Microsoft Power BI:n kaltaisten Business Intelligence -ratkaisujen avulla voidaan helpottaa controllerin arkea vapauttamalla aikaa johdon ja päätöksenteon tukemiseen, parantaen liiketoiminnan kilpailukykyä ja luoden kilpailuetua.
Organisaation controllerin roolissa työskentelevän työnkuva on usein laaja, kattaen budjetointiin, raportointiin ja liiketoimintatiedon analysointiin osallistumisen sekä päätöksenteon ja johtamisen tukemisen.
Tämä yleensä tarkoittaa, että controllerin pääsääntöinen tehtävä on tuottaa liiketoimintatietoa yrityksen johdolle ja ohjeistaa johtoa päätöksenteossa sekä konkreettisten toimien suunnittelussa oikeaan suuntaan.
On siis tärkeää, että controllerilla on saatavilla mahdollisimman täsmällistä ja ajantasaista tietoa yrityksen toiminnasta sekä siihen vaikuttavista mahdollisista muutoksista, jotka tulee ottaa huomioon. Controllerin on pystyttävä luottamaan tiedon paikkansa pitävyyteen, ettei se ole virheellistä tai vanhentunutta.
Mahdollisimman monipuolinen ja ajantasainen kuva yrityksen taloudellisesta tilasta sekä liiketoiminnan ja sen toimintaympäristön kehityksestä auttaa controlleria ja yrityksen johtoa päätöksenteossa sekä liiketoiminnan kehittämisessä.
Controllerin tarua karumpi todellisuus
Tosiasiassa tilanne on usein toinen, ja esimerkiksi raportointi ja ennustaminen ovat lähtökohtaisesti harvemmin kunnossa. Usein controllerin tehtävät ovat toistuvia, isoja datamassoja käsitteleviä manuaalisia tehtäviä, jotka ovat hitaita ja työläitä. Tiedot ovat erillään ja hajautettuina eri järjestelmissä, eikä tieto ole valmiiksi analysoitavassa muodossa.
Business intelligence -tiedon hallinnan ja tiedolla johtamisen perustuksien ollessa huonossa jamassa, ei controllerilla jää juurikaan aikaa muuhun kuin:
- tiedon siirtämiseen järjestelmästä toiseen
- tiedon tarkistamiseen sen laadun ja oikeellisuuden osalta
- tiedon muokkaamiseen analysoitavaan muotoon
Aikaa kuluu siis tiedon tuottoon ja käsittelyyn, ei niinkään analysointiin ja ennustamiseen.
Manuaalinen, inhimillisille virheille altis työ tiedon tallentamisen ja käsittelyn parissa vaikuttaa välittömästi liiketoiminnan tuottavuuteen, kannattavuuteen ja kilpailukykyyn esimerkiksi:
- päätöksenteon pidentymisenä
- kustannusten kasvamisena
- tulojen menetyksenä.
Olemassa olevilla ratkaisuilla pyydettyjen tietojen, raporttien ja analyysien tuottaminen on liian monimutkaista, työlästä, hidasta tai jopa mahdotonta, mikä saattaa johtaa töiden jättämiseen kokonaan tekemättä.
Power BI controllerin tukena arkikäytössä
Microsoft Power BI -työkalu mahdollistaa raporttien helpon ja nopean julkaisun, päivittämisen ja analysoinnin tukemaan liiketoiminnan avainlukujen raportointia ja analysointia. Power BI:n kattavat liiketoiminnan analysoinnin, raportoinnin ja visualisoinnin mallit tehostavat työntekoa päivittäisessä työssä. Power BI:llä liiketoimintatiedon hallinta ja BI-raportointi on vaivatonta, ajasta ja paikasta riippumatonta itsepalvelua.
Luotettava ja reaaliaikainen tieto automatisoituna Power Automate -työnkuluilla ja helppokäyttöisillä Power Apps -mobiililomakkeilla varmistaa, että oikea tieto on saatavilla ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.
Power BI -työkalu:
- Yksinkertaistaa raportointia
- Voit suodattaa Power BI:llä luotujen raporttien ajantasaisia, helposti ja selkeästi analysoitavia tietoja sekä tarvittaessa porautua syvemmälle taustalla olevaa tietoon.
- Helpottaa liiketoiminnan tiedon visualisointia
- Käyttäjäryhmäkohtaisesti julkaistavat visuaaliset raportit esimerkiksi Teams-sovelluksiin tai SharePoint-sivuille parantavat helposti saatavilla olevan liiketoimintakriittisen tiedon hyödyntämistä arkikäytössä.
- Tehostaa tiedon analysointia ja parantaa ennustamista
- Tietotyöläisten ajankäyttö keskittyy tiedon tuoton ja käsittelyn sijaan analysointiin ja ennustamiseen tiedon ollessa automaattisesti saatavilla ja käytettävissä oikeaan aikaan sekä eri skenaarioiden nopean testaamisen ollessa mahdollista.
- Vähentää inhimillisten virheiden riskiä
- Selkeästi ja käyttötarpeiden mukaisesti määritelty ja mallinnettu tietovarasto toimii tiedon tuoton ja käsittelyn automaation perustana, jolloin myös kalliiden virheiden ja puutteiden korjaamisen riskit pienenevät.
