Microsoft Teams on virtuaalisen ryhmätyön keskus. Virtuaalisella tarkoitamme ajasta ja paikasta riippumatonta, usein etätyötä, jota myös läsnätyöksi on kutsuttu. Tutkimuksemme mukaan monet virtuaalisen tiimityön haasteista ja siten myös epäonnistumisista liittyvät luottamuksen puuttumiseen.
Olipa kyse tiimin jäsenten välisestä, tai käytettävää teknologiaa kohtaan tunnetusta luottamuksesta, sen rakentumisella on iso merkitys tiimin onnistumisen kannalta. Luottamusta voidaan tukea ihmisten välistä vuorovaikutusta jäsentämällä, sosiaalista identiteettiä vahvistamalla, sekä teknologian keinoin, kuten esimerkiksi hyödyntämällä kokouksissa videokuvaa aina kun se on teknisesti mahdollista.
Läpinäkyvyys
Organisaation voi laatia Teams-ryhmien luomiselle yhteisiä pelisääntöjä, mutta vastavuoroisesti työyhteisön jäsenten tulisi olla tietoisia tietoympäristöstä, jossa he toimivat.
Osana ryhmätyön vuorovaikutuksen jäsentämistä työyhteisö voi varmistaa, että jäsen näkee organisaation Teams-ryhmät nimeltä, ollen tietoinen niiden olemassaolosta, vaikkei välttämättä niiden sisällöstä, eikä myöhemminkään aikoisi jokaiseen niistä liittyä. Näin organisaatio voi kehittää omaa tietoarkkitehtuuriaan silmät auki ja vain näin se voi tehokkaasti estää päällekkäisten, samaa asiaa varten perustettujen Teams-työryhmien syntymisen.
Lähiaikoina (Microsoft 365 Roadmap Q3/2020) julkaistavan ominaisuuden myötä yksityiset Teams-ryhmät voidaan asettaa joko a) koko organisaation löydettäviksi tai b) siten, että ne eivät edelleenkään näy muille kuin jäsenilleen.
Tähän asti Solu 365 Portfolio on antanut asiakasorganisaatioidemme ihmisille mahdollisuuden helposti löytää myös ne Teams-ryhmät, joissa eivät itse ole jäseniä.
Yksityiset kanavat
On erityisiä tilanteita, joissa asian, aina työryhmän nimeä myöten, on pysyttävä salassa. Tätä tarvetta varten voidaan perustaa yksityinen Teams-ryhmä ja asettaa se ei-löydettäväksi eli käytännössä salaiseksi. Toinen, jo nykyisin käytössä oleva ja useimpiin tilanteisiin riittävä ja hyvin tietoturvallinen keino, on luoda yksityinen kanava. Teams-ryhmä, johon kanava luodaan voi mainiosti olla löydettävissä.
Yksityisten kanavien luonti voidaan sallia tai estää koko organisaation tasolla. Oletusarvoisesti ja siten myös useimmissa Microsoft 365 -ympäristöissä se on sallittu ja Teams-ryhmien omistajat voivat luoda tiimeihin yksityisiä kanavia. Kun kanava luodaan yksityisenä, sitä ei voi jälkeenpäin muuttaa tavalliseksi, eikä tavallista kanavaa voi muuttaa yksityiseksi. Valinta siis tehdään aina kanavaa luotaessa.
Jäsenet ja omistajat
Yksittäisen Teams-ryhmän tasolla voi Teams-ryhmän omistaja valita saavatko myös jäsenet luoda yksityisiä kanavia, vai eivät.
Yksityisellä kanavalla on omat, erilliset omistajansa ja jäsenensä, joiden täytyy olla kyseessä olevan Teams-ryhmän jäseniä, mutta ei välttämättä tarvitse olla sen omistajia, vaan jäsenyys riittää.
Ne Teams-ryhmän jäsenet, jotka eivät ole yksityisen kanavan jäseniä, eivät voi omien käyttöoikeuksiensa rajoissa lainkaan havaita yksityistä kanavaa eivätkä tiedä sen olevan olemassa.
Teams-ryhmän omistajat, jotka eivät ole yksityisen kanavan jäseniä, saattavat Teams-ryhmän asetuksissa Kanavat-näkymässä nähdä yksityisen kanavan nimen mutta eivät voi liittyä siihen, eivätkä nähdä sen keskustelua tai muuta sisältöä.
Vieraita voi liittää yksityisen kanavan jäseniksi, jos Teams-asetukset sen muuten sallivat. Vieraita ei kuitenkaan voi määrittää yksityisen kanavan omistajiksi eivätkä vieraat voi luoda yksityisiä kanavia.
Ominaisuudet ja rajoitteet
Yksityisen kanavan tiedostoja varten syntyy automaattisesti SharePointin puolelle oma, erillinen sivustokokoelma, joka poikkeaa kaikista muista SharePointin sivustoista siinä, että siihen ei ole näkymää edes SharePointin hallintaportaalista. Toisin sanoen, edes yleinen järjestelmävalvoja ei pääse siihen muutoin kuin asettamalla itsensä sivustokokoelman järjestelmävalvojaksi PowerShell-komennolla.
Käyttötarkoitus
Tärkein seikka, jolla voi perustella yksityisen kanavan luontia, on se, että kanava todella halutaan pitää salaisena muilta. Käyttötarkoitus ei saa olla se, että suojataan omaa keskeneräistä työtä tai toisia tiimiläisiä infoähkyltä. Tämä erityisesti siksi että yksityistä kanavaa ei voi jälkeenpäin muuttaa yleiseksi.
Toinen seikka on muun kuin sisällön suhteellisen vähäinen monimuotoisuus. Yksityinen kanava tarjoaa käytännössä keskustelut ja tiedostot. Jos aihe on laaja ja näyttää siltä, että keskustelukanavia ehkä myöhemmin tarvitaan useita, kannattaa harkita erillisen Teams-ryhmän perustamista.
Yksityinen kanava on nimeään myöten pysyvästi suojassa asiaankuulumattomien katseilta. Siksi todella salaiset asiat kannattaa pitää yksityisillä kanavilla. Tiedostot voi tarvittaessa suojata Microsoft 365 turvallisuustunnisteiden avulla ja IRM-salata. Tarvittaessa Teams-ryhmässä voi olla useampiakin yksityisiä kanavia. Esimerkkejä sellaisista käyttötarkoituksista joihin yksityinen kanava sopii, ovat esimerkiksi turvallisuuteen, henkilötietoon tai vaikkapa yhteistoimintaneuvotteluihin liittyvät ja lailla salaisiksi määritellyt asiat.
Kanava vai tiimi, Microsoftilla on lisää ohjeita näiden kahden vaihtoehdon välillä tehtävää valintaa helpottamaan.
Henry Scheinin
johtava konsultti
