Hyvä intranet on sekä rakenteeltaan että sisällöltään selkeä ja laadukas. Se tekee organisaation viestinnästä sujuvaa ja luotettavaa. SharePoint tarjoaa erinomaiset puitteet yhteisöllisen intranetin rakentamiseen.

Intranet-portaali on yleensä organisaation sisäisen viestinnän ydin. Se tarjoaa jokaisen työntekijän arkeen liittyvät sisällöt, kuten ajankohtaiset uutiset, työssä tarvittavat ohjeistukset ja materiaalit sekä tärkeät linkit.

Onnistuneen intranetin avulla työyhteisö luo yhteenkuuluvuutta eri toimipaikoissa tai kotitoimistoilla työskentelevien välille. Hybridityössä moderni intranet vahvistaa yhteisöllisyyttä ja osallistaa ihmiset yhteisen kulttuurin rakentamiseen.

Helppokäyttöinen intranet edistää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja työssä onnistumista ja helpottaa työntekijöiden arkea tutussa työskentely-ympäristössä.

Intranet Microsoft SharePoint -alustalla vaivattomaan käyttöön

Microsoft SharePoint -alustalle rakennettu SharePointin viestinnällinen intranet yhdistyy saumattomasti organisaation muiden järjestelmien ja Microsoft 365 -osapalveluiden kanssa. Se on käytettävissä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

SharePointin viestintä- ja keskussivustojen avulla toteutettava intranet-portaali ei vaadi erityistä tietoteknistä osaamista sen sisältöjen tekijöiltä ja ylläpitäjiltä. Jatkuvasti uusiutuvan, elävän intranetin ylläpitäjät voivat keskittää huomionsa laadukkaan sisällön tuottamiseen.

Erilaiset toiminnallisuudet, kuten sivusto- ja sivumallit sekä yhtenäinen navigointi, brändäys ja sivustorakenne esimerkiksi organisaation eri toimintojen omille intranet-sivustoille auttavat rakentamaan portaalin yhdenmukaiseksi kokonaisuudeksi. Oikopolkujen ja pikalinkkien hyödyntäminen helpottavat kävijöiden navigointia intranetin eri osioissa.

SharePointin kattava valikoima eri elementtejä auttaa intranetin ylläpitäjiä luomaan uusia sivuja ja osioita helposti ja nopeasti. Intranetin sisältö pysyy ajankohtaisena ja käyttäjät löytävät aiheeseen liittyvää sisältöä, kuten uutisia ja muuta sivuston toimintaa eri ominaisuuksien avulla, kuten:

• Uutiset ja sisältöjen nostot​
• Tapahtumakalenteri​
• Sosiaalisen median kanavien syötteet
• Keskustelut kommentointitoiminnallisuudella
• Blogit.

Intranet tehostaa tiedon löydettävyyttä ja työskentelyä

Monissa työyhteisöissä vanhentuneen tiedon suuri määrä on asettaa haasteita intranetin käytölle ja ylläpidolle. Harvoin käyttäjät löytävät hakemaansa tietoa helposti ja nopeasti, tai ollenkaan.

SharePointin vahvuuksiin lukeutuu tiedon ja dokumenttien hakeminen kaikilta sivustoilta nopeasti ja vaivattomasti. SharePointiin integroitu Microsoft-haku löytää sisältöä myös muualta, kuten esimerkiksi OneDrivesta ja toimialueeseen liitetyiltä koneilta.

Myös monipuoliset dokumenttienhallintaan liittyvät toiminnallisuudet SharePointissa versionhallinnasta dokumenttikohtaisten, ajoitettujen ilmoitusten ja sääntöjen luontiin tehostavat työskentelyä. Mukautetut toiminnot tukevat organisaation liiketoimintaprosesseja esimerkiksi sähköisillä lomakkeilla, hälytyksillä ja työnkuluilla.

Yhteisöllinen intranet tuo kilpailuetua

Selkeä, ajankohtainen ja käyttäjäystävällinen intranet tuo koko organisaation yhteen ja vahvistaa yhteisöllisyyden tunnetta kaikkien työntekijöiden keskuudessa. Kun intranet on rakennettu nimenomaan käyttäjiä varten, on sen ylläpito ja jatkokehitys tulevaisuudessa helpompaa.

Toimiva intranet ei paranna ainoastaan sisäistä viestintää, vaan koko organisaation sisäistä kulttuuria monien hyötyjen myötä:

• Lisää työntekijöiden tietoisuutta, keskinäistä ymmärrystä, luottamusta ja sitoutumista parantamalla organisaationlaajuista viestintä- ja yhteistyökokemusta.
• Saavuta strategiset tavoitteet helposti saatavilla olevan tiedon ja muiden resurssien avulla.
• Tavoita kaikki organisaation jäsenet jakamalla avoimesti ja läpinäkyvästi tietoa, uutisia ja tapahtumia kokonaisvaltaisesti eri osastojen, toimintojen ja tiimien toimesta.
• Mahdollista vertaisviestintä työntekijöiden kesken keskustelu- ja kyselytoiminnoilla intranetissä.
• Paranna tiedon löydettävyyttä ja saatavuutta tehokkaalla hakutoiminnolla ja tiedon järjestämisellä.

Työ tehostuu monella tavalla ja aikaa jää keskittyä jokaisen työntekijän oman työn kannalta olennaisiin asioihin.

Alati elävä intranet mobiilisti mukana

Asiakkaamme organisaatiossa eri toiminnot sijaitsivat eri toimipaikoissa, ja osalla työntekijöistä ei ollut helppoa pääsyä vanhaan intraan, joka edellytti hallintoverkossa olemisen. Vanhassa intrassa tiedon haku ei toiminut halutulla tavalla eikä tieto vaihtunut, vaan sitä kasautui vanhentuneen tiedon lisäksi.

Uudesta intrasta käyttäjät ja ylläpitäjät halusivat vuorovaikutteisemman ja elävämmän ajankohtaisemman tiedon ja viestinnän osalta. Liikkuvaa työtä tekevien osalta intraan oli tarve päästä myös mobiililaitteiden kautta. Ratkaisuna toteutettiin SharePointin viestinnällinen intranet, joka koostui eri toimintojen omista sivustoista.

Uuden ratkaisun myötä käyttäjät ovat aktivoituneet kommentoimaan ja käyttämään tykkäystoimintoa intrassa julkaistujen uutisten ja tiedotteiden yhteydessä. Käyttöönoton jälkeen toteutetun kyselyn perusteella intranetin käyttö on lisääntynyt merkittävästi, ja käyttäjien pääsy intraan on helpottunut.

Eri toimintojen intran ylläpitäjät varmistavat tiedottamisen oman vastuualueensa ajankohtaisista asioista ja organisaation sisäinen viestintä on monipuolistunut. Lisäksi viestintäosaston työtä on helpottanut nopea intrauutisten valitseminen sisäiseen uutiskirjeeseen SharePointin oman toiminnon avulla.

Onko organisaatiossasi aika uudistaa sisäinen viestintä? Ota yhteyttä ja suunnitellaan tavoitteitanne tukeva ratkaisu yhdessä!