Vuosi 2021 on alkanut työelämän merkittävässä murroksessa etä- ja hybridityöskentelyn normalisoituessa pysyväksi osaksi organisaatioiden arkea. Microsoftin tekemän selvityksen mukaan vastaajista 52 % kertoi, että säästöjä syntyi samalla kun tuottavuus säilyi ennallaan 88 % mukaan etätyöskentelystä huolimatta. Luvut ovat toki vaikuttavia, mutta niillä on omat nurjat puolensa.
Selvityksestä käy myös ilmi, että innovatiivinen yrityskulttuuri, jossa on helppo jakaa uusia ideoita, on heikentynyt Suomessa viime vuoden 40 %:sta 32 %:iin. Myös tuote- ja palveluinnovaatioiden määrä vähentyi viime vuoden 56 %:sta 45 %:iin. Trendi on huolestuttava, ja se korostaa digitaalisten prosessien sekä niitä tukevien työkalujen ja toimintatapojen tärkeyttä.
Luottamuksen sekä yhteenkuuluvuuden rakentaminen etätyöskentelyn aikakautena
Luottamuksen sekä yhteenkuuluvuuden rakentaminen ja vahvistaminen ovat entistä tärkeämmässä roolissa siiloutumisen lisäännyttyä ja tiimien innovatiivisuuden kokonaisuudessaan laskettua. Edellä viittaamani Microsoftin selvityksen mukaan johtajien yksi tärkeimmistä prioriteeteista nykytilanteessa on tukea tiimiensä työtä ja kehittää organisaation työskentelytapoja.
Peräti 95 % kyselyyn vastanneista johtajista pitääkin tärkeänä yritystensä toimintatapojen muuttamista innovatiivisemmiksi ja joustavammiksi. Tämä edellyttää digitaalisia prosesseja, jotka tukevat sekä jatkuvasti kehittävät tiedon ja dokumenttien löydettävyyttä, saatavuutta ja hallintaa sekä läpinäkyvyyttä prosesseissa ja toimintatavoissa, kuten kollegani Jere kirjoitti aiemmin.
Tiedon on siis oltava saatavilla ajasta ja paikasta sekä laitteesta riippumatta, mahdollisimman vaivattomasti ja nopeasti. Kuten Microsoftin selvityksen yhteydessä todetaan, innovatiivisuutta syntyy organisaatioissa, kun ihmiset kokevat olevansa yhteydessä kollegoihinsa, voivansa tuoda ideoitaan esille sekä yhdessä kokeilla ja ottaa harkittuja riskejä.
Digitaaliset prosessit tukevat innovaatiotoimintaa
Edellä mainitsemieni asioiden pohjalta määriteltyjen toimintatapojen ja prosessien ollessa selvät, on niiden menestyksekästä käyttöä tukevien teknisten ratkaisujen, eli päivittäiskäyttöön tarkoitettujen työkalujen, räätälöinti organisaation tarpeisiin ja tavoitteisiin sopivaksi vaivatonta ja ketterää.
Asiakkaamme digimuutosta tukevana kumppanina kehitimme ratkaisun tukemaan innovaatiotoimintaa, jossa innovaatioaloitteet tallennetaan keskitettyyn tietokantaan. Niiden käsittely on myös virtaviivaistettu digitaaliseksi prosessiksi automaation avulla. Innovaatioaloitteiden tietokanta on avoin kaikille organisaation käyttäjille läpinäkyvän työkulttuurin edistämisen tukena.
Ratkaisussa hyödynnetään Microsoft Power Platformin palvelutarjoamaan kuuluvalla PowerAppsilla rakennettuja, helppokäyttöisiä lomakkeita mobiilikäyttöliittymällä. Tietokenttiä ei lomakkeella ole paljon, osan niistä ollessa ennalta määriteltyjä valintavaihtoehtoja, ja liitteiden lisääminen on myös mahdollista.
