Projektinhallinnassa on kyse ihmisten tekemästä työstä, joten työkalujen ja toimintatapojen on oltava tarpeeksi helppoja ollakseen hyödyllisiä työntekijöille. Projektityön tehostamiseen löytyy erilaisia pilvipalveluratkaisuja.

Projektinhallinnassa onnistuneelle projektien läpiviennille luo pohjan yhtenäisen ja menestyvän projektikulttuurin kehittäminen. Kulttuurin muodostumiselle ja kasvamiselle ovat yhtä tärkeässä roolissa yhteiset toimintatavat ja niitä tukevat työkalut, kuten kollegani Jari Kyläjärvi kirjoitti aiemmin. Hänen tekstinsä luo hyvän pohjan projektinhallinnan käytäntöjen ja työkalujen syvempään tarkasteluun.

Projektinhallinta pelaa parhaiten yhteisillä pelisäännöillä

Projektien johtamista sekä projektisalkun hallintaa voi yhtenäistää yhteisten käytäntöjen ja pelisääntöjen avulla. Ne vahvistavat luottamusta ja yhteistyötä eri sidosryhmien välillä. Projektitoiminnan ollessa läpinäkyvämpää, on se samalla myös vertailukelpoisempaa. Täten projektityön tavoitteita on helpompi kehittää, jotta ne tukevat kaikkien osapuolien tarpeita paremmin.

Menestyvässä projektikulttuurissa sitoutuneen projektijohdon ja ohjausryhmän tuki tavoitteen ja tarpeen mukaisen projektin läpivientiin on tärkeässä roolissa. Projektitoimintaa ohjaavat yhteisesti määritetyt kriteerit projektin eri vaiheiden valmistumiselle resurssien puitteissa. Ne varmistavat projektien johtamisen yhdenmukaisella tavalla koko organisaation tasolla.

Projektityö tehostuu ylimmästä johdosta aina jokaiseen projektiryhmäläiseen, kun projektit hoidetaan huolellisesti kaikilla organisaation tasoilla. Yhtäaikaisesti projektisalkun johtaminen auttaa varmistamaan, että yhtäaikaiset projektit sekä käytettävissä olevat resurssit ovat tasapainossa.

Toimintatavoilla ja työkaluilla projektit hallintaan

Projektijohtamisen ja projektinhallinnan toiminnan tehokkuus kiteytyvät ihmisten, työkalujen ja prosessien välisiin suhteisiin Operational Excellence -johtamistyylissä. Nämä toisistaan riippuvaiset suhteet muodostavat raamit, joiden sisäpuolelle jää Operational Excellence -tavoitealue. Toimintaa ihmisten, prosessien ja työkalujen osalta optimoidaan jatkuvan parantamisen filosofialla.

Prosessi on tehoton, mikäli ihmisten ja työkalujen toiminta on huonosti organisoitua. Ihmiset eivät taas ole sitoutuneita, jos prosessit ja työkalut eivät toimi. Työkalujen ollessa tehottomia ja siitä syystä vähän käytettyjä, ovat myös prosessit ja ihmiset tehottomia. Näiden resurssien optimoinnilla on siis merkittävä vaikutus jokapäiväiseen toimintaan projektityössä.

Projektinhallinnan ollessa organisoitua menetelmien, työkalujen ja ihmisten osalta, tehostuvat myös työnteko ja tuottavuus kaikilla projektinhallinnan tasoilla.

Pilvityökalut helpottavat projektinhallintaa

Projektimaisuus on muodostunut osaksi tietotyötä tekevien arkea ja työskentelyä nykyään. Pilvipalveluina toimivat projektinhallinnan työkalut ovat yksi suurimmista syistä tälle ilmiölle. Pilvityökalut tarjoavat kevyen sekä loppukäyttäjille helppokäyttöisen käyttöliittymän web-selaimessa.

Projektinhallintaa tukevat pilvipalveluihin perustuvat työkalut monipuolisine ja helppokäyttöisine toiminallisuuksineen. Erilaiset pilviteknologiat auttavat hallitsemaan yhteisesti ja henkilökohtaisesti työstettäviä asiakirjoja, tehtäviä ja projekteja. Ne varmistavat, että:

• tieto on saatavilla riippumatta ajasta, paikasta ja laitteesta
• tieto on ajan tasalla ja paikkansa pitävää
• tieto on helposti ja nopeasti löydettävissä.

Helposti saatavilla oleva tieto on paremmin hyödynnettävissä, kun järjestelmällinen tiedonhallinta varmistetaan monipuolisen ja helppokäyttöisen työkalun avulla. Hyödyllisemmäksi työkalu osoittautuu, mikäli sama työkalu auttaa myös tiedolla johtamisessa projektinhallinnassa sekä projektikohtaisessa viestinnässä.

