Dokumenttiautomaatio auttaa säästämään aikaa ja vähentämään riskejä, kun työntekijät voivat keskittyä olennaisimpiin asioihin työssään ja organisaation toiminta tehostuu.
Asiakkaallemme toteutettiin hiljattain dokumenttiautomaation ratkaisu. Olemme työskennelleet asiakasorganisaation kanssa pidempään datan käsittelyn ja prosessien automatisoinnin saralla.
Aloite ratkaisuun tuli asiakkaaltamme, joka tiedusteli mahdollisuutta hakea ja noutaa tietoa automaattisesti Word-tiedostoon heidän käyttämälle vakiosopimuspohjalle. Sopimuskäsittelijöillä meni huomattava määrä aikaa, kun he joutuivat ensin hakemaan asiakkaan tiedot ja kyseessä olevan tuotteen tiedot eri järjestelmistä kopioidakseen ja liittääkseen kaikki tiedot tarjouspohjaan manuaalisesti.
Dokumenttiautomaatiolla sopimukset kuntoon
Uuden ratkaisun rakensimme hyödyntämällä Microsoft Power Platform -palveluihin kuuluvan Power Automate -ohjelman valmista Word-pohjaa, josta dokumentti automaattisilla tiedoilla generoidaan. SQL-liittimien avulla Power Automate -työnkulku hakee ja noutaa tiedon tarjouksien generointityökaluun syötetyillä muuttuvilla arvoilla.
Eri muuttujien mukaisen hinnan laskeminen on työkalun myötä myös automatisoitu helpottamaan käsittelijöiden työtä. Excelissä oleva hinnasto vietiin ensin tietokantaan, josta hinta, johon eri muuttujat sopimuksen sisällöstä riippuen vaikuttavat, haetaan SQL-kyselyllä.
Myynnin prosessiin tehoja dokumenttiautomaatiolla
Ratkaisu tukee prosessia, jossa myyjä lähettää tarvittavat tiedot sopimuskäsittelijälle työstettäväksi. Erilaiset parametrit, kuten esimerkiksi tuotteiden eri ominaisuudet, sopimukseen liitettävät lisäpalvelut tai sopimuskauden kesto vaikuttaa siihen, tehdäänkö tarjouksesta yksi vai useampi versio asiakkaalle lähetettäväksi.
Tarjouksen edetessä sopimuksen tekoon, myyjä pyytää käsittelijältä sopimuspapereita, joihin sopimuksen lisäpalvelu on valittu. Sopimuskäsittelijä ottaa työstettävän sopimuksen käsittelyyn Power Apps -työkalulla rakennetun käyttöliittymän kautta, joka aloittaa taustalla pyörivän Power Automate -työnkulun dokumenttiautomaation osalta.
Dokumenttiautomaatiolla aina oikeat ja ajantasaiset sopimusehdot
Myös sopimusehtojen jakaminen sopimusdokumenttien yhteydessä on automatisoitu niin, että ne ovat katsottavissa milloin vain verkossa ajantasaisilla tiedoilla. Tämä varmistaa, että sopimuksen mukana asiakkaalle menevät myös sopimuksen tekohetkellä voimassa olevat ehdot.
Tällöin automaattinen työnkulku kopioi jokaiselta sopimuksen tekohetkeltä ehdon SharePointiin ja jakaa sopimusehdoista muodostetun PDF:n asiakkaalle eteenpäin SharePointin jakotoiminnolla. PDF:n jakamislinkki siis liitetään sopimukseen.
Simppeli ja rajattu datajoukko dokumenttiautomaation perustana
Dokumenttiautomaatio on oiva ratkaisu, kun datakokonaisuus on tarpeeksi simppeli ja rajattu. Asiakkaamme tapauksessa käytettävä data koskeevakioituja ja hyvin rajattuja sopimuskokonaisuuksia. Tietoa pystytään hakemaan myyjän työkalulla annetuilla parametreilla suoraan hinnastosta ilman että sopimuskäsittelijän tarvitsee tehdä mitään, kuten vaikka laskea hintoja manuaalisesti.
Dokumenttiautomaation työnkulku sopimuskäsittelyn prosessissa toimii odotetusti ja asiakkaan toiminnassa säästyy aikaa huomattavasti, samalla kun mahdolliset virheet vähenevät. Erityisesti hintojen automaattinen laskenta ja sopimusehtojen haku ajantasaisimmat tiedot huomioiden ovat ilahduttaneet asiakkaan päässä sekä myyjiä että sopimuskäsittelijöitä.
Ratkaisun käyttötarkoitusta ollaan laajentamassa koskemaan muita sopimustyyppejä ja -pohjia. Jatkossa prosessin automaatiotasoa viedään pidemmälle sisältämään myyjien lähettämien PDF-tiedostojen generoinnin. Toistaiseksi sopimuskäsittelijät tarkistavat tarjouksien ja sopimusten tiedot ennen PDF:ksi tallentamista ja myyjille lähettämistä.
Dokumenttiautomaatiosta ratkaisua eri haasteisiin
Dokumenttiautomaation avulla erilaisten dokumenttien luomista voidaan ohjailla lomakkeiden perusteella ja rakentaa työnkulkuja erityyppisiä jatkotoimenpiteitä varten. Power Automate -työkalussa hyödynnettävät Word-pohjat ovat helposti otettavissa käyttöön. Jos työnkulut ovat monimutkaisia tai niissä on variaatioita paljon, niin SharePoint-pohjainen ratkaisu edellyttää usean eri Power Automate -pohjan käyttöä.
Huomioitava on kuitenkin, että tässä tarvittava Power Apps/Power Automate -käyttölisenssi maksaa. Power Automate ja Power Apps ovat saatavilla myös Logic Appsissa, mikä on Azure-pilvipalvelussa pyörivä Power Automaten ”isoveli”. Sen käyttömääräpohjaisen hinnoittelun kautta työkalujen hyödyntäminen on todennäköisesti halvempaa, mikäli käyttö on enemmän satunnaista.
Lue lisää ratkaisuistamme ja asiakastarinoistamme:
- Myyjän työkalu mobiilisovelluksena
- Poikkeamien käsittelyprosessi ilmoittamisesta raportointiin
- Innovaatioaloitteiden käsittelyprosessin digitalisoiminen
- HR-prosessien automatisointi
- Datan hyödyntäminen raportoinnissa ja päätöksenteossa
Ota minuun tai kollegoihini yhteyttä, mikäli haluat kuulla lisää dokumenttiautomaatiosta
Jere Palanne
CTO, Partner
