Inköpsportföljen garanterar att inköpen går smidigt till, är lagenliga och följer budgeten

Inom den offentliga sektorns organisationer kan fortskridandet av inköp misslyckas på grund av en formalitet, ett oklart uppdrag eller felbedömning om inköpets omfattning.

Vanligtvis avancerar inköp enligt olika inköpsförfaranden, som ramavtal eller enligt öppet, alternativt selektivt, förfarande. För var och ett inköpsförfarande gäller egna juridiska regler och förfarandesättet bestämmer hur ett inköp med deras olika faser framskrider.

Den browserbaserade inköpsportföljen som Solu Digital utvecklat står till tjänst med att försäkra att inköp framskrider inom ramarna för dessas policyregler. Verktyget fokuserar all informations- och dokumenthantering gällande inköpsplaneringen och -förberedandet till ett ställe och ända till slutet av löptiden för avtalet.   

Centrera hela livscykeln för inköp till ett ställe med en browserbaserad Microsoft-lösning: 

• Effektivera verksamheten för inköp med hjälp av aktuell information och dokumentering, som båda finns till hands för hela organisation och koncentrerat och transparent till nytta för alla
• Förbättra tillgången till och synligheten för information och dokument som angår hantering
• Försäkra inköpens lagenlighet samt att deras budget och tidtabell följs
• Öka transparensen, hanterbarheten och dataskyddet för inköpsprocessen

”Nu har vi ett verktyg och ett ställe, där all information om inköp finns från början till slut – det vill säga från inköpsplaneringen till slutet av avtalets löptid”.  

Business Finland

En inköpsportföljlösning för centrerad informationshantering

En lösning som genomförs med Microsoft-teknologier erbjuder lätta verktyg för att hantera, lagra och kontrollera information som gäller inköp – oberoende av tid, plats och enhet:

• formulär för bokföring av nya inköpsbehov
• överblick med olika filterattribut över alla inköp
• hantering av Microsoft Teams-arbetsutrymmen och dokument på ett och samma ställe för att kunna effektivera teamarbetet 
• för att kunna avancera till nästa fas, måste man besvara grindfrågor i samband med varje fas
• sektioner för aktiva anbudsförfaranden, inköp av olika sorter som till exempel inköp som övergått till avtalsperioden och avslutade inköp
• sektioner för schemaläggning och resurser
• journalsektion för att bokföra anmärkningar om till exempel tidtabeller, framstegsstatus eller risker
• integreringar till andra system som används för inköp, till exempel till inköpskontosystemet för uppföljning av kostnader
• rapportering för inspektion och analys av enskilda och samtliga inköp.

För att smidigt ta i bruk inköpsportföljen

För att möta behoven i er organisation genomför vi ibruktagandet av inköpsportföljlösningen enligt följande faser:

• Definierande av inköpsportföljlösning för er organisation
• Tekniskt förverkligande
• Migrering av dokument och data från nätverksenheter och andra system
• Implementering
• Skolningar eller workshops för smidig användning av lösningen

Läs mer om våra skolningstjänster

Är du intresserad av inköpsportföljen?

Vi berättar gärna mer. Kontakta Jari:

Jari Kyläjärvi
Director, Partner

050 301 7330
jari.kylajarvi@soludigital.fi

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Prenumerera på en sammanfattning av våra expertartiklar på engelska direkt i din e-post en gång i månaden.