- Nopeuttaa päätöksentekoa ja parantaa organisaation johtamista
- Power BI -ratkaisut lisäävät työn tuottavuutta automaattisilla raporteilla sekä ajantasaisella, helposti ja selkeästi analysoitavalla tiedolla, parantaen organisaation reagointikykyä muutoksiin kevyen tai syvälle yksityiskohtiin porautuvan analytiikan avulla.
Kun kaikki manuaalinen tietotyö, raportointi ja analysointi automatisoidaan ja controllerin tarvitsemat luvut saa esiin vain muutamalla klikkauksella, voi controller itse keskittyä tärkeimpiin tehtäviinsä yrityksen johdon strategisena tukena tulkitessaan avainlukuja eteenpäin johdolle.
Ajantasaista ja luotettavaa tietoa tuottava Power BI -järjestelmä keskittää kaikki controllerin työt yhteen sovellukseen aina budjetoinnista ja raportoinnista analysointiin sekä ennustamiseen. Microsoftin tarjoamat ikivihreät teknologiat tarjoavat joustavuutta ja laajennusvaraa tarpeiden ja käyttötarkoitusten muuttuessa ja kasvaessa.
Power BI ja tietovarasto pohjana tiedolla johtamiselle
Esimerkiksi ylimääräisten erikoislaskelmien ja ad hoc -analyysien sekä ennusteiden tuottaminen yrityksen johdon päätöksenteon tueksi tai tilinpäätöksen ja kirjanpidon valmisteluun nopeutuu, kun BI-ratkaisu on rakennettu selkeän tietomallin ja tietovaraston mukaisesti. Yhtenäisen tietokerroksen avulla tietovarasto palvelee eri käyttäjäryhmien tietotarpeita paremmin ja tehokkaammin.
Kun tiedot ladataan tietovarastoon, erillisiä Excel-tiedostoja, makroja, kaavoja, ynnä muita vastaavia tietolähteitä, mitä aiemmin on yhdistelty Exceleissä, ei enää tarvita. Selkeästi ja huolellisesti mallinnettu ja toteutettu tietovarasto varmistaa helposti löydettävissä ja saatavilla olevan tiedon, joka on:
- hyvin dokumentoitua
- laadukasta
- määrämuotoista
- aikasidonnaista.
Hyvin toteutettuun tietovarastoon tietoja mallinnetaan eri asiakokonaisuuksien ympärille systemaattisesti yksi asiakokonaisuus kerrallaan, jolloin tietovarasto rakentuu yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Eri lähteistä käytetty tieto sekä siitä jalostettu ja yhdistetty tieto ohjaavat liiketoiminnan päätöksentekoa, koko organisaation tiedolla johtamista ja tiedonhallinnan kehitystä.
Suoraan pilvitietokantaan ja pilvitiedonlatausvälineillä toteutettu tietovarasto on tehokas, suoraviivainen ja kustannustehokas tapa varmistaa tiedon oikea-aikainen saatavuus ja löydettävyys. Myös lähdejärjestelmien kuormitettavuus pysyy kohtuullisena, kun lähdetiedon lataamiseen käytetään esimerkiksi Azure Datalake- ja Azure Data Factory -palveluja.
Power BI ja Power Platform tiedonhallinnan automatisointiin
Raportit ja tiedon käsittelyn käyttöliittymät tukevat tiedolla johtamista ja tekevät liiketoimintatiedon hallinnasta helppoa ja joustavaa osana yrityksen tai organisaation päivittäistä arkea.
Power BI -raportointiratkaisujen lisäksi Power Platformin työkalut mahdollistavat prosessien digisoinnin. Power Automate -työnkulut prosessien automatisointiin sekä Power Apps -sovellukset tiedon keräämiseen, käsittelyyn ja tallentamiseen auttavat tiedon jalostamisessa konkreettisiksi, liiketoimintaa tukeviksi toimenpiteiksi.
Automaattiset työnkulut ja helppokäyttöiset lomakkeet tehostavat työläitä, epämiellyttäviä, manuaalisia ja toistuvia tehtäviä. Automaation avulla tietojen löydettävyyttä, keräämistä, hallinnointia ja hyödyntämistä voidaan tehostaa.
Esimerkiksi budjetteja ja muita ennusteita varten voi laatia raporttisovelluksen, johon tiedot luetaan vaikkapa Power Apps -lomakkeen avulla.
Lisää esimerkkejä Business Intelligence -ratkaisujen hyödyistä löydät tutustumalla asiakastarinoihimme:
- KUUMA-ICT & Solu Digital: Ketterä Business Intelligence -sovellus ratkoi laskutushaasteet
- Transmeri & Solu Digital: Sharepoint Online sekä Power Platform käyttöön työntekijöiden arjen saumattomaksi tueksi
- Scania & Solu Digital: Tehokkuutta toimintaan Microsoft SharePoint, Power BI, Power Apps, Teams ja Solu 365® helppokäyttöisillä ratkaisuilla
Voit myös ottaa yhteyttä minuun tai muihin solulaisiin raportointiin ja Business Intelligence -ratkaisuihin liittyvissä kysymyksissä.
Jere Palanne
CTO, Partner
