För att leveransen av en teknisk lösning med sina olika behov skall lyckas, organisationen bör ha en genomgripande strategi för bruktagning och intern service.
Digitaliseringen av affärsprocesser och dess betydelse blir ännu mer centralt när distans- och hybridarbete blir det nya normala. Förutsättningarna för smidigt distans- och hybridarbete har studerats aktivt under det senaste året av olika aktörer, till exempel Microsoft och Capgemini.
Båda studierna visar att produktiviteten antingen har förblivit oförändrad eller ökat, och att fördelarna med distansarbete har kunnat bekräftas. Enligt Capgemini-studien ökade de anställdas produktivitet med 63 % på grund av tidsbesparing på pendling, flexibla arbetstider och kraftfulla verktyg som stödjer virtuellt arbete.
Förtroende och gemenskap är grundläggande för distans- och hybridarbete
Undersökningarna från Microsoft och Capgemini avslöjade också nackdelar med distansarbete. Många chefer och anställda kände att det var den största utmaningen att upprätthålla och säkerställa en stark företagskultur.
Att samarbeta och hantera känslan av att vara instängd och isolerad har också varit stora utmaningar under distansarbete. Enligt Capgeminis globala studie, fritt översatt, ”Framtidens arbete: från distans till hybrid” betraktar anställda i allt högre grad arbetsplatsen som ett centrum för gemenskap och samarbete. De betraktar den också som en plats man inte vill vistas på varje dag.
Dessa faktorer innebär nya mål och utmaningar för organisationer för att kommunikation och samarbete och informationsflöde på arbetsplatsen och på distans ska fungera mellan anställda i hela organisationen.
Teams och andra Microsoft 365-tjänster erbjuder effektiva arbetsförhållanden, ett transparent och öppet samarbete, ökad tillit och inkludering och en känsla av samhörighet som organisationer behöver just nu. Med molntjänster, ständiga förbättringar och sökandet efter fördelar genom snabb utveckling kan även långsiktiga produktivitetsvinster uppnås.
Användarna står i centrum för verktygsimplementering och tjänstens strategi
Implementering och smidig användning av molntjänster genom ständig utveckling av de anställdas färdigheter kan lösas genom utbildning och konsulttjänster. För framgångsrik leverans av en teknisk lösning på olika behov av förändrade arbetsmetoder måste dock organisationen fundera igenom en övergripande strategi för implementering och utveckling av tjänsten.
En sådan strategi och en framgångsrik implementering bygger på en grundlig kartläggning och lägesanalys av:
- Organisationens behov, problem och mål med stödjande processer för distansarbete och digitalisering
- Slutanvändarnas verkliga behov och smärtpunkter i användningen av verktyg, IT-kompetensnivå och önskade utbildnings- och instruktionsmetoder.
Samarbete med viktiga intressenter som har identifierats i organisationen, till exempel tidiga användare med teknisk sakkunskap, är också en viktig del i de strategiska åtgärderna.
I det här fallet baseras ansträngningarna enligt organisationens mål på etablerade arbetssätt och feedback och utvecklingen av aktiviteter på uppföljning av nyckelindikatorer, som implementeras i organisationen genom kontinuerlig kommunikation och utbildningsaktiviteter.
Kommunikation ökar förståelsen för och tryggheten i förändringar
Till exempel har inte alla lust eller vilja att lära sig ett nytt verktyg omgående utan att förstå syftet och fördelarna med verktyget eller vilken vision organisationen strävar efter med det nya verktyget. En sådan motivering understryker ytterligare vikten av öppen kommunikation i rätt tid för att förändringar i organisationskulturen och engagemang av personalen ska kunna hanteras framgångsrikt.
Ju mer en organisation kommunicerar och arbetar transparent och öppet under den högsta ledningen, desto lättare utvecklar de anställda tillit till förändrade förhållanden och arbetssätt.
För övergång till en ny verksamhetsmodell krävs verkligen att de anställda engagerar sig i förändringen. Både arbetsgivare och anställda måste också vilja skapa en mer flexibel organisationskultur som gynnar båda parter.
Framgångsrik implementering av verktyg och smidiga verksamhetsmodeller som delar av organisationens dagliga arbete
Ibland implementerar organisationer verktyg utan att ta ställning till hur och i vilka sammanhang verktygen ska användas. Om implementering och användning inte planeras, dokumenteras och överförs tillräckligt aktivt i organisationen, kommer investeringen inte att ge avsedd avkastning.
För att införliva det nya verktyget, med dess olika brister och utvecklingsbehov, sömlöst som en naturlig del i varje anställds arbetsdag krävs därför:
- Gemensamma och konsekvent tillämpade arbetssätt.
- Dokumenterade riktlinjer och annat stödmaterial.
- Behovsbaserad utbildning efter varje användares kompetensnivå.
- Kontinuerlig kommunikation relaterad till implementering och konsolidering av den tekniska lösningen och relaterade driftsmetoder som en del av organisationens arbetskultur och dagliga arbetsmetoder.
- Data och intressentfeedback-driven förändringshantering med tydliga roller och ansvarsområden i hela organisationen. Implementering av ett verktyg som Microsoft Teams, för att inte tala om enbart SharePoint, är inte bara ett IT-projekt, utan involverar vanligtvis flera parter, som HR, kommunikation och ledningsgrupper.
När gemensamma mål, arbetsriktlinjer och resurser är kända och tillgängliga för alla är det lättare för alla att förstå och ha förtroende för det rådande ramverket som stöd i det dagliga arbetet, både när det gäller verktyg och arbetssätt.
Vilma Lindell
Konsult
