Digitalisaatio hyppäsi jättiloikan eteenpäin useassa organisaatiossa vuoden 2020 aikana, joissakin kirjaimellisesti yhden yön aikana koronakevään määritellessä työn arkea ennen näkemättömällä tavalla. Microsoftin hiljattain julkaistun tutkimuksen mukaan 88 % yritysjohtajista sanoo tuottavuuden olevan etätöissä vähintään samalla tasolla kuin toimipaikoilla. Paluuta entiseen ei siis ole.
Uusien hybridityöskentelymuotojen ja työtapojen etsiessä muotoaan, on liiketoiminnan digitalisoiminen noussut keskeiseksi tavoitteeksi yrityksissä ja yhteisöissä ympäri maailmaa. Uudenlaiset yhteistyön tarpeet muun muassa edellyttävät tiedon sekä dokumenttien löydettävyyttä ja saatavuutta, milloin ja missä tahansa kuin myös läpinäkyvyyttä prosesseissa, toimintatavoissa ja ylipäätään tiedon hallinnassa.
Näiden tarpeiden täyttäminen rakentaa entisestään luottamusta hajanaisesti sijaitsevien tiimitovereiden, projektiryhmäläisten sekä muiden kollegoiden kesken. Etätyö onkin perustunut luottamukselle, ja Suomessa etätyöskentelyn yleistymistä on varjostanut pelko tuottavuuden laskusta aina tähän vuoteen saakka.
Liiketoimintaprosessien digitalisoimisen merkitys korostuu
Etätyön normalisoituminen ajaa organisaatioita kieltämättä miettimään tulevaisuuden toiminnan digitalisoimista, olipa kyse sitten myynnin, henkilöstöhallinnan tai kuluttajapalautekäsittelyn prosessien sähköistämisestä. Microsoft Power Platform tarjoaakin hyvät lähtökohdat ja edellytykset tukemaan organisaation digitalisoitumista tyypillisesti suhteellisen kevyellä työllä kustannustehokkaasti.
Hyvä esimerkki on yhteistyö asiakkaamme digikumppanina, joka lähti liikkeelle vuosia sitten digistrategian käytäntöönpanon merkeissä. Joitakin prosesseja oli digitalisoitu sisäisesti, mutta tuolloin niitä haluttiin sähköistää enemmän.
Toiminnan poikkeamat kiinni sähköisillä PowerApps-lomakkeilla
Ensimmäinen digitalisointiprojekti ratkaisi varaston henkilökunnan tarpeen keskitetylle työkalulle poikkeamien ilmoittamiseen mobiilisovelluksella toteutetulla PowerApps-lomakkeella. Poikkeamalomake on jaettu vastaanoton, palvelu-, tuote- ja toimintapoikkeamiin, joissa selkeä lomakerakenne kerää tarvittavat tiedot ja ohjaa käyttäjää eteenpäin seuraavaan vaiheeseen.
Työturvallisuuspoikkeamien ilmoituslomake on rakennettu yksinkertaiseksi. Muutamien tietojen syöttämisen lisäksi käyttäjän tarvitsee vain valita onnettomuuden tyyppi viidestä kategoriasta. Mukaan voi liittää myös dokumentteja, kuten kuvia läheltä piti -tilanteista.
Palvelupoikkeaman lomakkeella tilauksen tiedot pystytään hakemaan ERP-toiminnanohjausjärjestelmästä tilausnumero-, nimike- ja erätietojen perusteella. Tällöin Power Appsilla rakennettu logiikka taustalla täyttää lomakkeen muut kohdat toiminnanohjausjärjestelmän asiakas-, tilaus- ja toimituskohtaisilla tiedoilla.
Power Platform -ratkaisuilla monipuolista dataa koko organisaation hyödynnettäväksi
Toinen kehittämämme sovellus on käsittelijän näkymä, jonka kautta poikkeamailmoitukset käsitellään. Prosessiin lukeutuu mukaan analysoitujen juurisyiden ja korjaavien toimenpiteiden kirjaus asianmukaisten tahojen toimesta. Ratkaisut tukevat läpinäkyvää toimintaympäristöä ja työskentelykulttuuria jatkuvan kehittämisen asenteella, kun prosessin jokainen vaihe on tiedossa.
Ratkaisut ovat vähentäneet manuaaliseen tietojen syöttöön ja käsittelyyn käytettyä aikaa merkittävästi, vapauttaen sitä muita työtehtäviä varten. Sähköisenä prosessina dataa tulee kerättyä ja hyödynnettyä paljon täydennetymmin kuin aiemmin, mahdollistaen tiedolla johtamisen ja siihen perustuvan toimintaa koskevan päätöksenteon.
PowerBI-raportointi on siinä keskeisessä osassa antaessaan paremman kokonaiskuvan johdolle poikkeamatilanteista eri puolilla organisaatiota. Erilaisia PowerBI-raportteja hyödynnetäänkin monipuolisesti eri poikkeamien seurannassa, mikä on auttanut kehittämään toimintaa niin lyhyellä kuin pitkälläkin aikavälillä.
Innostavaa on ollut huomata, kuinka aktiivisesti organisaatiossa on lähdetty käyttämään ja kehittämään Solun aikoinaan rakentamia raportteja organisaation eri tarpeisiin. Tämä on tyypillistä asiakkaidemme keskuudessa, sillä he usein haluavat itse muokata ja kehittää raporttejaan. Tosin edelleen se riippuu ihmisestä ja osaamisesta, miten kattavasti raportointia hyödynnetään.
Microsoft Power Platform tukee organisaation digitalisaatiota
Power Appsin no/low-code-ratkaisu ketterälle ja kevyelle sovelluskehittämiselle on helppo tapa lähteä liikkeelle yhdestä projektista ja laajentaa skaalaa hyödyntäen oppeja matkan varrelta. Dataa sillä on helppo yhdistää useasta eri lähteestä ilman koodailua tai rajapintatietämystä – taustalla voi olla esimerkiksi SharePoint-dataa. PowerAppsilla on myös valmis mobiilisovellus, jonka saa helposti käytettäväksi.
Power Automatella rakennetut työnkulut automatisoivat tiedon noutamista ja käsittelyä PowerApps-sovelluksien taustalla. Näiden kahden yhdistelmä mahdollistaa kaikki ne vähentyneet työtunnit manuaalisten ja toistuvien, isoja datavolyymeja käsittelevien työtehtävien parissa.
Digitaalisten perusprosessien pyöriessä itsestään ja palvellen mahdollisimman hyvin organisaation eri käyttäjien tarpeita, kallisarvoista aikaa ja työskentelyrauhaa – erityisesti keskittymistä – jää ydintehtävien hoitoon ja toiminnan kehittämiseen.
Mitä matalampi kynnys työntekijöillä on käyttää työkaluja ja esimerkiksi ilmoittaa parannusehdotuksista, sitä paremmin organisaatio pystyy hyödyntämään henkilöstöään ja työntekijöiden innovointia bisnestä kehittäessä.
Jere Palanne
CTO, Partner
