Microsoft 365 Copilotin käyttö Teamsissä tehostaa työskentelyä huomattavasti. Opi hyödyntämään työkalua kokousten, viestinnän ja tiedonhaun tehostamiseksi näiden viiden vinkin avulla.
Microsoft 365 Copilotin käyttöönotto Microsoft Teamsissä tuo tekoälyn tiimityöhön ja työnkulun tehostamiseen.
Copilot voi auttaa tiedon jäsentämisessä, viestinnässä ja tehtävien hallinnassa, mikä parantaa tehokkuutta erityisesti silloin, kun tiimi työskentelee etä- tai hybridiympäristössä. Lue viisi käytännöllistä vinkkiämme, joilla saat kaiken irti Copilotin toiminnoista Teamsissä.
1. Kokousten tiivistäminen tehokkaasti
Teamsin Copilotin avulla voit luoda kokouksista tiivistelmiä, mikä auttaa keskittymään olennaiseen. Copilot seuraa kokouksen kulkua ja tiivistää tärkeät päätökset ja tehtävät selkeään muotoon. Tämä toiminto on erityisen hyödyllinen silloin, kun tiimissä on paljon jäseniä ja keskustelu rönsyilee.
Käytännön vinkki: Voit pyytää Copilotia tekemään yhteenvedon esimerkiksi kaikista kokouksen aikana sovituista toimenpiteistä tai @-maininnoista, jolloin se kirjaa erityisen tärkeät kohdat automaattisesti.
2. Tehosta viestintää säätämällä sävyä ja muotoa
Copilot voi auttaa myös viestinnässä. Jos haluat lähettää ammattimaisen tai rennon viestin, voit pyytää Copilotia säätämään viestisi sävyä ja muotoa. Tämä ominaisuus on kätevä kiireisessä viestinnässä, jossa haluat varmistaa, että viestin tyyli vastaa vastaanottajan odotuksia.
Käytännön vinkki: Käytä Teamsissä Copilotin muotoilutoimintoja, kuten ”kirjoita uudelleen” tai ”säädä sävyä.” Voit valita sävyn kuten ”asiantunteva” tai ”innostava”, mikä auttaa viestiäsi välittämään oikeanlaisen vaikutelman.
3. Tiedon haku keskustelun aikana
Copilot tekee Teams-keskusteluista aiempaa tehokkaampia, sillä voit hakea kokouksessa käsiteltyjä tietoja, raportteja ja tilastoja nopeasti ilman tarvetta etsiä niitä erikseen. Tietojen integrointi keskusteluihin parantaa päätöksenteon nopeutta ja laatua. Tämä on arvokasta erityisesti päätöksentekoa tukevissa kokouksissa.
Käytännön vinkki: Copilotin hakutoimintojen tehokas käyttö mahdollistaa tietojen haun Teams-keskustelujen aikana esimerkiksi kysymällä tärkeimmät kohdat viime kuun asiakaspalavereista tai projektin edistymisestä.
4. Tehtävien hallinta ja muistutukset
Copilotin avulla voit hallita tiimisi tehtäviä sujuvammin. Copilot voi luoda ja priorisoida tehtävälistoja, seurata määräaikoja ja muistuttaa tulevista tehtävistä. Näin voit keskittyä tärkeimpiin toimiin, eikä mikään jää huomiotta.
Käytännön vinkki: Käytä Copilotia luomaan automaattisia muistutuksia määräajoista. Voit esimerkiksi pyytää Copilotia muistuttamaan sinua tärkeistä määräajoista viikoittain. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä suurissa projekteissa, joissa on monia osakokonaisuuksia.
5. Analysoi kokous- ja keskusteludataa
Copilotin analytiikkatoiminnot auttavat tiimisi työprosessien kehittämisessä. Sen avulla voit analysoida, miten tiimi kommunikoi ja missä on parantamisen varaa. Copilot voi esimerkiksi tarkastella keskusteludataa ja tiivistää keskeiset teemat, mikä antaa tietoa siitä, miten yhteistyötä voi parantaa.
Käytännön vinkki: Hyödynnä Teamsissä Copilotin analytiikkatoimintoja ja pyydä sitä luomaan raportteja, jotka auttavat tiimityön ja kommunikaation kehittämisessä. Tällä tavoin voit seurata tiimin yleistä suoriutumista ja kehityskohteita.
Tehosta työskentelyäsi hyödyntämällä Copilotia
Microsoft Teamsin Copilot on tehokas apuväline tiimityöhön ja työtehtävien hallintaan. Näiden viiden vinkin avulla voit hyödyntää Copilotin mahdollisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla ja parantaa tiimityösi tehokkuutta ja selkeyttä.
Haluatko hyödyntää Copilotia parhaalla mahdollisella tavalla? Tutustu Copilot-koulutussivuumme.
Lue lisää Microsoft Copiloteista:
