilt inköp låg på gällande utgifter, vilket sysselsatte flera personer under en stor del av arbetstiden.
”På Business Finland gör vi i vårt inköpsteam omkring 300–400 inköp årligen. Vi har under de senaste åren använt cirka 50–60 miljoner euro per år till inköp,” förklarar Kristian.
”Sådana förvärv skulle inte kunna hanteras, planeras eller strategiskt administreras rätt utan inköpsportföljen.”
Utvecklingen av projektportföljen fortsätter i samarbete med Solu Digital så att den också i fortsättningen ska kunna tjäna framtidens blivande behov och fortsättningsvis underlätta förvärvsarbetet för Business Finlands experter.
”Det bästa i detta samarbete har säkerligen varit adaptiviteten. Solu Digital har varit förvånansvärt flexibel. Då vi haft bråttom och många anbudsförfaranden ständigt på gång har vi samtidigt ändå lyckats utveckla inköpsportföljen.”
Kristian Hartikainen
Senior Advisor, Business Finland