Virtuaalista innovaatioiden kehitystä Microsoft Power Platform -ratkaisuilla
Yhdenmukaisen ja vertailukelpoisen datan varmistamiseksi käyttäjille on tarjolla sääntöosio luettavaksi ennen varsinaisen aloitteen tekemistä. Tällaisten yhtenäisten toimintatapojen ohjeistamisosioiden hyödyntäminen sovelluksien eri vaiheissa täydentyy Microsoft Power Automaten tarjoamilla työnkuluilla.
Ne yhdistävät dataa eri järjestelmistä ja muista käyttörajapinnoista, ja täydentävät sekä näyttävät tai piilottavat lomakkeen tietokenttiä prosessin edetessä seuraavaan vaiheeseen.
Aloitteiden käsittelijän työkalu on rakennettu yksinkertaiseksi mutta tarpeeksi kattavaksi pyydettyjen tietojen osalta, jotta aloitteiden esihyväksyntä sujuu mahdollisimman vaivattomasti ennen niiden käsittelyä säännöllisin väliajoin kokoontuvan innovaatiotiimin toimesta. Tiimi arvioi kunkin aloitteen ja perustelee sen hylkäämisen tai hyväksymisen. Tiedot tallentuvat tietokantaan kaikkien käyttäjien nähtäville.
Microsoftin ratkaisut edistävät virtuaalista työskentelyä yhdessä ja itsenäisesti
Kuvailemani ratkaisut tarjoavat työkaluja tiedon ja dokumenttien järjestelmälliseen käsittelyyn ja varastointiin sähköisesti, kaikkien saatavilla missä ja milloin tahansa. Yhteenkuuluvuuden tunnetta lisää itsestään jo tiedon saatavuus ja läpinäkyvyys, mutta entisestään digitaalisia prosesseja täydentää Microsoft Teams ja sen kattavat ominaisuudet yhteydenpitoon ja tehtävien sekä projektien hallintaan yhdestä sovelluksesta.
Power Platformin sovellukset, raportit ja työnkulut ovat liitettävissä osaksi organisaation työryhmämalleja Teamsissa. Niiden avulla vahvistetaan työntekijöiden kokemaa luottamusta sekä yhteenkuuluvuuden tunnetta automatisoimalla määriteltyjen käytänteiden mukaista toimintaympäristöä yhdenmukaiseksi ja ennalta tiedettäväksi.
Power Platform ja Teams ovat vain murto-osa Microsoftin tarjoamista pilvipalveluista, jotka lisäävät sekä helpottavat yhteistyötä ja päivittäistä työskentelyä. Microsoft 365 ja Office tarjoavat palveluita eri kokoisten organisaatioiden käyttöön palvelemaan erilaisia tarpeita digimuutokseen liittyen.
Tekninen toimittaja vai strateginen digikumppani?
Ajan hermolla pysyminen ja uusien innovaatioiden, kuten yksinkertaisten toiminnallisuuksien esittely osaksi arkipäivän tekemistä aiheuttavat kuitenkin haasteita itse kullekin IT-osaston työntekijälle ajoittain. Teknologioiden kehittyessä kovaa tahtia eteenpäin nykytyöelämän murroksessa, on asiantuntevan ja kokeneen kumppanin tuki enenevissä määrin tarpeen niin koulutus- kuin konsultaatiorintamalla.
Tutustu tarkemmin asiakkaidemme tarinoihin, kuinka kumppanuutemme heidän kanssaan on sujuvoittanut ja tehostanut jokapäiväistä toimintaa niin käyttäjien kuin yrityksen johdon tasolla ja koko muun henkilöstön osalta.
Lisää tietoa löydät:
- Teamsin tehokäytöstä
- Tietovarastoinnin tärkeydestä tiedolla johtamisessa
- Sopimushallinnan ratkaisuesimerkistä
- Projektinhallinnan perusteista teknisen ratkaisun rinnalle
Jari Kyläjärvi
Managing Partner
