Pelikirja eli hallintamalli varmistaa työkalujen sujuvan käytön selkeyttämällä niiden roolia ja käyttöön liittyviä menettelytapoja organisaatiossa.
Pelikirja terminä on vakiintunut useiden tietoteknisten ratkaisujen ja palveluiden yhteydessä, mutta mitä sillä oikeastaan tarkoitetaan? Mikä on pelikirja ja miten se liittyy yrityksiin ja organisaatioihin?
Mikä on pelikirja?
Pelikirjalla eli työkalun hallintamallilla viitataan dokumentaatioon yhdessä sovituista ja kirjatuista toimintatavoista, ohjeista ja käytännöistä, joita organisaatiossa noudatetaan.
Yleensä pelikirja on muodoltaan kevyt ja helposti omaksuttava ohjeistus tiiviin, monikymmensivuisen ohjekirjan sijaan. Pelikirja voi olla dokumentoituna esimerkiksi PowerPointiin, SharePoint-sivulle tai Teams-sovellukseen, jota on helppo jatkojalostaa ja muokata tarvittaessa.
Dokumenttimuodosta riippumatta pelikirjalla voidaan tarkoittaa myös dokumenttien kokonaisuutta, jolloin se voi sisältää esimerkiksi mallipohjia dokumenttien kanssa työskentelyyn tai ohjevideoita. Tässä tapauksessa pelikirja soveltuu mainiosti koulutus- ja perehdytysmateriaaliksi.
Mihin pelikirjaa tarvitaan?
Mitä enemmän erilaisia sovelluksia on käytössä yhdessä organisaatiossa, sitä useampia käyttötapoja ja -tarkoituksia niille löytyy.
Käyttäjästä riippuen yksi voi mieltää Microsoft Teamsin ensisijaiseksi viestintäkanavaksi, toinen sähköpostin ja kolmas mahdollisesti puhelimen ja WhatsAppin. Jos yhteisiä pelisääntöjä ei ole viestintäkanavien suhteen, jokainen työntekijä saa oman työn kannalta tärkeän tiedon vaihtelevasti eri kanavia pitkin. Tällöin keskittymistä vaativa työ todennäköisesti häiriintyy useasti eri viestintäsovellusten ilmoitusten myötä.
Sama epäselvä tilanne pätee yleensä silloin, jos yhteisiä pelisääntöjä ei ole sovittu esimerkiksi tiedostorakenteille, tiedostojen tallennuspaikoille tai tiedostojen nimeämiselle. Usein dokumentteja löytyy hajanaisesti pirstaloituneena pitkin organisaatiota työntekijöiden henkilökohtaisilla työasemilla ja sähköposteissa sekä muissa sijainneissa, joihin kaikilla asianosaisilla ei välttämättä ole pääsyä.
Pelikirja teknisen ratkaisun käyttöönoton tukena
Myös uuden teknologisen ratkaisun myötä toimintatavat hallita, käsitellä ja tallentaa tietoa yleensä muuttuvat. Teknistä käyttöönottoa merkittävämmässä roolissa on varmistaa, että muutos aiempiin toimintatapoihin jalkautetaan onnistuneesti ja käyttäjät osaavat käyttää uutta ratkaisua sille tarkoitetulla tavalla.
Uusi, käyttöönotettava tekninen ratkaisu usein korvaa jonkin toisen sovelluksen tai järjestelmän käytön, tai se vastaa tarpeisiin, johon ei ole aiemmin ollut selkeää ratkaisua käytössä. Tällöin on tärkeää selkeyttää uuden ratkaisun rooli organisaation muiden työkalujen käytön rinnalla.
Näihin tilanteisiin tyypillisesti rakennetaan pelikirja, jonka avulla pystytään varmistamaan kaikkien käyttäjien opastaminen ja uusien tai muuttuneiden toimintatapojen jalkauttaminen osana ratkaisun teknistä käyttöönottoa.
Miten pelikirja rakennetaan?
Tyypillisesti pelikirjan rakentaminen alkaa yhdellä tai useammalla työpajalla, jossa organisaation avainhenkilöiden kanssa pohdimme esimerkiksi:
- käyttöönotettavan työkalun tarkoitusta eli sen käytön tavoitteita (palvelulupaus)
- rooleja liittyen omistajuuteen ja toimintaan (esim. SharePoint-sivustojen omistajat ja pääkäyttäjät)
- mitä vastuita ja velvollisuuksia eri roolit sisältävät
- työkalun käyttöön liittyvien toimintatapojen määritystä sääntöjen ja ohjeiden avulla
- käyttäjien osaamisen kehittämistä.
Palvelulupaus eli tahtotila kuvaa ylätason tavoitteet työkalun käytölle organisaatiossa. Se kertoo mitkä työkalun hyödyt ovat organisaatiolle, yksiköille, tiimeille ja niiden jäsenille. Usein tahtotilan kuvaus kirjoitetaan työkalun hankintaprojektin alussa, mutta sitä voidaan päivittää projektin aikana ja sen jälkeen.
Roolit ja vastuut organisaatiossa määräytyvät tarkemmin työkalun mukaan. Esimerkiksi intranetin sivujen tai SharePointin työtilojen osalta roolit poikkeavat hieman kuin vaikkapa Teams-ryhmien omistajilla.
Sovitut menettelytavat ja säännöt tarkentavat missä tilanteissa ja miten työkalua käytetään. Sääntöjen lisäksi tämä pelikirjan osio voi sisältää esimerkiksi ohjeita, kuinka työkalun toiminnallisuuksia käytetään.
Huolellisesti suunniteltu ja dokumentoitu sekä ajan tasalla pidetty pelikirja kokoaa yhteen yhteiset tavoitteet ja pelisäännöt varmistamaan työkalujen sujuvan käytön päivittäisessä työskentelyssä.
Lue lisää aiheesta:
- Projektit hallintaan oikeilla käytänteillä ja sovelluksilla
- Teamsin onnistunut käyttöönotto edellyttää yhtenäisiä toimintatapoja, koulutusta ja viestintää
- Teamsin käyttöönotto ja käyttäjien kypsyystasomalli
Henry Scheinin
Johtava konsultti
