Office 365 tarjoaa käyttäjille koko joukon erilaisia keskustelu- ja ryhmätyövälineitä. Työryhmän jäsenten kytkeytyminen verkostoihin ja niiden suosima vuorovaikutustyyli auttavat suunnittelemaan sopivan keskustelu- ja ryhmätyövälineen valintaa. Tässä kirjoituksessa ei käsitellä sitä, kuinka järjestelmävalvoja voi suosia tai rajoittaa niistä joidenkin käyttöä, vaan keskitytään pohtimaan mahdollisuutta ennakoida käyttäjien todennäköisiä valintoja. Järjestelmävalvojan näkökulmaa tullaan käsittelemään myöhemmin julkaistavassa tekstissä.
Harold Jarche on kanadalainen oppimisen ja työn organisoimisen asiantuntija. Hän ehti toimia yli 20 vuotta Kanadan asevoimien palveluksessa erilaisissa kouluttamiseen liittyvissä tehtävissä ennen kuin hän vuonna 2003 perusti oman konsulttitoimiston. Jarche on luonut koko joukon käsitteitä jotka auttavat ymmärtämään työelämän jatkuvan muutoksen vaikutuksia. Hän uskoo, että kyky oppia uusia asioita on ainoa kestävä kilpailuetu aikana, jota hän kutsuu nimellä perpetual beta —ikuinen kokeilu. Ikuisen kokeilun ajatukseen sisältyy muun muassa, että se korostaa organisaatiomuutoksen sosiaalista vaikuttavuutta muutoksen teknisen toteuttamisen yksityiskohtien sijaan.
Jarche on kirjoittanut yhteiskunnasta, organisaatiosta ja taloudesta, joiden mallit on luotu aikana, jolloin vaihdon kohteena olivat fyysiset, eivät aineettomat hyödykkeet ja vuorovaikutus oli aina ensisijaisesti paikallista, ei globaalia. Kun hyödykkeemme ja vuorovaikutus muuttavat luonnettaan, olisi yhteisöjenkin muututtava mukana.
Tehdäkseen tiedosta kilpailuedun organisaatioiden pitää kytkeytyä verkostoihin, joista sen jäsenet ammentavat henkilökohtaisen tietonsa, oppivat uutta ja joiden jäseninä he itse asiassa tekevät suuren osan työnsä varsinaisesta sisällöstä, vaikkei niitä aina olekaan kuvattu organisaatio- tai prosessikaavioissa.
Työn tulevaisuus on erilaisten tuottavuus-, vaikuttamis- ja yhteistyöverkostojen toiminnan yhteen sovittamista. Yhteistyöverkostot organisoituvat tiedon jakamisen ympärille. Vaikuttamisverkostojen jäsenet ovat valmiita syvempään vuorovaikutukseen ja mielipiteiden vaihtoon ja käsitystensä ja ymmärryksensä jakamiseen—ja uuden oppimiseen. Tuottavuusverkostot ovat tavoitteellisia ja selkeästi organisoituja ja niiden jäsenet jakavat työt keskenään.
Jutustelu, keskustelu ja ryhmätyö
Simon Terry on australialainen konsultti ja yritysvalmentaja, joka on kirjoittanut jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön merkityksistä työyhteisöissä. Useimmat pitävät arkista jutustelua viihdyttävänä ja inhoavat kokouksia. Ryhmätyö on kaikille välttämätöntä, mutta sen mahdollisuuksia ei ehkä tunnisteta, eikä varmasti osata hyödyntää.
Jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön käyttäytymismallit vahvistuvat juuri tietyntyyppisissä verkostoissa. Jutustelu on yhteistyöverkostoille ominainen tapa viestiä ja jakaa tietoa. Vaikuttamisverkostojen jäsenet ovat keskustelevat mielellään, vaikuttavat toistensa mielipiteisiin ja luovat uutta tietoa. Tuottavuusverkostojen jäsenet tekevät keskenään ryhmätyötä organisaation konkreettisten tavoitteiden toteutumiseksi. Terryn mukaan viestintä- ja tiedonhallintavälineiden hankinnassa ei kiinnitetä riittävästi huomiota erilaisten vuorovaikutuksellisten käyttäytymismallien erityispiirteisiin, vaan pyritään usein ratkaisemaan kaikki ongelmat yhden välineen avulla. Vastatakseen erilaisiin tarpeisiin, välineen täytyy kuitenkin olla hyvin monipuolinen.
Monipuolinen tarkoittaa valitettavasti yleensä myös monimutkaista. Vaihtoehdoksi tarjotaan ”best-of-breed” –tyyppisiä sovelluksia, jotka kyllä suoriutuvat erinomaisesti kapeasta niistä käyttäjävaatimuksista, joita vasten ne nimenomaisesti on kehitetty, mutta eivät integroidu muihin järjestelmiin välttämättä heti ja helposti. Toisaalta, useamman erikoistyökalun käyttäminen ei pelasta meitä siltä, että viestit ja kanavat tahtovat sekoittua keskenään. Vaikka erilaisten käyttäytymismallien, jutustelun, keskustelun ja ryhmätyön välillä osaamme liikkua sujuvasti, osaamme jopa kertoa moodin vaihtumisesta muille: ”tämä asia vaatii laajempaa keskustelua,” kontekstin vaihto digitaalisten viestintäkanavien välillä ei aina suju yhtä helposti. Käyttäytymismallit ovat suhteellisen universaaleja ja pysyviä, mutta organisaatioiden tulisi ymmärtää kuinka ja milloin tukea erilaisia vuorovaikutustapoja ja mitä se välineiltä vaatii.
