Power BI yhdistää datan eri lähteistä ja visualisoi sen ymmärrettävästi. Se mahdollistaa automaattisen raportoinnin, reaaliaikaisen analyysin ja tukee tiedolla johtamista, mikä tehostaa organisaation päätöksentekoa. Lue kuinka Polygon Finland paransi raportointia Power BI -työkalun avulla.

Power BI on Microsoftin kehittämä business intelligence -analytiikkatyökalu, joka mahdollistaa organisaatioille tehokkaan datan analysoinnin ja visualisoinnin tukien päätöksentekoa ja tiedolla johtamista.

Monipuolisen Power BI -työkalun avulla eri lähteistä kerätty data voidaan yhdistää, jalostaa ja esittää helposti ymmärrettävillä tavoilla, jotka palvelevat liiketoiminnan tavoitteita. Työkalu tehostaa erityisesti taloushallinnon ammattilaisten työtä, sillä Power BI mahdollistaa automaattisen raportoinnin ja visuaaliset analyysit ilman raskaita manuaalisia prosesseja.

Power BI:n keskeiset ominaisuudet ja työkalut

Microsoftin Power BI tarjoaa käyttäjäystävällisiä ominaisuuksia ja joustavan analyysialustan, jonka avulla organisaatiot voivat hyödyntää dataansa monipuolisesti.

Power BI koostuu seuraavista keskeisistä työkaluista:

• Power BI Desktop: Työpöytäsovellus, joka on suunniteltu monimutkaisten raporttien luomiseen ja datan analysointiin. Power BI Desktopin avulla käyttäjät voivat yhdistää dataa useista lähteistä ja rakentaa visualisointeja, kuten kaavioita ja graafeja, jotka selkeyttävät analyysin tuloksia.
• Power BI Service: Pilvipohjainen alusta, jonka kautta raportit voidaan jakaa koko organisaatiolle. Pilvipalvelussa raportit pysyvät ajan tasalla automaattisten päivitysten ansiosta ja ovat kaikkien tarpeellisten sidosryhmien käytettävissä reaaliaikaisesti.
• Power BI Mobile: Mobiilisovellus, jonka avulla raportteja voidaan tarkastella missä ja milloin tahansa. Tämä lisää erityisesti myyntitiimien ja liikkuvien ammattilaisten mahdollisuuksia tehdä nopeita ja informoituja päätöksiä paikan päällä.

Power BI:n kyky yhdistää eri tietolähteet ja tarjota yhdenmukainen visuaalinen alusta säästää aikaa ja yksinkertaistaa analyysiprosesseja. Data on aina saatavilla helposti hyödynnettävässä muodossa, mikä nopeuttaa raportointia ja parantaa päätöksenteon laatua.

Hyvin suunniteltu tietovarasto Power BI:n perustana

Tehokkaan raportointityökalun hyödyt maksimoituvat, kun sen rinnalla käytetään hyvin rakennettua tietovarastoa. Tietovarasto toimii Power BI:n perustana, sillä se kerää dataa eri järjestelmistä ja muokkaa sen yhdenmukaiseen muotoon, mikä vähentää manuaalisen työn tarvetta ja takaa tiedon luotettavuuden.

Hyvin rakennettu tietovarasto on keskeinen osa tehokasta tiedolla johtamista. Se koostuu seuraavista elementeistä:

• Laadukas ja määrämuotoinen tieto: Tietovaraston data on huolellisesti dokumentoitua, korkealaatuista ja standardisoitua, mikä varmistaa sen luotettavuuden ja käytettävyyden.

• Aikasidonnaisuus: Data tallennetaan ajallisesti järjestettynä, mikä mahdollistaa trendien seurannan ja historiallisen analyysin.

• Yhtenäinen tietokerros: Tietovarasto yhdistää eri lähteistä peräisin olevan datan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, mikä helpottaa tiedon hallintaa ja analysointia.

• Käyttäjäryhmien tarpeiden huomiointi: Tietovarasto on suunniteltu palvelemaan eri käyttäjäryhmien tietotarpeita tehokkaasti, mikä lisää organisaation tuottavuutta ja reagointikykyä muutoksiin.

Tietovaraston ansiosta organisaatio voi luottaa siihen, että kaikki raportoinnissa käytettävä data on tarkkaa ja helposti saatavilla. Näin voidaan nopeuttaa raportointiprosesseja, koska tiedot ovat jo esikäsiteltyjä ja yhdenmukaistettuja eri lähteistä.

