Luottamuksen merkitys korostuu nykyajan hybridityössä, joka on tuonut uudenlaisia haasteita hajautuneille etätiimeille.

Tapamme työskennellä ja olla vuorovaikutuksessa tiimiläisten ja esihenkilöiden kanssa on muuttunut radikaalisti hybridityön yleistymisen myötä.

Hybridityö, eli työskentely, joka sisältää sekä toimistossa työskentelyä että etätyötä tai hajautettua työtä, on lisännyt suuresti luottamuksen merkitystä, sillä tiimin jäsenten välinen luottamus on olennaista onnistuneille etä- ja hajautetuille tiimeille.

Luottamus on hyvin tärkeässä roolissa, jotta ihmiset muun muassa:

• tietävät miten toimia
• pystyvät työskentelemään keskenään
• tuntevat olonsa turvalliseksi ottaa riskejä, tehdä yhteistyötä ja innovoida
• uskaltavat jakaa ajatuksiaan ja ideoitaan toistensa kanssa
• voivat kehittää merkityksellisiä suhteita ja yhteisiä kokemuksia.

Luottamuksen rakentuminen lähtee yleensä omasta tiimistä, josta se laajenee osaksi työyhteisöä ja organisaation kulttuuria. Myös tuottavuuden ja hyvinvoinnin osalta luottamuksen merkitys on suuri.

Hybridityöskentelyn uudet tuulet

Viime vuosien etä- ja hybridityöskentely ovat vaikuttaneet ihmisten omiin käsityksiin työstä, työpaikasta ja työn tekemisestä Microsoftin oman, vuoden 2021 Work Trend Index -tutkimuksen mukaan.

30 000 työntekijän näkemyksiä sekä miljardeja tuottavuus- ja työskentelysignaaleja Microsoft 365:ssä ja LinkedInissä kartoittanut ja analysoinut tutkimus nosti esiin muutoksen luottamuksen merkityksessä kollegoiden ja esihenkilöiden kesken.

Merkittävä luottamukseen liittyvä havainto oli, että siinä missä aikaisemmin työntekijät ovat ensisijaisesti luottaneet työkavereihin eli vertaisiinsa, niin hybridimaailmassa ensisijainen luottamuksen kohde on lähin esihenkilö.

Vuoden 2021 Work Trend Indexin tulokset viittasivat siihen, että tiimiyhteyttä, työ- ja perhe-elämän tasapainoa sekä sitoutumisen ja innostuksen tunteita työhön on vaikea ylläpitää digitaalisemmassa maailmassa, etenkin uusien työntekijöiden kohdalla.

Tutkimuksen tuloksissa luottamuksen ja joustavuuden merkitys korostui onnistuneen tiimityön mahdollistamisessa hybridityöskentelyn puitteissa.

Hybridityöskentely ja tuottavuusparadoksi

Vuonna 2022 julkaistun Work Trend Index -tutkimuksen tulokset toivat esiin uudenlaisen muutoksen luottamuksessa: ihmiset työskentelevät enemmän kuin koskaan aiemmin, mutta jopa 85 % johtajista sanoo, että siirtyminen hybridityöhön on tehnyt haasteelliseksi luottaa siihen, että työntekijät ovat tuottavia.

Vain 12 % johtajista luottaa tiimiensä olevan tuottavia, kun taas 87 % työntekijöistä kertoo tekevänsä tuottavaa työtä.

Työaikaa ainakin käytetään enemmän kokouksissa, sillä Teamsin keskivertokäyttäjän viettämä aika palavereissa kasvoi jopa 252 % vuoden 2021 aikana Microsoftin tutkimuksen mukaan.

Myös hybridiajan esihenkilöt kertovat vaikeuksista luottaa työntekijöihinsä tekemään parhaansa sekä vähäisemmästä näkyvyydestä alaistensa työhön. Tällaista ilmiötä Microsoft kutsuu tuottavuusparadoksiksi.

Hybridityön haasteet

Microsoftin tutkimusten tulokset osoittavat luottamuksen tärkeyden sekä haasteet, joita hybridityö on tuonut monen tietotyöläisen arkeen. Näitä ovat muun muassa:

1. Yhteydenpito ja vuorovaikutus

• Mikäli etätyöntekijät eivät voi olla läsnä kasvokkain tapahtuvissa tapaamisissa, luottamuksen ja suhteen rakentaminen muihin tiimin jäseniin voi vaikeutua.

