Uusi projektinhallinta- ja tuntikirjausratkaisu helpottaa työtä ja säästää aikaa
SSAB on pohjoismainen ja yhdysvaltalainen teräsyhtiö, joka toimittaa erikoislujia terästuotteita ja niihin liittyviä palveluita maailmanlaajuisesti.
Yli 130 vuotta toiminnassa olleella konsernilla on tuotantolaitoksia Ruotsissa, Suomessa ja Yhdysvalloissa, joiden vuosittainen terästuotantokapasiteetti on noin 8,8 miljoonaa tonnia. SSAB alkoi vuonna 2021 tuottamaan fossiilitonta terästä, jonka tuotantoa yrityksessä viedään eteenpäin.
Suomessa SSAB:llä on monenlaisia projekteja käynnissä niin tuotantolaitoksissa kuin myös organisaation IT-osastolla. Projektien hallinta on sujunut Microsoft Project -työkalulla toistakymmentä vuotta. Tarve siirtyä uuteen työkaluun tuli kysymykseen, kun Microsoftin tuki Projectin tietoturvaan liittyen päättyi.
Projektityökalu usean osaston tarpeisiin
Tavoitteena oli löytää vastaavanlainen selainpohjainen projektinhallinta- ja tuntikirjausjärjestelmä, joka olisi helppokäyttöinen. SSAB kääntyi asiassa Solu Digitalin puoleen, jonka kanssa yhteistyö on kestänyt viimeisen vuosikymmenen ajan. Organisaation työskentelytapa ja tarpeet olivat tuttuja aiemman järjestelmän käytön osalta.
”Saimme hyvän esityksen tähän uuteen Microsoft Project for the Webiin liittyen ja työkalusta tuntikirjaukseen ja hyväksyntään sekä miten raportointi saadaan meillä toteutettua tuntiraportointiin ja kustannusohjaukseen liittyen”, kertoo Lauri Eskola, Application Manager SSAB:n IT-osastolta.
Uusi ratkaisu palvelee laajaa käyttäjäkuntaa, sillä Suomen SSAB:llä tuntikirjaajia on noin 600 sekä projektipäälliköitä ja esimiehiä on lähemmäs sata henkilöä.
Työkalun käyttö vaihtelee eri käyttäjäkuntien välillä: IT-osastolla projekteissa työskennellään sykleittäin, kun taas tehtaiden osastot käyttävät projektinhallinta- ja tuntikirjausjärjestelmää enemmän julkisrahoitteisten projektien kanssa. Lisäksi organisaation laskutusosasto käyttää työkalua ohjaamaan kustannukset oikeaan paikkaan.
Helppokäyttöistä projektityöskentelyä
”Erityisesti tehtaiden näkökulmasta on pidetty siitä, että tämä nykyinen selainpohjainen Project for the Web ja tuntikirjaussivu itsessään sekä tuntien hyväksyntä ovat olleet paljon käyttäjäystävällisempiä, jolloin ei ole niin iso kynnys opetella sitä järjestelmää”, Lauri toteaa.
Projektin perustaminen järjestelmään, henkilöiden ja tehtävien lisäys projektille sekä projektiryhmäläisten hallinnointi itse projektilla on helpottanut ja nopeuttanut projektipäälliköiden työskentelyä. Erillistä lupaa henkilöiden lisäämiselle projektiin ei enää tarvita, sillä henkilöiden käyttäjätilit on jo entuudestaan yhdistetty muihin Microsoft M365 -ohjelmiin.
Tuntikirjauskohteiden luonti henkilöille tapahtuu automaattisesti Project for the Webiin lisättyjen projektitietojen avulla. Laurin mukaan käyttäjien elämää on helpottanut mahdollisuus hallinnoida tuntikirjausnäkymää itse lisäämällä tai poistamalla tehtäviä näkymästä. Laskutusosaston käytössä oleva tuntikirjauksien automaattinen hyväksyntäprosessi säästää aikaa hallinnollisesta näkökulmasta.
”Tämä uusi työkalu on huomattavasti käyttäjäystävällisempi niin projektipäällikön kuin tuntikirjaajankin näkökulmasta, ettei tarvitse tapella sen kanssa ja käyttää paljon aikaa siihen, vaan voi keskittyä siihen tuntien kirjaamiseen ja oikeaan työhön.”
Lauri Eskola
Application Manager, SSAB:n IT-osasto
Ajantasaista ja nopeaa raportointia
Project for the Webissä projektin taustatietoihin voi luoda kustomoituja tietokenttiä esimerkiksi kustannuspaikkatiedolle. Tietoa voi hyödyntää raportoinnissa, jolloin myös raporttien luonti Power BI -työkalulla on helpottunut entisestään.
”Säästämme aikaa siitäkin näkökulmasta, koska oli paljon palautetta, että se on ollut aika työlästä rakentaa raportit aikaisemmin, kun piti käydä isoa listaa läpi ja valita käsin ne projektit sieltä.”
Lauri Eskola
Application Manager, SSAB:n IT-osasto
Aiempaan järjestelmään verrattuna Power BI:llä luoduilla raporteille saadaan ajantasaisempaa tietoa nopeammin, jota voi jakaa eteenpäin hallinnointitarpeisiin esimiehille ja seurantaan.
Pitkäkestoinen yhteistyö laajenee
”Parasta on kyllä ollut yhteistyö Mikko Sorsan kanssa tämän projektin aikana, kun on henkilö, josta näkee, että on selkeästi tehnyt tätä aikaisemminkin ja hän tietää etukäteen jo meidän tarpeet, osaa kuunnella mitä sanotaan ja viedä asioita eteenpäin”, Lauri kiittelee.
Työkalun käyttöönotto jatkuu yhä, sillä suunnitelmissa on laajentaa sen käyttöä Ruotsissa sijaitsevien tehtaiden henkilökunnalle.
”Voisin suositella Solu Digitalia, koska homma toimii. Se on iso asia, kun pystyy luottamaan, että toinen osapuoli tekee oman työnsä ja oman osuutensa.”
Lauri Eskola
Application Manager, SSAB:n IT-osasto
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
