Projektien hallinta helpottuu tavoitejohtamisen OKR-mallilla ja Viva Goalsilla, tuoden läpinäkyvyyttä ja selkeyttä projektityöskentelyyn ja toimintatapoihin.

OKR-malli (objectives and key results) on tunnettu strategisesta johtamisesta puhuttaessa, mutta saman mallin hyödyntäminen projektinhallinnassa tuo yhtä lailla huomattavia hyötyjä. Tavoitejohtamisen mallina OKR lähentää organisaation strategisia tavoitteita sekä tavoitteisiin sidottua operatiivista toimintaa keskenään.

OKR-malli koostuu kahdesta osasta:

• laadullisista tavoitteista, eli yhteisistä ja läpinäkyvistä päämääristä, joita kohti arjessa työskennellään, sekä
• määrällisistä avaintuloksista, joita seurataan säännöllisesti.

Johdolta tulevien strategian ja tavoitteiden ollessa selkeät sekä niiden mukaisiin tuloksiin pyrkivien projektien ja tehtävien ollessa linjassa keskenään, OKR-mallin mukainen toiminta voi hyödyntää koko henkilöstön osaamispotentiaalia läpinäkyvästi.

OKR-malli tavoitejohtamiseen

OKR-malli on erinomainen työkalu strategian toteutuksen johtamiseen. Sen avulla organisaation strategian toimeenpano on linjassa strategisten tavoitteiden kanssa. Tällöin jokaisen tiimin ja työntekijän käytännön tekeminen on suoraan sidoksissa yhdessä asetettuihin tavoitteisiin.

Johdon asettamien strategisten tavoitteiden jälkeen toimintojen sekä tiimien omien tavoitteiden asetanta ja tavoitteisiin pyrkivien avaintulosten määrittely tapahtuu yksiköiden ja tiimien toimesta. Tällöin jokaisen työntekijän tulisi tietää mitä tehdään ja miten yhteisien yritystason tavoitteiden saavuttamista edistetään.

Myös omaan työhön liittyvä vastuunkanto ja itsenäinen päätöksenteko toimivat motivaattoreina edistämään tuloksia.

Tavoitejohtamisen OKR-malli mahdollistaa myös organisaation yhteisien toimintatapojen yhtenäistämisen ja selkeyttämisen varmistaakseen, että käytännön tekeminen kohti yhteistä päämäärää on yhtenäisempää.

Läpinäkyvää projektijohtamista OKR-mallilla

Jotta OKR-malli toimii sen tarkoituksen mukaisesti, strategian lisäksi myös tavoitteista niin projekti- kuin organisaatiotasolla on viestittävä läpinäkyvästi, selkeästi ja ymmärrettävästi koko organisaation laajuisesti.

Läpinäkyvän viestimisen lisäksi myös tavoitteiden asetanta ja seuranta ovat OKR-mallissa läpinäkyvää. Projektin tavoitteiden ja avaintulosten selkeä linjaus toimii lähtökohtana OKR-mallia hyödyntävässä projektityössä.

Kun tiimit voivat nähdä toistensa tavoitteet ja avaintulokset, voivat ne tarvittaessa yhdenmukaistaa omia tavoitteitaan toiminnassaan tukeakseen yhteistä päämäärää. Tavoitteiden seuranta läpinäkyvästi koko organisaation osalta auttaa työntekijöitä ymmärtämään oman työn vaikutukset.

Avaintuloksia seurataan säännöllisesti viikko-, kuukausi- ja kvartaalitasolla palavereissa, jotka toimivat lyhyinä iteraatio- ja palautekierroksina. Palavereissa jaetaan kokemuksia ja arvioidaan sekä todennetaan tuloksiin pyrkivien toimenpiteiden toimivuutta. Säännölliset palaverit auttavat myös tunnistamaan mahdolliset esteet ja hidasteet projektien etenemisen sekä tulosten saavuttamisen osalta.

OKR-mallin avulla kasvua organisaation toimintaan

OKR-malli tähtää virtaustehokkuuteen Lean-filosofian tavoin, pyrkien vähentämään tekemistä, joka ei edistä tavoitteiden saavuttamista edistävien tulosten syntymistä.

OKR-malli tuo useita konkreettisia hyötyjä, kun sitä sovelletaan kunkin organisaation omaan toimintaan mallin käyttötarkoituksen mukaisesti:

• Organisaation selkeämpi toiminta keskittyy edistämään tärkeiden tavoitteiden saavuttamista.
• Koko organisaation toiminta muuttuu yhtenäisemmäksi.
• Organisaatio kehittyy jatkuvan oppimisen kautta läpinäkyvän työskentelyn ja säännöllisen seurannan avulla. Tätä kautta organisaation strateginen kyvykkyys kehittyy myös.
• Koko henkilöstölle selkeät ja läpinäkyvät tavoitteet ja avaintulokset auttavat saavuttamaan tuloksia nopeammin.
• Työntekijän oman työn tulosten ollessa suoraan yhteydessä yhteisen päämäärän saavuttamiseen lisääntyy myös henkilöstön työn merkityksellisyys.

Viva Goals OKR-mallin mukaiseen toimintaan

Microsoftin Viva Goals on tavoitteiden asettamis- ja hallintaratkaisu, joka sovittaa tiimit organisaation strategisten prioriteettien mukaisesti saavuttamaan tuloksia ja auttamaan liiketoimintaa menestymään.

Osana Microsoft Viva -tuoteperhettä, Viva Goals integroituu kokonaisvaltaiseen työntekijäkokemukseen ja antaa ihmisille ja tiimeille mahdollisuuden työskennellä parhaimmillaan missä tahansa sekä saumattoman Teams-integraation että verkkosovelluksen avulla. Selaimella käytettävänä Viva Goalsia voi käyttää erikseen, vaikka muita Microsoftin tuotteita ei olisikaan käytössä.

Tiimikohtaisten tavoitteiden ja avaintulosten asettaminen on helppoa Viva Goalsin avulla. Selkeä näkymä antaa nopeasti kokonaiskuvan tiimin päivittäisestä tekemisestä yhteydessä asetettuihin tavoitteisiin.

Varmista läpinäkyvä tavoiteasetanta organisaation kaikilla tasoilla OKR-hyväksyntätyönkulkujen, organisaatio-, tiimi- ja työntekijäkohtaisten tavoitesivujen sekä kaavionäkymän kanssa.

OKR:n mukaiset projektit ja tehtävät yhdistävät työn ja tulokset keskenään selkeästi ja läpinäkyvästi.

Viva Goalsin dynaamisesti päivittyvät, räätälöitävät ohjausnäkymät sekä tiedot OKR-tavoitteista ja avaintuloksista tarjoavat tilannetietoa reaaliaikaisesta edistymisestä kohti tavoitteita.

Ohjausnäkymien jaettavat linkit auttavat viestimään tiimien edistymisestä läpinäkyvästi ympäri organisaatiota.

Teams-chatin viestilaajennus auttaa rakentamaan vuorovaikutteista keskustelukulttuuria tavoitteiden ympärille. Sen avulla tiimit voivat kommunikoida, tehdä yhteistyötä ja kuitata tavoitteita nopeasti ja helposti.

Strategiatyötä tukevalla työkalulla toteutettu tavoitteiden, avaintulosten ja mittariston selkeä määrittely auttaa menestymään OKR-mallin mukaisessa tavoitejohtamisessa projekteissa sekä koko organisaation tasolla lukuisten konkreettisten hyötyjen muodossa.

Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.