Liiketoimintatietoa hyödynnetään jatkuvasti enemmän ja monipuolisemmin tukemaan strategian toteutumista sekä tehostamaan jokapäiväistä toimintaa. Liiketoimintatiedon hallinnan ja analysoinnin kannalta hyvin toteutetulla tietovarastolla (Data Warehouse, DW) on ensisijaisen tärkeä rooli nykyaikaisten, eri lähteistä kerättyä dataa visualisoivien Business Intelligence (BI) -järjestelmien perustana.
Tiedolla johtamisen ratkaisumallin toimivuutta tulee ajatella kokonaisuuden kannalta. Se lähtee liikkeelle yrityksen strategisista osa-alueista, joita tiedon jalostaminen raporteiksi ja työkaluiksi palvelee. Toimiva ratkaisu BI-raportointiin rakennetaan sekä teknisellä että liiketoiminnan tasolla perustuen organisaation eri osa-alueiden edustajien yhdessä määrittelemiin ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin.
On syytä muistaa, että onnistunut tiedolla johtaminen edellyttää myös toimiviksi testattuja ja dokumentoituja prosesseja toimintakulttuurin kehityksen sekä BI-järjestelmän käyttöönoton tueksi.
Perinteisen tietovarastoinnin tuska
Ennen perinteisen tietovarastoinnin toteuttaminen oli yhtä helvettiä; se oli kallista ja hidasta. Perinteiset on-premise-ratkaisut kehitys-, testi- ja tuotantoympäristöineen, jotka vaativat kahdesta kolmeen SQL-Server -instanssia jokainen, olivat fyysisiltä kustannuksiltaan aivan omaa luokkaansa. Ensimmäisissä projekteissa saattoi mennä peräti vuosi alkumäärittelystä tuotantoon.
Aiemmin tietovarastointiprojektit saattoivat viedä aikaa usealta organisaation taholta moninkertaisesti moderniin tietovarastointiin verrattuna. Tietovarastopohjaisen analytiikka- ja raportointijärjestelmän kehittäminen ja ylläpito koostuikin monista manuaalisista työvaiheista, kuten laaja-alaisesta, vaiheittaisesta määrittelytyöstä sekä tietomallien ja -virtausten toteutuksesta.
Monet tällaiset manuaaliset työvaiheet aiheuttivat enemmän kuluja suhteessa tuottamaansa lisäarvoon. Modernit tietovarastointiprojektit eivät onneksi ole enää kuukausikaupalla aikaa ja kuusinumeroisia summia budjettia kuluttavia ikuisuusprojekteja, jotta saataisiin jotain tehtyä.
Automaatiolla nopeutta ja tehokkuutta tiedolla johtamiseen
Nykyään useita manuaalisia työvaiheita voi automatisoida ja virtaviivaistaa hyvinkin pitkälle, jolloin tuotetaan myös nopeammin hyötyjä vähentämällä manuaalista toteutustyötä. Automaatiolla voidaan tehostaa tietojen löydettävyyttä, keräämistä, hallinnointia ja hyödyntämistä.
Tietovarasto, joka tehdään suoraan pilvitietokantaan ja pilvitiedonlatausvälineillä, on tehokas ja suoraviivainen, ja erityisesti kustannustehokas. Microsoft tarjoaa kattavasti työkaluja tietovaraston toteutuksen eri vaiheisiin.
Esimerkiksi raakadata on helppo ladata lähdejärjestelmistä suoraan Azure Datalake-palveluun ja sieltä varsinaiseen tietovarastoon käyttämällä Azure Data Factory palvelua. Tällöin lähdejärjestelmiä ei tarvitse kuormittaa esimerkiksi ylimääräisillä muuntokyselyillä tai taulujen liittämisellä. Tietovarastoa hyödyntämällä on helpompi tehdä varsinainen raportoinnin tietomalli Power BI tai Azure Analysis Serviceä käyttäen. Raportteja taas tehdään tyypillisimmin joko PowerBI Desktopilla, Microsoftin Excelillä tai PowerBI Report Builderilla.