Projektinhallintaa Microsoftin työkaluilla

Microsoft 365 -palvelupaketti tarjoaa monipuolisia ratkaisuja erilaisiin tilanteisiin niin kevyeen projektinhallintaan kuin laajempaan ja monimutkaisempaan projektityöhön.

Esimerkiksi Microsoft Teams mahdollistaa tiedon- ja dokumentinhallinnan, projektiviestinnän sekä raportoinnin yhdestä sovelluksesta. Teamsin monipuolisten toiminnallisuuksien ja muihin M365-osapalveluihin yhdistävien kytköksien avulla sekä omaa että projektitiimin ja projektijohdon työskentelyä voi tehostaa:

• tiedon ja asiakirjojen käsittely yhteismuokkaus- ja kommentointitoiminnoilla Office 365 -ohjelmilla Wordilla, Excelillä ja PowerPointilla
• tiedon elinkaaren tietoturvallinen hallinta dokumentin luomisesta sen jakamiseen SharePointissa
• tehtävien ja projektien hallinta nopeasti ja helposti Project for the Webillä tai Projectilla
• projektien raportointi sekä projekti- että organisaatiotasolla Power BI:n avulla
• projektin rutiinitehtävien ja tiedon tallentamisen sekä käsittelyn automatisointi Power Automaten työnkulkujen ja Power Appsin mobiili- ja selainsovelluksien avulla.

Microsoftin omien työkalujen lisäksi asiakkaamme ovat hyötyneet kehittämämme Solu 365® -automaatiotyökalun ominaisuuksista, jotka täydentävät työkalujen palettia projektinhallintaan. Solu 365:n avulla projektien luontiprosessia voi yksinkertaistaa, tehostaa ja nopeuttaa merkittävästi. Työkalun provisiointimoottori luo automaattisesti uuden projektin Project for the Webiin ja uuden projektiryhmän Teamsiin käyttäjän syöttämien tietojen mukaisesti. 

Automaatioon voidaan liittää esimerkiksi tietyt projektinhallinnan tehtävät Project for the Webiin tai malliasiakirjoja, kanava- ja tiedostokansiorakenteita sekä tarvittaessa Planner-tehtäväsäiliöitä Teams-ryhmään organisaation tietomallin perusteella. Solu 365:n automatiikka perustuu yhteisesti määritettyihin käyttötapauksiin, joiden avulla työkalu varmistaa yhteisesti sovittujen toimintatapojen noudattamisen.

Toimiva projektityökalu edellyttää sujuvaa käyttöönottoa

Projektinhallinnan työkalu saattaa olla isokin investointi organisaation koosta ja tarpeista riippuen. Työkalun sujuva käyttö edellyttää sen suunnitelmallista käyttöönottoa. Käyttöönoton suunnittelu, dokumentointi ja edistäminen kannattaa siis varmistaa johdon ja henkilöstön sitouttamisella.

Jarin artikkelissa esitelty projektipyramidi sisältäen eri käyttäjäkuntien tarpeita ja haasteita tarjoaa hyödyllisen viitekehyksen, kun projektityökalu halutaan sulauttaa luonnolliseksi osaksi työntekijöiden työpäivää. Käyttöönottoa suunnittelun yhteydessä kannattaa ottaa huomioon, että:

• Yhdenmukainen toiminta varmistetaan määrittämällä yhteiset toimintatavat
• Ohjeistuksien ja muiden tukimateriaalien lisäksi myös yhteisesti sovitut käytännöt dokumentoidaan kaikkien saataville
• Kunkin käyttäjän oman osaamistason mukaista koulutusta tarjotaan tarpeiden pohjalta
• Teknisen ratkaisun sekä siihen liittyvien toimintatapojen käyttöönoton ja vakiinnuttamisen varmistamiseksi toteutetaan jatkuvaa viestintää.

Yhteisten työkalujen, pelisääntöjen ja muiden resurssien ollessa kaikkien tiedossa ja saatavilla, on organisaation jokaisen työntekijän helpompi ymmärtää vallitsevia käytäntöjä ja noudattaa niitä. Tämä auttaa tehostamaan päivittäistä työskentelyä niin työkalujen käytön kuin työskentelytapojenkin osalta.

Projektinhallinnan haasteet on tehty yhdessä ratkottaviksi – ota yhteyttä tai varaa projektinhallinnan demo!

Mikko Sorsa
Senior Consultant, Partner

Lataa projektinhallinnan opas

Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.