2. Yhteyden katkeaminen tiimin jäsenien välillä

• Hybridiryhmiltä puuttuu usein tiiminrakennusmahdollisuuksia, mikä voi johtaa etä- ja toimistotyöntekijöiden välisen yhteyden katkeamiseen sekä eristyneisyyden ja syrjäytymisen tunteisiin.

3. Epäselvät odotukset työn tavoitteista esihenkilön ja alaisen välillä

• Etätyöskentelyssä voi olla vaikeaa asettaa selkeitä tavoitteita ja odotuksia.

4. Näkyvyyden puute työntekijöiden työpanokselle

• Esihenkilöt ja johto eivät välttämättä ole ajan tasalla miten alaiset ja työntekijät edistävät tavoitteiden saavuttamista omalla työskentelyllään.

Ratkaisuja haasteisiin

Yllä mainittuja haasteita kannattaa lähteä ratkomaan järjestelmällisesti, jos niitä tai muunlaisia hybridityöskentelyyn liittyviä haasteita on tunnistettu organisaatiossa.

1.      Läpinäkyvyyttä toimintaan

Yksi luottamuksen osatekijöistä on läpinäkyvyys niin työntekijöiden ja johdon työskentelyssä kuin myös tiedolla johtamisessa läpi koko organisaation. Tällöin esimerkiksi avainlukujen sekä laadukkaan tiedon saatavuus ja niiden läpinäkyvä tarkastelu oikeassa paikassa oikeaan aikaan on tärkeää, jotta tuottavuutta voidaan edistää ja virtuaalinen työskentely on mahdollista.

2.      Järjestelmällisyyttä omaan ja tiimin työskentelyyn

Microsoftin tutkimuksen mukaan useat esihenkilöt onnistuivat perehdyttämään alaisiaan etä- ja hybridityössä sekä vahvistamaan heidän kokemuksiaan kuulumisesta osana tiimiin. Tämä onnistui huolehtimalla perusasioista, kuten selkeiden tavoitteiden asettamisesta, töiden priorisoinnista, tuottavuudesta, työn ja yksityiselämän tasapainosta, tukevasta tiimikulttuurista ja työn mielekkyydestä.

• Selkeiden ja saavutettavien tavoitteiden asettaminen
• Prioriteettien selkeyttäminen
  • Mitkä ovat kunkin työntekijän avaintöitä, jotka täytyy saada tehdyksi määräaikaan mennessä?
• Työkalujen hyödyntäminen työn organisointiin yksilö- ja tiimitasolla
  • Esimerkiksi Microsoft Plannerin käyttö tiimin ja yksilöiden tehtävien hallintaan
  • Asiakirjojen ja tiettyjen töiden kommentoinnin keskittäminen omaan tiimiin ja kanavaan Teamsissa
• Säännölliset tiimipalaverit työn edistymisen seurantaan
  • Esimerkiksi viikkopalaveri maanantaisin töiden läpikäyntiin
    

Lisäksi itsensä johtaminen ja ajankäytön hallinta ovat avainasemassa jokaisen työntekijän kohdalla. Jos työpäivää ei suunnittele, niin vaarana on ajautua tekemään tiettyjä asioita, jotka eivät välttämättä ole prioriteeteissa tärkeimpiä.

• Työpäivän suunnittelu
  • Tärkeän prioriteetin töiden ja kiireellisten töiden jaottelu, esim. ABC-luokittelun avulla
  • Keskeytyksettömän työajan varaaminen kalenteriin
    • Älä häiritse -tilan käyttäminen Teamsissa
  • 5–10 minuutin taukojen pitäminen kokousten välissä
    • Tämä tapa auttaa aivoja ”nollautumaan” ja vähentää stressiä.

3.      Hallittua yhteydenpitoa tiimiläisten kesken

Tiimin jäsenten yhteenkuuluvuuden tunnetta voi vahvistaa esimerkiksi säännöllisillä virtuaalikahvihetkillä. Myös erillinen kanava tai keskustelu toimii hyvin, jonne tiimin jäsenet voivat julkaista työn ulkopuolisia, ajankohtaisia asioita.

Marko Koskela
Chief Commercial Officer, Partner