Paikka- ja laiteriippumatonta projektityöskentelyä automaation avulla
Turun kaupunki on tieteen, kulttuurin sekä elinvoimaisen ja kestävän kehityksen kaupunki. Turku on perustettu vuonna 1229 ja on täten Suomen vanhin kaupunki. Turun seutukunnan 337 000 asukasluvulla Turku on Suomen kuudenneksi suurin kunta, joka pyrkii kansainväliseksi kestävien ratkaisujen mallikaupungiksi ja fiksun liikkumisen edelläkävijäksi.
Turun kaupungin IT-palvelut palvelee koko Turun kaupungin kaikkia eri yksiköitä sekä myös konserniyrityksiä erilaisissa IT-asioissa, tehden ja kehittäen asiakkailleen erilaisia IT-ratkaisuja sekä ylläpitäen olemassa olevien työkalujen ja järjestelmien suorituskykyä. IT-palvelut palvelee yhteensä yli 20 000 käyttäjää noin 70 työntekijän voimin.
Sujuvampaa projektityötä nykypäivän tarpeisiin
IT-palveluissa on tarve seurata projektien ja palvelutuotannossa olevien palvelujen tilannetta ja etenemistä sekä mihin työkokonaisuuksiin projektipäälliköillä, palvelupäälliköillä ja asiantuntijoilla menee työaikaa.
Aiemmin yksikössä oli käytössä Microsoft Project Server -työkalu, mutta se koettiin liian kankeaksi ja järeäksi, eikä se sopinut enää tämän päivän prosesseihin ja etätyöskentelyn tarpeisiin.
”Tuo työnhallinta, minkä kautta me projektipäällikötkin esimerkiksi raportoidaan projektien etenemisestä, niin sen pitää toimia myös kotona,” täsmentää Esa-Ville Vanhatupa, projektipäällikkö Turun kaupungin IT-palveluissa.
Tavoitteena oli löytää uusi työkalu, jonka kautta asiat olisivat helpommin tehtävissä kuin aiemmin, mikä olisi käytettävissä paikka- ja laiteriippumattomasti, ja jossa kaikki toiminnot olisivat keskitetty Teamsin sisälle: projektien ja palveluiden etenemisen raportointi, tuntien helppo kirjaaminen, ja työkokonaisuuksien tilanteiden seuranta raporteilta.
”Järjestettiin kilpailutus tämän ratkaisun toteuttamisesta ja Solu Digital Oy valikoitui siinä hyvän tarjouksensa pohjalta voittajaksi, ja sen takia he valikoituivat meille kumppaniksi. Olemme toki olleet aiemminkin Solun kanssa yhteistyössä ja se on sujunut tosi hyvin aiemmin, niin oli helppo lähteä tätäkin tekemään.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektipäällikkö, Turun kaupungin IT-palvelut
Kaikki projektin työvaiheet Teamsiin Solu 365:n avulla
Tarpeita vastaava ratkaisu pohjautuu täysin Microsoft-alustalle, toimien myös selaimessa. Kokonaisuus rakentuu Solu 365 -työkalusta, millä luodaan uudet työkokonaisuudet Microsoft Project for the Web -työkaluun. Tämän jälkeen esimerkiksi tuntikirjausrivit ja itse työkokonaisuuden työtila Teamsissa sekä kaikki raportit Microsoft Power BI:hin syntyvät automaattisesti.
”Nyt kaikki tosiaan toimii paikka- ja laiteriippumattomasti, eli työn tekemisestä on tullut tietyllä tapaa joustavampaa. Nykyään automatiikka tekee monta asiaa, jotka ennen itse piti tehdä useaan eri paikkaan, eli tietyllä tapaa siihen työhön menevä aika on vähentynyt ja helpottunut.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektipäällikkö, Turun kaupungin IT-palvelut
Ennen Solu 365 -työkalua tuntikirjausten tekeminen vaati monelta ihmiseltä paljon enemmän vaivaa, eli projektipäälliköiden piti määritellä tuntikirjausrivit jokaiselle henkilölle, jotta he pystyvät kirjaamaan tunnit. Nykyään tuntikirjausrivit syntyvät tietylle työkokonaisuudelle automaattisesti ja kuka vain tuntikirjaaja pystyy kirjaamaan tunnit riveille suoraan itse.
”Kun kaikki toimii Teamsin kautta, niin ainakin itselleni projektipäällikkönä riittää, että kun avaa Teamsin, niin kaiken pystyy sen kautta tekemään, eli raportoimaan tilanteet ja antamaan tuntikirjaukset ja myös sitten katsomaan raporteilta, miten asiat sujuu.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektipäällikkö, Turun kaupungin IT-palvelut
Asioimisen helppous siivittää yhteistyötä
Turun kaupungin IT-palveluiden työntekijät ovat olleet tyytyväisiä uuteen ratkaisuun ja sen automaation tuomiin hyötyihin. Työntekijöiden manuaalisten vaiheiden ja toimenpiteiden määrän vähennettyä, aikaa jää työn kannalta tärkeimpien asioiden hoitamiseen.
”Parasta yhteistyössä Solu Digitalin kanssa on, että heidän kanssaan on helppo tehdä yhteistyötä ja kaikki sujuu mutkattomasti, nopeasti ja ilman ongelmia.”
Esa-Ville Vanhatupa
Projektipäällikkö, Turun kaupungin IT-palvelut
Erityisesti yksi kontaktipiste Solu Digitalilla asiakkaan suuntaan, kenen kanssa asiat on hoidettu, on miellyttänyt Esa-Villeä yhteistyössä.
”Jos on ollut joku ongelma, niin kaikki on hoidettu tosi nopeasti, eli mitään ei ole tarvinnut jäädä odottelemaan. Myös projektin aikataulu piti täysin paikkansa siinä, mitä aluksi oli suunniteltu, niin periaatteessa kaikki on mennyt vähintään niin kuin odotettiin ja ehkä jopa vähän paremminkin.”
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
