Microsoft SharePoint Premium tarjoaa tekoälyavusteista asiakirjojen sisällön prosessointia ja hallintaa vähentäen manuaalisen työn määrää.
SharePoint Premium -tuotepaketti sisältää kirjavan valikoiman älykkäitä tiedonhallinnan työkaluja. Tuotenimellä Syntex tunnettu asiakirjojen käsittely mallien avulla, on yksi SharePoint Premiumin hyödyllisistä, tekoälyyn ja optiseen merkintunnistukseen perustuvista ominaisuuksista.
Asiakirjojen käsittely Syntexin malleja käyttäen, tarkoittaa käytännössä asiakirjojen luokittelua ja tietojen poimintaa asiakirjoista.
Sisällön prosessointi luokittelun avulla on tarpeen esimerkiksi silloin, kun sähköpostilla saapuvien tarjouspyyntöjen tulvasta halutaan luokitella ja ohjata edelleen eri liiketoimintayksiköille kuuluvat yhteydenotot.
Esimerkki 1: tarjouspyyntöjen luokittelija
Korjausrakentamista ja korjausrakentamisen suunnittelupalveluita tehdään kahdessa eri liiketoimintayksikössä yrityksessä. Kaikki tarjouspyynnöt halutaan vastaanottaa yhdessä sähköpostiosoitteessa, vaikka tarjoukset laaditaan eri liiketoimintayksiköissä. Tässä Microsoft Syntex Asiakirjan rakenteeton käsittely pystyy auttamaan tunnistamalla sähköpostiviestistä selitteitä, kuten avainsanoja, säännöllisiä lausekkeita (regex) ja rakenteita, joiden avulla niiden luokittelu onnistuu.
Tuekseen Syntex tarvitsee sähköpostin ohjaamisen SharePointiin luokittelua varten ja luokitellun sähköpostin siirtelyn oikeisiin kansioihin Power Automate -työnkulkujen avulla.
Tarjouspyyntöjen luokittelija vähentää ihmistyön määrää ja lyhentää tarjouspyyntöihin vastaamiseen kuluvaa aikaa.
Esimerkki 2: eräanalyysien automaatio
Luokittelun ohella Microsoft Syntex pystyy myös poimimaan tunnistettua tietoa asiakirjoista. Poimintaan voidaan käyttää samaa Asiakirjan rakenteetonta käsittelyä kuin luokitteluunkin. Tietojen poiminta Asiakirjan rakenteettoman käsittelyn avulla tarkoittaa käytännössä sitä, että asiakirjojen sisällöstä voidaan poimia tietoa SharePointin tiedostokirjaston sarakkeisiin.
Toisessa esimerkissä elintarvikkeita valmistavan yrityksen raaka-ainetoimitusten eräanalyyseista voidaan poimia raaka-ainetoimittajien nimet, tilausnumerot, erätunnisteet, tuotteet ja niiden määrä erissä. Tämäkin automatiikka vaatii tuekseen Power Automate -työnkulkuja.
Syntexin tekoälyyn perustuvan tunnistamisen vahvuutena on sen kyky tunnistaa ja poimia tietoa erilaisista, rakenteeltaan ja muodoltaan toisistaan poikkeavista asiakirjoista, joissa myös poimittavan sisällön muoto, esimerkiksi päivämäärien esitystapa, voi olla kirjavaa.
Esimerkissämme Asiakirjojen rakenteeton käsittelijä luokittelee asiakirjan eräanalyysiksi ja muiden tietojen ohella poimii siitä parasta ennen -päivämäärän joko muodossa ”12/31/2024”, ”31.12.2024”, ”12/2024” tai ”2024-12”. Sen jälkeen Power Automate -työnkulun avulla tieto voidaan ”puhdistaa” muotoon ”2024-12-31” riippumatta alkuperäisestä esitystavasta. Periaate on tuttu liiketoimintatiedon raportoinnin ratkaisuista, joissa tiedon laadun parantamisella on usein merkittävä rooli.
Eräanalyysit ovat tärkeä osa elintarvikkeiden tuotantoketjun läpinäkyvyyttä ja turvallisuutta. Niiden automaattinen käsittely tekee kokonaan tarpeettomaksi tietojen käsin poiminnan ja syöttämisen toiminnanohjausjärjestelmään.
Muut asiakirjojen käsittelyn mallit
Tietojen poimintaan rakenteettoman käsittelyn ohella voidaan käyttää Syntexin Vapaapiirtotiedoston tai Jäsennetyn asiakirjan käsittelyä.
Vapaapiirtotiedostolle näytetään toisistaan jonkin verran poikkeavien asiakirjaesimerkkien sisällöstä poimittava tekstialue, joka tunnistetaan rakenteettoman käsittelyn tapaan selitteiden avulla, mutta sen avulla asiakirjoja ei luokitella.
Jäsennetty asiakirjan käsittely tarkoittaa käytännössä lomaketunnistusta. Sitä voidaan tehokkaasti käyttää tietojen poimintaan silloin, kun kaikki käsiteltävät asiakirjat ovat muodoltaan samanlaisia.
Henry Scheinin
Johtava konsultti, Partner
Lue lisää tekoälystä:
- Tekoälyn hyödyntäminen liiketoiminnassa
- Tiedosta kilpailuetusi
- Tietoturva kuntoon Copilotin käyttöönottoa varten
- SharePoint Premium edelläkävijöiden älykkääseen tiedonhallintaan
- Microsoft Planner premium-ominaisuuksilla ja Copilot
- Kohenna työn tuottavuutta tekoälyn avulla
- Kustomoitujen tekoälyavustajien rakentaminen Copilot Studiolla