Toimialakohtaisia ratkaisuja erilaisiin tarpeisiin
Hyvin pienelläkin vaivalla automatisoiduista vaiheista saa isoja hyötyjä irti eri toimialoilla, kuten asiakkaallamme ruoka- ja tarjoilupalvelualan organisaatiossa, jossa manuaalinen työ datan muuntamisen sekä laskemisen parissa kesti jopa useita päiviä. Nykyään tiedot luetaan rajapintojen läpi tietovarastoon, missä ne valmistellaan valmiita rakenteita sisältäviin dimensioihin esimerkiksi kustannuspaikkojen mukaan. Kun laskentakaavat ynnä muut tehdään Microsoftin Power BI-malliin, voidaan dataa hyödyntää raportoinnissa nopeasti, ja säästää moninkertaisesti prosessiin kuluvassa työajassa.
Toisessa asiakasprojektissa, jossa organisaatio toimii kiinteistöalalla ja omaa useita toiminnanohjausjärjestelmiä, tietojen päivitysväli putosi vuorokaudesta 20 minuuttiin ja raportit toimivat merkittävästi nopeammin. Nykyään yhteistyömme kattaa kaikki raportointialueet, tietovarastoinnin kokonaisuudessaan sekä erilaiset uusien teknologioiden kokeilut.
Toisen kiinteistöalan toimijan controllerilla kului iso osa työajasta manuaaliseen tietojen keräämiseen ja kustannuspaikka- tai aluekohtaiseen laskemiseen. Talouslukuja ja asiakastyytyväisyyteen liittyvää dataa yhdistettiin eri järjestelmistä yhteen työpöytänäkymään tukemaan esimiesten ja muiden tietotyöläisten työskentelyä. Muun muassa ajoneuvohallintajärjestelmästä hyödynnettävä data ja työaikaan liittyvät mittarit täydentävät nykyään raportointikokonaisuutta.
Tuottavuus kasvuun onnistuneella tietovarastoinnilla
Onnistuneesti toteutettu tietovarasto sisältää hyvin dokumentoitua, laadukasta, määrämuotoista ja aikasidonnaista tietoa, joka on helposti löydettävissä ja saatavilla. Tarjoamalla yhtenäisen tietokerroksen eri lähteistä käytetylle datalle sekä jalostetulle ja yhdistetylle tiedolle, tietovarasto palvelee eri käyttäjäryhmien tietotarpeita paremmin ja tehokkaammin.
Tietovarasto lisää työn tuottavuutta ja organisaation reagointikykyä muutoksiin kevyen tai syvälle yksityiskohtiin porautuvan analytiikan avulla. Siksi se onkin syytä suunnitella ja rakentaa oikein sekä kunnolla, jotta tieto on saatavilla ja käytettävissä oikeaan aikaan. Tuolloin myös kalliiksi käyvien virheiden ja puutteiden paikkaamisen riskit pienenevät.
Hyvää tietovarastoa rakennetaan pala kerrallaan yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, johon tietoja mallinnetaan kunkin asiakokonaisuuden ympärille systemaattisesti. Hyvin toteutetut tietomallit tukevat liiketoiminnan ja tekniikan välistä vuorovaikutusta sekä ohjaavat tiedolla johtamista ja sen kehitystä.
Tiedolla johtamisen tulevaisuus
Tietovarastoinnin automaatio tulee jatkossakin lisääntymään kustannustehokkuutensa ansiosta merkittävästi. Tietovarastoihin tallennetaan jatkuvasti yhä enemmän dataa, josta merkittävä osa on ei-rakenteista dataa ja tulee organisaation ulkopuolisista lähteistä. Tällöin tietojen visualisoinnin ja analysoinnin rooli korostuu entisestään datan muuttuessa ja kasvaessa organisaatioiden tarpeiden ja tavoitteiden mukana.
Onko organisaationne tiedolla johtamisen perusta mallillaan, tai olisiko teillä tarvetta käyttää oman organisaation tietoa syvemmin? Ota yhteyttä ja kartoitetaan tilanteeseenne sopiva ratkaisu yhdessä kuluttamatta aikaa ja budjettia turhaan.
Jere Palanne
CTO, Partner