Digitaalisen ryhmätyön ja keskustelun välineet Microsoftin tapaan
Yammerin ja SharePointin vihdoin löydettyä paikkansa käyttäjien mielessä, Microsoft on vuoden 2017 alussa tuomassa markkinoille uuden keskusteluvälineen osana Office 365 tuoteperhettä. Tarkkaa päivää Microsoft Teamsin tuotantoversion julkaisulle ei ole, mutta käytännössä Teams on jo tällä hetkellä kaikkien Office 365 –käyttäjien ulottuvilla ja kytkettävissä hallintakäyttöliittymästä. Käyttäjistä tieto uuden keskusteluvälineen julkaisusta saattaa tuntua runsaudenpulalta ja valinta eri välineiden kesken entistä vaikeammalta. Ahdistusta lisää ehkä entisestään Office 365 Groups, jonka avulla Outlookin jakelulistat voidaan muuntaa ryhmiksi, joiden sisäisiä keskusteluja voidaan käydä paitsi sähköpostijakelujen tapaan, myös keskustelusyötteinä Outlookin selainkäyttöliittymässä ja joka taustalla tekee asioita käyttäjän puolesta usein kysymättä.
Office 365 Groupsin roolia ei vielä ole täysin kaikkien käyttäjien toimesta ymmärretty. Outlook, OneDrive, SharePoint, OneNote, Kalenteri, Skype, Yammer, Planner ja Teams ovat osa Office 365 tuotetta ja niistä käytetään hieman hankalasti suomennettavaa käsitettä ”workload” eli Työkuorma. Työkuormalla tarkoitetaan tässä sovelluksen, laskentatehon ja käyttäjien aktiviteetin yhdistelmää. Siis jotakin enemmän, kuin pelkkä sovellus.
Office 365 Groups taas ei missään nimessä ole sovellus, vaan sitä kannattaa ajatella käyttäjähakemistoalustana, jonka päällä tiedot, käsitteet ja työt jaetaan ryhmän jäsenten kesken. Ryhmästä riippuu, mitä välineitä se tarvitsee ja haluaa käyttää. Käyttäjät voivat useimmissa Office 365 –ympäristöissä melko vapaasti luoda työkuormien välityksellä Office 365-ryhmiä ja juuri tätä valinnan vapautta ja hajautetun hallinnan periaatetta Microsoft tuo nyt korostetusti esille.
Viestintä- ja ryhmätyövälineiden runsaudenpula yksin Office 365 alustalla, herättää kysymyksiä siitä kuinka valita näistä sopivat tai sopivien yhdistelmä, ja toisaalta onko tässä varmasti kaikki mitä tarvitaan. Käyttäjien mieltymyksiä ja ryhmätyön ja keskustelun välineiden valintaa on selitetty muun muassa ikäjakaumalla. Esimerkiksi Teamsin kaltainen persistentti pikaviestinä on selvästi suositumpaa milleniaalien (s. 1980-1997) kuin x-sukupolven (s. 1965-1979) keskuudessa ja ero suurten ikäluokkien (s. 1946-1964) ja z-sukupolven (s. 1998-2020) välillä on vielä suurempi. On myös vertailtu eri välineiden suoriutumista ja valmiuksia esimerkiksi läpinäkyvyyden, välittömyyden, kompleksisuuden ja ryhmän koon näkökulmista. Sukupolvi saattaa olla hyvä tapa selittää yksittäisen käyttäjän mieltymystä tiettyyn välineeseen ja ominaisuuksien vertailu on hyödyllistä silloin kuin välineelle asetetut käyttäjävaatimukset on onnistuttu määrittelemään.
Microsoft ei yritä saada meitä valitsemaan yhtä välinettä tarjoamastaan, vaan valitsemaan niistä ne kaikki, jos ne miellyttävät käyttäjää. Simon Terry kritisoi Microsoftia siitä että se yrittää näin vallata ”kauppojen hyllyt” ja IT-ostajien mielet. Toisaalta juuri tämä ”jokaiselle jotakin” –tarjonta yhdistää ominaisuuksiltaan erilaiset sovellukset työkuormina Office 365 Groupsin kautta yhtenäiseksi käyttökokemukseksi, minkä pitäisi edesauttaa siirtymistä vuorovaikutustyylien ja verkostojen välillä.
Olen yhdistänyt Harold Jarchen ajatuksen jakamisesta erilaisissa verkostoissa, Simon Terryn vuorovaikutustyylien ja Microsoftin Office 365 työkuormat samaan kuvaan. Nelikentän pystyakselina toimivat verkostoa määrittävä käsitepari, rakenteinen ja epämuodollinen, joilla tarkoitetaan verkoston organisoimisen tapaa. Sen vaaka-akselina toimivat käsitteet tavoitteellinen ja kokeileva, joilla tarkoitetaan tapaa jolla verkoston tehtävät määräytyvät. Samalle akselistolle olen sijoittanut Office 365 työkuormat SharePoint, Outlook, Yammer, Skype ja Teams. Toivon tämän verkoston organisoitumisen tapaan ja vuorovaikutustyyliin sidotun mallin avulla olisi mahdollista suunnitella ja tukea organisaatiota digitaalisten keskustelu- ja ryhmätyövälineiden valinnassa ja käyttämisessä sekä auttaa mahdollisten ongelmien ratkaisemisessa.
Henry Scheinin
johtava konsultti
Julkaistu: 24.12.2016
