Hankintasalkku mahdollistaa hankintojen sujuvan toteutuksen, lainmukaisuuden ja budjetin noudattamisen.

Solu Digitalin kehittämä hankintasalkku helpottaa hankintojen suunnittelu- ja valmistelutyötä. Sen avulla voidaan varmistaa, että kaikki julkisen sektorin hankinnat etenevät niihin liittyvien lakien mukaisesti sekä pysyvät budjetissa ja aikataulussa.

Lainmukaisten kilpailutusten sekä kilpailutuksen kautta valittujen kumppaneiden kulujen seuranta koko sopimuskauden ajan onnistuu kätevästi yhdessä työkalussa.

Työkalu auttaa varmistamaan, että hankinta ei epäonnistu jonkin muotoseikan, epäselvän toimeksiannon tai hankinnan suuruuden virhearvioinnin takia.

Hankintasalkku varmistaa hankinnan oikeellisuuden

Hankintasalkku toimii esimerkiksi sekä liiketoimintayksikön että hankintatoimen yhteisenä työkaluna. Hankinnan suunnittelu alkaa, kun liiketoimintaorganisaation jäsen täyttää uusi hankinta -lomakkeen. Hankinnan nimen ja tarpeen kuvauksen lisäksi lomakkeella voi ilmoittaa esimerkiksi arvion hankinnan eurokohtaisesta määrästä.

Yksikkö voi antaa hankinnalle myös alustavan prioriteetin, eli kuinka tärkeäksi yksikkö kokee kyseisen hankinnan itselleen suhteessa muihin hankintoihin.

Hankintatoimella on tyypillisesti monenlaisia hankintamenettelyjä: joissakin hankinnoissa on avoin tai rajoitettu menettely, joissakin puitejärjestely – kaikki hankintamenettelyt ovat omanlaisia juridisia kanavia, joihin pätevät omat säännöt.

Annettujen tietojen perusteella hankintatoimi kykenee valitsemaan kyseiselle hankinnalle oikean menettelytavan, joka puolestaan määrittää oikeat tarkistusasiat ja vaiheet, joiden perusteella hankintasalkussa voidaan edetä.

 

Menettelytapa määrittää hankinnan etenemisen vaiheet

Lomakkeen tiedot tallentuvat uutena hankintana hankintasuunnitelmiin, jolloin hankinta siirtyy liiketoimintayksiköstä hankintatoimen työstettäväksi. Hankintasuunnitelmasta eli vielä käsittelemättömästä hankintatarpeesta hankintatoimi voi tarkistaa perustiedot varmistaakseen, että hankintaa voi lähteä suunnittelemaan ja valmistelemaan.

Hankintasalkussa menettelytavan valinta vaikuttaa siihen, mitä porttikysymyksiä ja vaiheita hankinnan etenemisellä on. Jokaisella vaiheella on omat kysymyspatteristonsa, joissa vain pakollisten vastausten antaminen ja läpimeneminen takaa etenemisen seuraavaan vaiheeseen. Vastausten avulla varmistetaan, ettei mitään unohdu hankintaa eteenpäin viemisessä, ja se etenee lainmukaisesti sekä aikataulussa.

Hankinnan etenemisen vaiheita ja niihin liittyviä päätöksiä sekä muita huomioita esimerkiksi aikatauluista, etenemisen tilasta tai riskeistä voi kirjata hankintasalkun päiväkirjaosioon, jolloin niihin voi tarvittaessa palata jälkikäteen.

Hankintasalkku toimii toisaalta projektityökaluna ja toisaalta juridisena avustajana, jonka avulla varmistetaan, että muotoseikat menevät oikein.

Kuluseurannalla varmistetaan onnistunut hankinta

Kun kilpailutus on valmis ja kumppani valittu, hankintasalkussa edetään sopimuskausivaiheeseen, jonka aikana hankintatoimi voi tarvittaessa pysyä mukana hankkeessa ja seurata hankinnan kuluja, jotta hankinnan alkuperäinen kynnysarvo ei ylity.

Sopimuskauden kuluja seurataan hankintasalkun Talous-välilehdellä, jonne tietoja kertyneistä kuluista voidaan kerätä esimerkiksi organisaation ostolaskujärjestelmästä koko hankinnan elinkaaren aikana.

Johto ja hankintatoimi saavat laajasti tietoa yksittäisistä hankinnoista ja kokonaisuudesta hankintasalkun Power BI -raporteilla.

Katso video Business Finlandin kokemuksista hankintasalkusta:

Jari Kyläjärvi
Director, Partner