Projektinhallinnassa yhtenäiset toimintatavat ja yhteiset pelisäännöt luovat pohjan menestyvälle projektikulttuurille ja onnistuneille projekteille. Ajan ja käytännön kokemuksen kanssa pala palalta rakentuva projektikulttuuri luo edellytykset menestykselle.
Projektikulttuuri palvelee organisaation tavoitteita tyypillisesti strategisten kehitysprojektien muodossa, joten sen merkitys menestyvän organisaation kasvussa ja kehityksessä on keskeinen.
Organisoidulla projektikulttuurilla ja projektijohtamisella yhtenäisten toimintatapojen ja työkalujen muodossa on erityisen tärkeä rooli projektien onnistumisen kannalta. Tämän ovat osoittaneet useat sadat projektit asiakkaidemme kanssa viimeisen kymmenen vuoden aikana.
Menestyvä projektikulttuuri edellyttää järjestelmällistä lähestymistä organisaation johtamisrakenteisiin ja projektijohtamisen toimintatapoihin; millä tasolla projektijohtamisen osaaminen sekä johdon tuki projekteille on ja kuinka helppoja sekä vaivattomia työkalut ja niitä tukevat toimintatavat ovat.
Projektinhallintaa projektikäsikirjan tukemana
Projektien johtamiseen sekä projektisalkun hallintaan liittyvää toimintaa voi yhtenäistää yhteisillä käytännöillä ja pelisäännöillä, jotka vahvistavat luottamusta ja yhteistyötä eri sidosryhmien välillä. Läpinäkyvämpi projektitoiminta on myös vertailukelpoisempaa ja täten helpompaa kehittää tavoitteita paremmin tukeviksi kaikkien osapuolien kannalta.
Projektikäsikirja mahdollistaa projektikulttuuria tukevien toimintatapojen ja mallien toteutumisen. Käsikirja projektinhallinnan pelisäännöille alkaa muodostua organisaation näköiseksi, kun projektikulttuuriin sisältyviä prosesseja, rooleja ja tehtäviä määritetään ja ne dokumentoidaan.
Projektikäsikirja kertoo, kuinka asioita tehdään koko organisaation tasolla ja mitä toimintatapoja sekä työkaluja projektinhallintaan liittyy. Projektikäsikirjan tehtävä on myös tukea projektinhallinnan työkalujen käyttöä.
Sekä projektikäsikirja että projektinhallinnan työkalu tukevat projektinhallinnan metodiikkaa, mikäli organisaatiossa on sellainen käytössä. Projektikäsikirjaa, pelisääntöjä ja toimintatapoja sekä työkaluja kannattaa miettiä myös siitä näkökulmasta, että kuinka hyvin ne pystyvät palvelemaan kaikkia projektinhallinnan työntekijöitä.
Projektipyramidin tasot eri tarpeineen ja tavoitteineen
Organisaation eri tasoja projektijohtamisessa kuvaa hyvin projektipyramidi, jonka jokaisella tasolla on oma roolinsa, vastuunsa ja tarpeensa. Näiden eri tasojen tekijöiden huomioiminen on merkittävässä roolissa projektinhallintajärjestelmää suunnitellessa ja kehitettäessä teknisesti sekä kulttuurillisesti.
Ylimmälle tasolle eli organisaation johdolle strategisten tavoitteiden ohjaaminen edellyttää helikopteriperspektiiviä ja koko organisaation tasoista näkökulmaa projektityöhön. Ohjatakseen ja hallitakseen projektisalkun toimintaa projektitoimisto tarvitsee työkalun projektien tarkempaan seurantaan helikopteriperspektiivin lisäksi.
Projektipäälliköille työkalu projektin hallintaan, seurantaan ja raportointiin on tärkeässä roolissa projektien eteenpäin viemiseksi. Projektiryhmäläiset pyramidin alimmalla tasolla tarvitsevat työkalun tehtävien, dokumenttien ja tuntikirjausten hallintaan sekä muuhun projektityön suorittamiseen.
Kaikki pyramidin eri tasot ovat tärkeitä projektinhallinnassa. Projektikäsikirja ja projektinhallinnan toimintatavat sekä työkalut auttavat varmistamaan, että kaikkien projektityöläisten tavoitteet toteutuisivat. Jokaisen projektityöläisen tehtävässä pyramidin tasosta riippumatta korostuu oikeiden ja helppokäyttöisten työkalujen, tiedon läpinäkyvyyden ja löydettävyyden sekä avoimen viestinnän merkitys.
Suurin osa projektipyramidin eri tasojen tarpeista ja tavoitteista voi saavuttaa Microsoft Teamsin kaltaisen tietotyön keskuksen avulla. Projektiryhmien luonti Teamsissä on automatisoitavissa esimerkiksi Solu 365 -työkalulla.
Projektiryhmien luontiprosessi yksinkertaistuu, nopeutuu ja tehostuu, kun ryhmä sisältäen oikeat työkalut, kuten ennalta määritetyt malliasiakirjat, kanava- ja tiedostokansiorakenteet ja Planner-tehtäväsäiliöt on perustettavissa parilla klikkauksella.
Projektikulttuuria ei rakenneta päivässä
Oman organisaation tarpeita palvelevan projektikulttuurin ja projektikäsikirjan rakentamisen voi aloittaa käyttämällä projektipyramidia perustana. Kulttuurin muuttaminen järjestäytyneempään suuntaan on iso työ, ja se kannattaakin tehdä hiljalleen paloiteltuna pienempiin osiin ja vaiheisiin.
Ensimmäinen vaihe kannattaa aloittaa kevyesti, jotta ihmiset saadaan innostumaan mukaan muutokseen. Käytettäviä menetelmiä pohtiessa yleensä tarkentuu kuva organisaation projektityöhön liittyvistä tarpeista. Ihmisten opittua uusien toimintatapojen mukaista tekemistä, seuraa usein projektien ja niiden onnistuneen läpiviennin edellyttämien vaiheiden tarkempi tarkastelu.
Tällä tavalla organisaation oma projektikäsikirja alkaa muotoutumaan ja projektikulttuuri kasvaa sekä kehittyy käsikirjan mukana. Projektikäsikirja täydentää ja tarkentaa projektikulttuuriin sisältyviä toimintatapoja projektien johtamiseen ja onnistuneeseen toteutukseen.
Projektinhallinta keskittyykin ihmisten tekemään työhön, jota tulisi tukea helpoilla ja vaivattomilla työkaluilla ja toimintatavoilla. On kuitenkin hyvä muistaa, että projektikulttuurin luominen ja kehittäminen edellyttää pitkäjänteistä ja kärsivällistä muutoksen johtamista käytännön näkökulmasta ja strategisten tavoitteiden tasolla.
Ota yhteyttä tai varaa projektisalkkudemo, niin ratkaisemme projektinhallinnan haasteet yhdessä organisaationne kanssa!
Jari Kyläjärvi
Director, Partner
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
