Microsoft Power Platform -työkaluilla toteutetut sovellukset tukevat organisaation digitalisaatiota useissa prosesseissa, kuten esimerkiksi myynnin tarjous- ja sopimushallinnassa, toiminnan laadunvalvonnassa ja kehittämisessä sekä virtuaalisessa innovaatiotoiminnassa.
Power Platformin ratkaisut tehostavat ja yksinkertaistavat myös henkilöstöhallinnon prosesseja. Esimerkiksi eräässä konsernissa ratkaisu keskittää kaikkien tytäryhtiöiden ja niiden eri toimipaikkojen sekä osastojen hankintapyynnöt yhteen ja samaan prosessiin.
Muun muassa uuteen tai tehtäviä vaihtavaan työntekijään liittyvät prosessit aina työvälineiden, käyttö- ja kulkuoikeuksien tilauksista yritysluottokortin anomiseen ovat tällaisia. Ratkaisu digitalisoi monia manuaalisia prosesseja, sujuvoittaen ja nopeuttaen HR-prosessia huomattavasti.
Kyse on käyttäjien eli tietotyöläisten arjen helpottamisesta vähentämällä toistuvien manuaalisten tehtävien kuten tiedon noutamisen, tallentamisen ja käsittelyn määrää eri tietojärjestelmissä ja vaikkapa Excel-taulukoissa. Tämä onnistuu yhdistämällä automaatiota yksinkertaisen käyttöliittymän taustalle Power Automate -työnkulkujen avulla.
HR-prosessin digitalisoiminen Power Platformilla
HR-prosessin sähköistämisessä ratkaisu on toteutettu niin, että käyttäjä täyttää lomakkeen tiedot tarvittavien hankintojen osalta. Näihin lukeutuvat mukaan IT-työvälineet, toimistotyövälineet, kulkuluvat toimipaikoissa sekä eri tietojärjestelmien käyttöoikeudet ja käyttäjätunnukset.
Lomakkeen täyttämisen jälkeen tiedot tallentuvat SharePointiin, josta työnkulku tarkistaa, mikäli listalle on luotu uusi kohde tai olemassa olevaa kohdetta on muokattu. Seuraavaksi Power Automate lähettää sähköposteja eri hankintaprosesseista vastaavillle henkilöille. He hyväksyvät tai hylkäävät työntekijän resurssihankintoihin liittyvät pyynnöt.
Konsernitason organisaatioissa tällaisia vastuuhenkilöitä voi olla monia kymmeniä, riippuen tytäryhtiöiden, toimipaikkojen ja eri osastojen määrästä. Mitä enemmän näitä muuttujia on, sitä laajemmaksi työnkulkujen mittakaava kasvaa.
Kun henkilöt hyväksyvät tai hylkäävät hankintapyynnöt, työnkulku päivittää tiedon automaattisesti SharePointiin. Kaikki sovelluksen käsittelemä data tallentuu ja noudetaan SharePointista, joten itse dataa ei tarvitse muokata millään lailla. Lopuksi tieto pyyntöjen käsittelyn lopputuloksesta ilmoitetaan lomakkeen täyttäjälle eli hankintapyyntöjen alkuperäiselle tekijälle.
Power Appsilla nopeaa ja kustannustehokasta sovelluskehittämistä
HR-lomakeratkaisun rakenne Power Appsilla toteutettuina näyttöinä on siis moniosainen ja Power Automate -työnkulkuja eri hankintoihin liittyville prosesseille on useita kymmeniä, jotka sisältävät jopa satoja tietokenttiä.
Jos samanlaista HR-lomaketta tekisi perinteisellä webkehityksellä, aikaa kuluisi paljon käyttöliittymän tekoon. Power Appsilla käyttöliittymän pystyy tekemään helposti valitsemalla tietolähteen, esimerkiksi tietyn listan rivin tuominen näytettävälle ruudulle. Tällöin Power Apps hakee kaavakkeelle kaiken mahdollisen tiedon niistä kentistä ilman tarvetta tehdä REST- ja tietokantakyselyitä datan käsittelyä varten.
