Viime kuukaudet ovat olleet otollista aikaa Microsoft Teams -videokokoussovelluksen käytön yleistymisen suhteen etätyöskentelyn muututtua nopeasti uudeksi normiksi useille työntekijöille. Ajankohta on osuva Microsoftin keskenään integroitujen pilvipalveluiden ohjatessa käyttäjiä entistä enemmän Teamsin käyttöön. Teams-käytön laajeneminen näkyy omassa kalenterissa lisääntyneinä koulutuksina ja perehdytyksinä laidasta laitaan olevien organisaatioiden kanssa. Nämä koulutukset ja perehdytykset on pidetty milläs muulla kuin Teamsilla.
Laajan kokonaisuuden hallinta
Nopea havainto on ollut se, että Teamsin kokouksien pitämiseen liittyvät ydintoiminnot sujuvat käyttäjiltä yleensä suhteellisen mainiosti. Sen sijaan sovelluksen laajempi käyttö koetaan usein haastavaksi, koska organisaatiossa ei välttämättä ole sovittu kovin tarkkaan yhteisiä pelisääntöjä, ”talon tapaa” Teamsin kanssa toimimiseen. Tämä on ollut hyvä ja luonnollinen hetki nostaa esiin keskustelu yhteisön oman pelikirjan luomisesta ja näin tukea työkalujen jalkauttamista. Keskustelun avaus on tyypillisesti saanut organisaation työntekijät pohtimaan asiaa omasta ja ennen kaikkea organisaation näkökulmasta; miten Teamsiä halutaan käyttää ja mitä siitä halutaan saada irti.
Microsoft Teamsin käytön opettelu
Nappulakohtaisia ohjeistuksia löytyy kattavasti Microsoftin tukimateriaaleista ja YouTuben videotutoriaaleista, niissä kuvataan sovelluksen käytön lisäksi erilaisten asetusten ja lisätoimintojen muuttaminen käyttötarkoituksen mukaan. Avain onnistumiseen on kuitenkin organisaation määrittämän menetelmän ja prosessin ohjeistus sekä opastus niin, että jokainen käyttäjä ymmärtää miten organisaatio haluaa, että asiaa käsitellään ja niihin liittyvien työkalujen kanssa toimitaan.
Teamsin ja muiden Microsoft 365 -ohjelmien hyödyistä kaikki irti
Suunnittelussa on hyvä muistaa, että Teams on osa toisiinsa kytkeytyvien Microsoftin tuotteiden muodostamaa kokonaisuutta.
Teams mahdollistaa sujuvaa ryhmätyötä muun muassa:
- Dokumenttien käsittelyllä: niiden työstäminen Office-ohjelmilla, tallentaminen ja jakaminen sekä SharePointin dokumentinhallinnan ominaisuuksien hyödyntäminen
- Tukemalla projektinhallintaa Plannerin avulla
- Kokouksien hallinnalla: niiden sujuvan suunnittelun, järjestämisen sekä niihin liittyvän aineiston, niin dokumenttien kuin OneNote muistiinpanojen käsittelyn.
Kun yksi osa kokonaisuudesta on hallussa, alkaa kokonaisuus hahmottua selkeämmin ja näin muiden osien ja toiminnallisuuksien hyöty kirkastua. Kokonaisuuden hahmottaminen tuo työntekijöille hyötynä ajan ja vaivan säästöä, tekeminen tehostuu sekä työnteon mielekkyys ja tuottavuus kasvaa, kun ei tarvitse turhaan hypellä useiden sovellusten ikkunoiden välillä. Suunnitteluun käytetty aika tulee konkreettisena ja kaikkiin kohdistuvana hyötynä takaisin. Kunnossa oleva oma pelikirja näkyy käyttäjille käytön selkeytenä ja helppoutena sekä liiketoiminnalle kasvaneena pääoman tuottoasteena.
Microsoft Teams -palaverien hallinta ja ryhmätyöskentely projektien ja muiden työntekijöitä yhdistävien aiheiden ympärillä on sujuvaa, kun organisaatio on määritellyt sovellukselle käyttötarkoituksen ja menetelmät. Microsoft Teamsillä työskentely mahdollistaa kokoustamisen sekä yhteistyön kollegoiden kanssa keskittämällä asiakirjojen työstämisen ja keskusteluhistorian yhteen sovellukseen.
Avain onneen koulutuksen kautta
Kuten edellä todettu, yksi osa onnistumista on kunnossa oleva pelikirja. Sen lisäksi tulee muistaa, että kunnossa oleva ohjeistus ei yksin riitä vaan ohjeistuksen jalkauttaminen on se lopullinen avain onneen. Kun organisaatiolla on pelikirjan lisäksi saatavilla Microsoft Teams-ohjeet ja mahdollisuus koulutukseen, sujuvoittavat ja tehostavat ne sovelluksen käyttöä entisestään. Kouluttamisen ja konsultoinnin oikean tyyppinen ja oikea-aikainen hyödyntäminen asioiden kuntoon laitossa on yhtä tärkeää kuin loppukäyttäjien tarpeiden sekä näkökulmien huomioon ottaminen ja heidän osallistamisensa jo jalkautusprojektin suunnitteluvaiheessa. Yhteisen tavan kautta syntyy laadukas ja yhdenmukainen lopputulema.
Riehuuko organisaatiossanne villi länsi? Ota yhteyttä minuun tai muihin konsultteihimme ja otetaan tilanne yhdessä haltuun!
Arno Hakkarainen
Senior konsultti
