NRC Group päivitti vanhan SharePointin alustalla toimivan dokumentinhallintajärjestelmänsä Teamsin kautta toimivaan Solu 365 -työkaluun ja tehosti projektityöskentelyä.
NRC Group on Pohjoismaiden johtava raideinfra-alan yritys, joka pääasiassa rakentaa ja kunnossapitää raideinfraa Suomessa, Ruotsissa ja Norjassa.
NRC Groupin liiketoiminta Suomessa keskittyy rauta- ja raitiotierakentamiseen sekä kunnossapitoon, jonka lisäksi yritys toimittaa myös materiaaleja raideinfraan. Vuonna 2022 NRC Groupin Suomen maayhtiössä työskenteli noin 1000 henkilöä ja liikevaihto oli 255 miljoonaa euroa.
Mobiiliystävällinen työkalu tukemaan liiketoimintaa
Microsoft SharePointin alustalla toimiva dokumentinhallintajärjestelmä tuli hiljattain tiensä päähän muun muassa vanhojen palvelimien ja tietoturvan osalta, joten tietohallinto aloitti projektin löytääkseen uuden ratkaisun palvelemaan henkilöstön tarpeita.
Tarvekartoituskysely henkilöstölle toi paljon arvokasta ja yksityiskohtaista palautetta siitä, millainen uuden ratkaisun tulisi olla.
Yrityksellä on viisi päätoimistoa sekä alueellisia projektitoimistoja yhteensä 17 paikkakunnalla Suomessa. Henkilöstöä työskentelee hajanaisesti ympäri Suomea eri projektien parissa, joten mobiilisti työskentely on ensisijaisen tärkeää niin kentällä kuin toimistossa.
”Tämä mobiilikäyttöisyys oli tärkeä vaatimus. Vanha ratkaisu ei toiminut mobiilisti. Työmaahenkilöstön tulee pystyä perehtymään mm. turvallisuus- ja laatusuunnitelmiin sekä ohjeistuksiin ja laatimaan laadunvarmistusdokumentteja”, kertoo Head of Group IT Anu Asikainen.
Jokaisen projektin dokumentit tuli siis löytyä järjestelmällisesti yhdestä paikasta. Uuden ratkaisun toivottiin olevan myös yksinkertainen ja helppokäyttöinen.
”Käytettävyyttä parantaa se, että löytyy kaikki tarvittava eikä mitään turhaa. Yhtenä tärkeänä vaatimuksena oli myös kustannustehokkuus. Hyödynnämme Microsoftin ympäristöä, joka meillä on käytössä ja tuttu kaikille”, Anu selventää uuden ratkaisun tarvittavia ominaisuuksia.
Helppokäyttöinen Solu 365 tehostaa Teamsilla työskentelyä
Vanhan SharePointin korvasi Solu Digitalin kehittämä Solu 365 -automaatiotyökalu, jolla NRC:n työntekijät perustavat uusia projekteja Teamsin sekä SharePointin kautta käytettävinä työtiloina.
”Tiedostot ja tiedot olivat erillisessä ympäristössä, joka oli vähän hankalammin tavoitettavissa, kun sinne piti mennä aina selaimella ja kirjautua, niin halusimme siihen jotain helpompaa ratkaisua. Se on sitten ollut tämä Teams-ratkaisu, jota kautta pystymme hallinnoimaan meidän kaikki tiedot ja tiedostot”, kertoo NRC:n projekti-insinööri Tommi Ilola.
Työtilat sisältävät kaiken projektikohtaisen tiedon, tiedostot ja keskustelut yhdessä paikassa Teamsissa. Dokumenttien mallipohjat ovat myös kätevästi saatavilla työkalun kautta sekä päivitettävissä keskitetysti ja automaattisesti kaikille käyttäjille.
Uusi Solu 365 -ratkaisu otettiin koko NRC Group Finlandin henkilöstön käyttöön keväällä 2023.
Tommin työssä uusi Teams-pohjainen ratkaisu on käytössä päivittäin: ”Se on helppo, kun Teams on jo muutenkin käytössä oleva ympäristö. Se toimii aika näppärästi vaikka puhelimellakin, niin se siinä on kyllä ihan selvä hyöty. Ja kun sen saa vielä tuon oman tietokoneen resurssienhallintaan linkitettyä, niin se helpottaa kyllä kummasti”, Tommi toteaa.
Konsernin IT Service Manager Ann Heinonen kokee Solu 365 -työkalun auttavan myös laajemmassa mittakaavassa: ”Mitä paremmin meidän porukkamme osaa sitä Teamsia käyttää tämän ratkaisun takia, niin he pystyvät hyödyntämään sitä myös muussa työskentelyssään, että se on aina vaan plussaa kaikki mitä he oppivat siitä miten he käyttävät Teamsia.”
Kilpailukykyistä projektitoimintaa laadukkaalla ja tehokkaalla työskentelyllä
Noin puolen vuoden käytön jälkeen sekä Solu 365 -työkalun käyttäjät että tietohallinto pitävät uutta ratkaisua onnistuneena valintana.
”Tavoitteena oli helppokäyttöinen ja kustannustehokas työkalu tukemaan projektitoimintamme dokumentointia. Se tavoite saavutettiin”, Anu kertoo.
”Olemme olleet tosi tyytyväisiä, että päädyimme tähän ja kaikki vaatimukset saatiin täytettyä Microsoftin työkaluilla”, hän jatkaa.
Ann, joka vastasi uuden ratkaisun käyttöönottoprojektista, on tyytyväinen käyttöönottoa seuranneesta hiljaisuudesta. Tavallisesti, kun otetaan uusi järjestelmä käyttöön, paljon aikaa menee uuden opettelemiseen ja käyttäjien kouluttamiseen ja ohjeistamiseen. Teams-ratkaisu oli tältä osin käyttäjälle selvästi helpompi, joten pitkiltä koulutustilaisuuksilta vältyttiin.
Asiantunteva kumppani tukena myös tulevaisuudessa
Anu ja Ann molemmat kokevat yhteistyön Solu Digitalin kanssa sujuneen hyvin alusta loppuun.
”Itse pidin siitä toimintatavasta, että haastattelujen kautta päästään kiinni siihen mikä se meidän oikea tarpeemme on, että tarpeeksi kauan aikaa maltettiin kysyä meiltä mitkä ne käyttötapaukset ovat”, Ann korostaa.
”Nyt kun olemme nähneet mihin Solu Digital pystyy, niin kyllähän me kovin herkästi käännytään teidän puoleenne, varsinkin kun meillä on jotain SharePointiin liittyviä juttuja. Kyllähän sitä mielellään aina kuuntelee, että hei olisiko teillä tähän jotain ideaa”, Ann lisää.
Anu painottaa Solun osaamisen SharePointista ja Teamsista tuoneen heille paljon apua.
”Sharepointia ja Teamsia kehitetään jatkuvasti, mukavaa kun kumppanit pitävät meidät ajan tasalla uusista ominaisuuksista ja mahdollisuuksista”, Anu toteaa.
Lataa projektinhallinnan opas
Lataa oppaamme projektien sujuvaan hallintaan ja helpota organisaatiosi projektityöskentelyä. Jätä yhteystietosi ja lähetämme oppaan sähköpostiisi.
