Solu 365 -automaatiotyökalun avulla takaat organisaatiosi yhdenmukaisen projektien ja projektiresurssien hallinnan läpinäkyvästi ja tietoturvallisesti.
Solu 365® -automaatiotyökalun avulla hallitset projektien, työtilojen sekä projektidokumenttien luonnin sujuvasti. Kokonaisvaltainen ratkaisu keskittää kaiken tiedon, työkalut ja kollegat Microsoft Teamsin projektikohtaisiin työryhmiin.
Työkalu auttaa luomaan projektit automaattisesti yksinkertaisen, nopean ja tehokkaan prosessin avulla tietoturvallisella tavalla. Sinun tarvitsee vain määrittää perustiedot projektille helpon luontilomakkeen avulla tai integraation kautta, joko Power Platform -työkaluja käyttäen tai varsinaisten ohjelmointirajapintojen yli, kun projektin perustiedot halutaan tuoda taustajärjestelmistä.
Solu 365 muodostaa projektin käyttöön tarvittavat tietotyökalut Microsoft 365 ja Project for the Web -ympäristöihin sille annettujen perustietojen pohjalta automaattisesti, läpinäkyvästi ja virheettömästi.
Kokonaisvaltainen työkalu kaikkiin projektityöskentelyn tarpeisiin
Solu 365® -automaatiotyökalulla voit luoda eri käyttötarkoituksiin soveltuvat työryhmät, kuten esimerkiksi sisäiset hankkeet ja projektit ulkoisten kumppaneiden kanssa.
Projekteille määritellään resurssit, kuten esimerkiksi:
- Project for the Web -projektiresurssit yksittäisten projektien ja projektisalkun hallintaan
- Lue lisää Microsoft Project for the Webistä:
- Teams-kanavien rakenne ja esimerkiksi yksityinen kanava ohjausryhmälle
- dokumenttien kansiorakenne
- valmiit asiakirjamallit Word-, Excel- ja PowerPoint-tiedostoina esimerkiksi raporteille tai pöytäkirjoille, mikä varmistaa yhdenmukaisen työskentelyn koko organisaatiossa
- projektikohtaiset tuntikirjausrivit tuntikirjaussovellukseen
- resursointisovellus projektiryhmien jäsenten työajan käytön suunnitteluun, allokointiin ja raportointiin
- työkalut, kuten OneNote-muistiot
- valinnaisen määräpäivän ryhmän arkistoinnille tarvittaessa, esimerkiksi silloin kun projekti päättyy.
Jokainen Solu 365 -työkalulla luotu projekti kaikkine resursseineen saa omat metatiedot, jotka näkyvät automaattisesti kaikissa dokumenteissa. Metatiedot auttavat sinua löytämään oikean tiedon helposti ja nopeasti, ja hyödyntämään tietoa oikeaan aikaan juuri silloin, kun sinä tarvitset sitä.
Projektikohtaisten metatietojen lisäksi myös asiakirjamallien metatiedot tallentuvat uuteen dokumenttiin automaatiotyökalun hyödyntäessä projektin valmiita asiakirjamalleja. Työkalun käyttö vähentää manuaalisen työn ja inhimillisten virheiden riskien määrää voidessasi keskittyä muiden työtehtävien hoitamiseen.
Automaattisesti ohjatun projektin, työryhmän ja asiakirjojen hallintaprosessin avulla organisaation yhtenäisten käytänteiden mukainen projektitoiminta sekä nimeämis- ja tallennuskäytäntöjen noudattaminen varmistuvat. Tiedon laatu ja yhdenmukaisuus paranevat, kun kaikki työntekijät voivat luoda helposti organisaation brändin mukaisia asiakirjoja.
Resurssienhallinta ja sähköinen tuntikirjaus Solu 365 -työkalulla
Resurssoinnin kevyt sovellus Teamsissa auttaa suunnittelemaan ja allokoimaan projektiryhmän jäsenten työaikaa. Sovellusta voi käyttää tarvittaessa tiimikohtaisesti tai laajemmin, jolloin sovellus ottaa huomioon työajan käytön myös muissa projekteissa. Kyseiset tiedot on haettavissa raportille.
Solu 365 -työkalun sähköinen tuntikirjaus sovellus hakee automaattisesti tietoa tuntikirjauslomakkeelle esimerkiksi Microsoftin Project for the Web -ympäristöstä (PfW) projektitehtävistä. Tällöin käyttäjä voi kirjata tuntinsa heti projektin ja siihen liittyvien resurssien luomisen jälkeen.
Sähköinen hyväksymiskierto on mahdollista liittää tuntikirjauksiin tarvittaessa.
Azuren tietokantaan tallentuvat tuntikirjaukset on haettavissa Power BI -raporteille, joihin voi yhdistää tietoa myös muista lähteistä, kuten esimerkiksi henkilöiden kustannuspaikkatiedot HR-järjestelmästä. Raporttia voi tarkastella halutulta aikajaksolta esimerkiksi projekteittain tai henkilöittäin, jolloin toteutuneiden tuntien seuranta helpottuu.
Projektien tilannekuva Solu 365 Portfoliossa
Projekteille muodostetut Teams-tiimit näkyvät ajantasaisesti Solu 365 Portfoliossa. Se helpottaa navigointia Teams-ryhmiin ja muihin Microsoft 365 -palveluihin sekä helpottaa omistamiesi projektitiimien hallinnointia.
Projekti- ja työryhmäautomaation sekä työryhmien portfolionäkymän avulla:
- Projektien hallinta, projektiviestintä, raportointi sekä tiedon- ja dokumenttienhallinta keskittyvät Microsoft Teamsiin, joka helpottaa ja nopeuttaa projektityöskentelyä.
- Projektin perustietojen ylläpito, projektitiimin jäsenten käyttäjähallinta sekä arkistointi ja tiimin poistaminen onnistuvat helposti Solu 365 -työkalun kautta.
- Tiedon ja dokumenttien löydettävyys, hallittavuus ja läpinäkyvyys paranevat yksinkertaisen ja selkeän projektien luontiprosessin avulla.
- Projektien ja projektidokumenttien hallinta yhdenmukaistuu organisaation yhtenäisten käytänteiden mukaiseksi.
- Tietoturva paranee ulkopuolisten käyttäjien pääsyn rajoittuessa tiettyihin Teams-ryhmiin ja kansioihin.
Säästä aikaa ja tehosta työskentelyä Solu 365 -automaatiotyökalun auttaessa organisaatiosi projektien ja niihin liittyvän tiedon hallinnassa aina dokumenteista ja muista resursseista tuntikirjauksiin ja projektiraportointiin.
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