Lisäksi tietovarasto parantaa analyysien luotettavuutta ja toistettavuutta. Kun data on tallennettu ja dokumentoitu oikein, se mahdollistaa myös monipuolisemmat ja syvällisemmät analyysit, kuten historiallisten trendien ja kehityskulkujen tarkastelun. Tämä auttaa organisaatiota ymmärtämään liiketoiminnan suuntauksia ja tekemään ennakoivia päätöksiä.

Hyvin rakennettu tietovarasto tarjoaa myös joustavuutta ja skaalautuvuutta, mikä tarkoittaa, että se voidaan mukauttaa organisaation kehittyviin tarpeisiin. Tietovaraston avulla BI-raportointi on pitkäjänteisempää ja se tukee tiedolla johtamista organisaation kaikilla tasoilla.

Power BI -raportointi Polygonilla

Power BI -raportointityökalun käyttöönotto Polygon Finland Oy:lla on tuonut merkittäviä parannuksia yrityksen raportointiprosesseihin. Projekti alkoi keväällä 2020, jolloin tavoitteena oli luoda viikkoraportti kenttähenkilöstölle. Tuloskorttiraportin jälkeen raportointi on laajentunut kattamaan useita eri raportointitarpeita yrityksen talouden ja operatiivisen toiminnan puolella.

Polygon on erikoistunut kiinteistövahinkojen ja sisäilmaongelmien tutkimus- ja korjauspalveluihin sekä muun muassa rakennustyömailla suoritettavaan olosuhdehallintaan.

Alkuvaiheessa Power BI kokosi hajallaan olevaa tietoa yhteen ja lisäsi sen saatavuutta. Nykyään Power BI on korvannut kokonaan manuaalisesti Excelillä rakennettavat raportit, mikä on automatisoinut ja tehostanut raportointiprosesseja merkittävästi.

Power BI:n käyttöönoton myötä raportointi on selkeytynyt ja keskitetty yhteen paikkaan raporttien päivittyessä automaattisesti joka yö. Lisäksi dynaamiset raportit toimivat koko organisaation laajuisesti, mikä on helpottanut tiedon jakamista ja analysointia.

”Käytännössä kaikki keskeiset talouden raportit, tulosraportit, projektiraportit, laskutus, tulleet tilaukset ja muun muassa käyttöaste pyörivät Power BI:ssä”, kertoo Polygonin Controller Salla Javanainen.

Sallan mukaan Power BI on vähentänyt hänen manuaalista työmäärää kahdella päivällä kuukaudessa: ”Tietenkin on tullut jotain työtä lisää tästä Powero-nimisen raportointityökalumme ylläpitämisestä, täsmäyttämisestä ja kehitystyöstä, mutta pääasiassa kuitenkin se kaksi työpäivää on ollut käytettävissä johonkin muuhun tärkeämpään tekemiseen.”

Power BI:n visuaaliset raportit ovat auttaneet käyttäjiä ymmärtämään ja omaksumaan tietoa paremmin, vähentäen Excelin käyttötaitojen tarvetta henkilöstöllä ja tehden raportoinnista helpommin lähestyttävää kaikille käyttäjille.

Salla kertoo, että manuaalisen työn väheneminen on vapauttanut aikaa vuorovaikutteisempaan työhön, kuten lukujen analysointiin sekä niistä keskusteluun ja käyttäjien neuvontaan.

”Tässä on tehty monta vuotta nyt yhteistyötä, ja mielestäni se on sujunut hyvin isossa kuvassa. Välillä on tilanteita, että tarvitsemme nopeasti apua, niin se on ollut hienoa, että Solu on pystynyt reagoimaan nopeasti ja joustavasti”, Salla kiittelee.

Power BI tukee tiedolla johtamista

Power BI auttaa organisaatioita hyödyntämään dataa tehokkaammin ja tukee strategista sekä operatiivista päätöksentekoa yhdistämällä tiedot yhdeksi johdonmukaiseksi näkymäksi. Työkalu parantaa analyysien tarkkuutta ja nopeuttaa raportointiprosesseja, auttaen organisaatioita kehittämään toimintaansa ja reagoimaan nopeasti muuttuviin olosuhteisiin.

Onko organisaationne tiedolla johtamisen perusta kunnossa, vai kaipaisiko se syvempää hyödyntämistä? Ota yhteyttä – kartoitetaan yhdessä tarpeisiinne sopiva ratkaisu ilman turhaa ajankäyttöä ja ylimääräisiä budjettikuluja.

Jere Palanne
CTO, Partner