“Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla.” sanoo Arno Hakkarainen.
Pilvipalvelut heti tarjolla pienin mukautuksin
Pilvipalvelut ovat teknisesti heti tarjolla käyttöön pienin mukautuksin. Miten huolehdimme, että käyttäjät ja koko organisaatio kykenee hyödyntämään työkalun mahdollisuudet nopeasti ja joustavasti. Voiko käyttöönotto olla ketterä?
Microsoftin Project-tuoteperhe tarjoaa joustavan ja monipuolisen valikoiman erilaisiin projektinhallinnan työvälinetarpeisiin. Valikoiman mielenkiintoisin tuote on pilvipalveluihin nojautuva Project Online. Se tarjoaa Project Serverin tavoin monipuolisen ja skaalautuvan alustan projektinhallinnan eri kypsyystasoille. Organisaation koolla ei liioin ole väliä, tuote tarjoaa runsaasti mahdollisuuksia niin pienille kuin suurille käyttäjämäärille.
Käyttöönotto teknisessä mielessä varsin vaivatonta
Project Onlinen käyttöönotto teknisessä mielessä on varsin vaivaton. Perinteiseen palvelinasennukseen verrattuna aikaa menee murto-osa ja pilvipalvelu pitää jatkossa osaltaan huolen siitä, että alusta on ajan tasalla. Varsinaiset mukautukset, salkkuattribuutit, näkymät, käyttäjäoikeudet ja vastaavat tehdään samoin kuin perinteisessä palvelinratkaisussa.
Projektikulttuurin kypsyys ja koko ohjaavat käyttöönottoa
Organisaation projektikulttuurin kypsyys ja käyttäjämäärä ohjaavat ratkaisun käyttöönottoprosessia. Kun asiakkaalla on selvä kuva siitä mitä tavoitellaan välineen käyttöönotolla, on varsin helppo yhdessä määritellä miten asiat ja toiminnallisuudet viedään työvälineeseen. Useammin on kuitenkin edessä tilanne, jossa asiakas on vasta siirtymässä yhteisten projektityötapojen käyttöön. Tällöin korostuu toimittajan vastuu siitä, että osataan kulkea käyttöönottoprosessi oikein ja asiakkaan kannalta tehokkaasti eteenpäin. Tiekartan laatiminen yhdessä ja vaiheittainen eteneminen luovat edellytykset onnistuneelle käyttöönotolle ja työkalun arjen käytölle.
”Learn-By-Doing”
Perinteisesti käyttöönotto tapahtuu pienen tiiviin ryhmän kanssa. Tavoitteena on saada mahdollisimman valmista ennen ratkaisun lanseerausta organisaatiolle. Tapa on tehokas, mutta pitää sisällään monia seikkoja joiden kanssa tulee olla tarkkana, kuten käyttötapojen määritys eri rooleissa, koulutukset ja muutoksen hallinta.
Pienet askeleet ovat hyvä tapa edetä
Kokemus on osoittanut hyväksi, tavan edetä pienin joustavin askelin eteenpäin. Määritellään ja viedään järjestelmään perusasiat, niin sanotut minimivaatimukset, jonka jälkeen lähdetään etenemään laittaen toiminnallisuus kerrallaan kuntoon. Se kuinka nopeasti edetään ja mitä toiminnallisuuksia otetaan käyttöön, riippuu asiakkaan lähtötilanteesta ja tavoitetasosta. Pienin ketterin askelin etenemällä ja laittamalla asiat pieninä palasina kuntoon saadaan synnytettyä oivalluksia ja ”ahaa-elämyksiä”. Lopputuloksena saadaan luotua yhteinen ymmärrys projektimenetelmän ja työvälineen välisestä suhteesta.
Ketterä eteneminen tekee sitouttamisesta helpompaa
Toinen merkittävä seikka ketterässä etenemisessä on se, että näin edeten organisaation sitouttaminen on myös helpompaa. Asioita voidaan määrittää tarkemmin pienissä paloissa, jokainen käyttäjäryhmä saa äänensä kuuluviin ja samalla käyttäjät myös hahmottavat miten omat toiveet ja vaatimukset peilaavat organisaation vaatimuksiin. Näin luodaan yhdessä organisaation oma projektinhallinnan työväline.
Pilvipalvelut ovat yhä enemmän päivittäistä arkea ja ohjaavat uudenlaiseen ajatteluun työkalujen hyödyntämisestä ja teknisen alustan mahdollisuuksista. Erityisesti korostuvat mallit ja tavat, joilla otamme työkalut käyttöön joustavasti käyttäjien ehdoilla ja arkea varten.
Arno Hakkarainen
Senior konsultti, erityisosaamisena Microsoft Project -tuoteperhe
Julkaistu: 24.10.2016
