Keskeytysten hallinta on olennainen osa työssä viihtymistä. Lue vinkit, jotka auttavat sinua selviytymään häiriötekijöistä ja saamaan asiat hoidettua.

Keskeytykset ovat väistämättömiä kiireisessä elämässämme. Olipa kyseessä puhelu, sähköposti, kollega tai perheenjäsen, aina löytyy jotain tai joku, joka vaatii huomiotamme ja häiritsee toimintaamme.

Keskeytykset voivat vaikuttaa negatiivisesti tuottavuuteen, luovuuteen ja hyvinvointiin. Ne voivat saada meidät tuntemaan stressiä, turhautumista ja ylikuormitusta. Kuinka voimme hallita keskeytyksiä ja keskittyä tehtäviimme?

1      Suunnittele päiväsi ja priorisoi tehtäväsi

Yksi parhaista tavoista hallita keskeytyksiä on suunnitella päiväsi ja priorisoida tehtäväsi. Suunnittele arkesi päivätasolla aikatauluttamalla kalenterisi, jolloin asiat tulee tehtyä. Viikkotasoinen arjen suunnittelu myös kannattaa, kun taas vuosisuunnitelman päivittäminen on suositeltavaa kolmen kuukauden välein.

Kun sinulla on selkeä käsitys siitä, mitä sinun on tehtävä ja milloin, voit kohdistaa aikasi ja energiasi tehokkaammin.

Keskity yhteen asiaan ja välineeseen kerrallaan. Huomion vaihtaminen useiden tehtävien välillä lyhyen ajan sisällä vie energiaa ja heikentää toimintakykyä. Usean välineen intensiivinen käyttö lisää stressiä ja vaikeuttaa keskittymistä.

Kalenteriin kannattaa merkitä tiettyjä tunteja vuorokaudesta keskittyneen työn ajaksi ja kertoa muille, että et ole tavoitettavissa näinä aikoina. Voit myös käyttää työkaluja, kuten tehtäväluetteloita ja ajastimia, joiden avulla pysyt ajan tasalla ja seuraat edistymistäsi.

2      Tunnista ja poista keskeytysten aiheuttajat

Toinen tapa hallita keskeytyksiä on tunnistaa ja poistaa keskeytyslähteet. Tämä tarkoittaa ympäristön hallintaa ja mahdollisten häiriötekijöiden minimoimista, jotka voivat keskeyttää työsi.

Voit esimerkiksi sammuttaa puhelimen ilmoitukset, sulkea sähköpostisi ja sosiaalisen median välilehdet ajoittain tai käyttää niitä suunnitelmallisesti vain tiettynä aikana. Sähköpostin automaattiset ”viestisi on huomattu”- tai out of office -vastausviestit ovat oiva tapa viestiä, että palaat asiaan myöhemmin.

Työympäristön rauhoittamiseen voit käyttää kuulokkeita, vetäytyä työskentelemään hiljaiseen tilaan tai varata kalenteristasi etätyöpäivän, mikäli se on mahdollista.

Voit myös pyytää muita kunnioittamaan työaikaasi ja välttämään keskeyttämistäsi, ellei se ole kiireellistä tai tärkeää. Erilaiset yhdessä sovitut ei saa häiritä -merkit ja signaalit auttavat kaikkia kunnioittamaan toisten työrauhaa.

3      Pidä taukoja ja lataa aivojasi

Taukojen pitäminen ja latautuminen on tärkeä tapa hallita keskeytyksiä. Anna itsellesi aikaa ja tilaa rentoutua, virkistäytyä ja keskittyä uudelleen. Taukojen pitäminen voi auttaa vähentämään stressiä, parantamaan mielialaa, lisäämään luovuutta ja parantamaan suorituskykyä.

Voit pitää taukoja eri tavoilla, kuten venytellä, meditoida, kuunnella musiikkia, lukea tai jutella ystävän kanssa. Voit myös varata taukoja mieltymystesi ja tarpeidesi mukaan. Kokeile esimerkiksi Pomodoro-tekniikkaa, jossa työskentelet 25 minuuttia ja pidät 5 minuutin tauon, tai voit seurata omaa rytmiäsi ja pitää taukoja, kun olet väsynyt tai kyllästynyt.

4      Hallitse keskeytetyksi tulemista

Ajoittain tulemme keskeytetyksi joka tapauksessa ja silloin kannattaa ottaa aikalisä.

Tunnista ja hyväksy, että tuli keskeytys. Hengitä ja ota aikalisä. Mieti hetken aikaa, että missä kohdassa olit sen hetkisessä tehtävässäsi ja mitä juuri sillä hetkellä ajattelit. Kirjoita ne lyhyesti muistiin. Vasta tämän jälkeen anna itsellesi lupa ottaa puhelu vastaan tai kääntyä sinulta neuvoa pyytäneen ihmisen puoleen.

5      Kehitä keskeytysten hallinnan osaamistasi mikro-opiskelulla

Keskeytykset ovat osa elämää, mutta niiden ei tarvitse pilata tuottavuuttasi, luovuuttasi ja hyvinvointiasi. Keskeytyksiä voi oppia hallitsemaan järjestelmällisesti, jotta nauttia työstäsi ja saavuttaa tavoitteesi.

Academy of Brainin alle 10 minuuttia kestävien mikrokurssien kattava koulutustarjonta sisältää useampia mikrokursseja keskittymisen ja keskeytysten hallinnan parantamiseen. Intranetissä tai Viva Learning -sovelluksessa opiskeltavat mikrokurssit tarjoavat työelämän taitoja kehittäviä koulutuksia nopeaan opiskeluun esimerkiksi kahvitauolla tai tiimipalaverissa.

Valmis 50 kurssin paketti tarjoaa koulutuksia kehittämään tärkeimpiä inhimillisiä taitoja, kuten luottamusta ja turvallisuutta, henkistä hyvinvointia, itsensä johtamista, johtajuutta, kasvun ajattelutapaa sekä yhteistyötä ja vuorovaikutusta.

Lue lisää: Kehitä osaamistasi työelämätaitojen mikro-opinnoilla

Marko Koskela
Kaupallinen johtaja