Yksinkertaisten toimintojen perustoiminnallisuuksia kehittäessä ulkonäöllisten seikkojen työstäminen ajallisesti vähenee huomattavasti. Power Appsin tuottaessa datan sovelluksen näytölle kehittäjän tarvitsee tehdä pieniä ulkonäöllisiä muutoksia. Sen lisäksi toki tehdään jotain toimintoja, jos vaikkapa haluaa näyttää lisäkenttiä jossain vaiheessa lomakkeen täytön edetessä myöhempiin vaiheisiin.
Microsoftin teknologiat tarjoavatkin ketterän ja nopean tavan kehittää sovelluksia digitalisoimaan prosesseja ja sujuvoittamaan työntekijöiden arkea. Perinteiseen websovellusten kehittämiseen verrattaessa hyödyt ovat siis merkittävät niin ajallisesti kuin rahallisesti.
Suunnittelulla sovellukset ketterään kehitykseen
Päivittäisessä työssä konkretisoituvista hyödyistä huolimatta, kuten kaikissa muissakin projekteissa, pätee sanonta ”hyvin suunniteltu on puoliksi tehty” myös Power Platformin mahdollistamassa ketterässä sovelluskehittämisessä.
Digitalisoitavia prosesseja määritellessä ja tunnistettaessa hyvä lähtökohta on suunnitelmallinen kokonaiskuvan muodostaminen: mitä sovelluskehittämisen projektilla halutaan saavuttaa, mitä tarpeita ratkaisun tulee vastata ja mitä onnistunut sovelluskehittäminen edellyttää organisaatiolta ja ratkaisun rakentamisesta vastaavalta koodaajalta.
Käytännössä iso kuva toteutettavasta ratkaisusta kannattaa suunnitella yksinkertaisella rautalankamallilla, eli mitä näyttöjä ja perustoimintoja vaikkapa mobiilikäyttöisessä lomakepohjaisessa sovelluksessa tarvitaan. Lähtiessä isosta kuvasta liikkeelle, on luontevampaa tarkentaa ratkaisukuvausta pienemmiksi osiksi sovelluksen yksittäistä näyttöruutua kohden.
Ketterän sovelluskehittämisen periaatteet
Selkeän mallin myötä on helppo alkaa hahmottaa tarkemmaksi kaikki tarvittavat SharePoint-listat, tietokantataulut ynnä muut tietolähteet. Näiden määrittely selkeyttää Power Apps -sovellusten taustalla pyörivien Power Automate -työnkulkujen logiikan suunnittelua.
Jo suunnitteluvaiheessa on hyvä pitää mielessä, että sekä sovellus että sen automaatiota mahdollistavat työnkulut kannattaa myös tehdä sopivan kokoisiksi. Mikäli ne paisuvat hirveän isokokoisiksi, voi ratkaisun kanssa tulla suorituskykyongelmia.
Myös sovelluksen toteuttaminen tarvittaessa monessa kehitysvaiheessa suoraviivaistaa tekemistä. Ratkaisun toimivuuden pilotointi loppukäyttäjien kanssa auttaa yleensä tunnistamaan mahdolliset tarpeet ja toiveet jatkokehittämiselle. Tässä tapauksessa järjestelmällinen dokumentointi ratkaisuvaatimuksista ja -kuvauksesta ennaltaehkäisee suunnittelu- ja valmisteluvaiheen toistamista vaikkapa kehittäjän vaihtuessa.
Kun sovellusta toteuttaa ja kehittää tarpeeksi suunnitellusti sekä pitää mittakaavan järkevän kokoisena, niin Power Platform palvelee ja toimii oikein hyvin kustannustehokkaana tapana tehdä erilaisia asioita.
Lue lisää ratkaisuistamme ja asiakastarinoistamme:
- Myyjän työkalu mobiilisovelluksena
- Poikkeamien käsittelyprosessi ilmoittamisesta raportointiin
- Sopimushallinnan helppokäyttöinen ratkaisu
- Innovaatioaloitteiden käsittelyprosessin digitalisoiminen
- Datan automatisoiminen ja hyödyntäminen liiketoiminnan raportoinnissa ja päätöksenteossa eri toimialoilla
Juha Pihlajamäki
Kehittäjä
